在我国电子凭证改革高歌猛进,全流程无纸化时代翩然而至的当下,企业的财务档案管理却如逆水行舟,面临着重重挑战。账务处理自动化已成为企业突破困境的关键需求。合思,作为财务数智化服务与电子会计档案解决方案的领航者,适时推出了合思档案,为企业的财务档案管理难题提供了一剂良方。
行业痛点:财务档案管理的荆棘之路
当前,企业在财务档案管理领域仿佛置身于迷雾之中,诸多难题如影随形。
归档难是企业面临的首要困境。在传统的管理模式下,财务人员需要耗费大量的时间和精力,去仔细确认单据、发票等的一致性。每一张票据都像是一颗散落的珍珠,需要精心地串连起来,稍有不慎,就可能出现档案遗失的情况,给企业带来潜在的风险。
查找慢也是一个不容忽视的问题。纸质档案如同被禁锢在时空牢笼中的囚徒,受限于物理空间和时间的限制,难以实现实时调阅、同时借阅和精准查找。当企业需要查阅某一份重要档案时,往往需要在堆积如山的文件中苦苦寻觅,效率低下。
成本高是企业财务档案管理的又一沉重负担。大量的纸质档案不仅需要占用庞大的存储空间,还需要投入大量的人力进行管理和维护。从档案的存储设备到管理人员的薪酬,每一项开支都在侵蚀着企业的利润。
不合规更是企业财务档案管理的致命伤。传统的纸质档案管理办法,难以保证电子原文件的长期保存和数据的安全可用。在数字化时代,数据的安全性和合规性是企业生存和发展的基石,任何一点疏忽都可能导致企业面临法律风险。
此外,账务处理自动化不足导致的数据乱、存储贵、效率慢、利用难等问题也日益凸显。企业的业务系统和财务系统数据相互孤立,无法实现互通共享,就像两座孤岛,无法形成有效的协同效应。实物档案的存储成本高昂,而且容易受到损坏,纸质档案的录入操作不仅耗时,还容易出错,档案的价值难以得到最大化的发挥。
解决方案概述:合思档案的破局之道
为了帮助企业摆脱财务档案管理的困境,合思推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案,实现账务处理自动化。
合思档案如同一位技艺精湛的工匠,通过打破数据壁垒,实现了数据的同源性。它为财务人员提供了便捷的利用方式和一键联查的功能,让财务人员能够像指挥千军万马一样,轻松地掌控财务数据。
在自动组装方面,合思档案以档案数据为审计标准,极大地提升了审计效率。它就像一位精准的导航仪,能够快速准确地找到审计所需的信息,让审计工作变得更加高效和准确。
借助虚拟档案库房和二维码技术,合思档案实现了电子与实物的完美匹配,高效地管理实物档案。每一份实物档案都像是一颗被精准定位的星星,无论何时何地,都能轻松地被找到。
同时,合思档案还利用OCR技术,自动识别和整理文档信息,将实物档案数字化。它就像一位勤劳的小蜜蜂,不知疲倦地将纸质档案转化为数字资产。根据预设规则,合思档案能够自动归档,为企业提供在线自助OA平台,并集成了强大的财务管理功能,实现账务处理自动化。
核心功能亮点:合思档案的卓越之处
合思档案具有诸多卓越的功能亮点,能够为企业提供全方位的财务档案管理解决方案,实现账务处理自动化。
便捷调阅不打印是合思档案的一大特色。它打破了传统纸质档案的局限,让企业无需打印档案,就能够随时随地进行调阅。混序归集免组装则进一步提高了档案管理的效率,让企业无需花费大量的时间和精力进行档案的组装和整理。
合思档案实现了电子会计档案全生命周期管理,包括智能采集、预归档服务、基础管理和档案服务等环节。
在档案采集方面,合思档案拥有开放式接口互联自主采集功能,能够像一位敏锐的猎手,自动捕捉所需的档案信息。大文件自动切割功能,让庞大的档案文件变得易于管理。数电票自动化解析功能,更是让企业能够快速准确地处理电子发票,实现账务处理自动化。
档案制档时,合思档案能够智能关联、自动组装,进行四性检测、业务检测和自定义版式文件。它就像一位严谨的法官,对每一份档案进行严格的审核和把关。
档案管理方面,合思档案具有精准权限管控功能,能够确保档案信息的安全性和保密性。档案目录灵活扩展功能,让企业能够根据自身的需求,灵活地调整档案目录。水印管理功能,为档案信息增添了一层安全防护。档号符合国标要求,让企业的档案管理更加规范和标准化。
档案利用方面,合思档案可实现多维检索、一站式预览,支持在线借阅、异构系统联查。实物混序归档和可视化盘点档案数据功能,让企业能够更加高效地管理实物档案,实现账务处理自动化。
用户收益:合思档案带来的显著成效
使用合思档案,企业能够获得显著的收益,账务处理自动化也得到了更好的实现。
减少人工耗时是合思档案带来的直接收益之一。好想你在使用合思档案后,减少了90%的人工耗时,总部接收减少了80%的管理耗时,借阅管理减少了67%的管理耗时。这就像为企业节省了大量的人力成本,让企业能够将更多的精力投入到核心业务中。
降低成本也是合思档案的一大优势。多家企业在使用合思档案后,年节约成本从数万到数百万不等,还能减少存储空间的占用。这就像为企业减轻了沉重的负担,让企业能够轻装上阵,实现更好的发展。
提高效率是合思档案的核心价值所在。归档效率、审计效率、报销效率等都得到了大幅提升。高新兴的归档效率提升了90%,西湖城投的报销效率提升了300%。这就像为企业安装了一台高速发动机,让企业的运营速度得到了质的飞跃。
保证合规性是合思档案的重要保障。它能够确保电子原文件的长期保存和数据的安全可用,满足企业的管理要求。这就像为企业筑起了一道坚固的防线,让企业能够在合规的轨道上稳健前行。
典型场景:合思档案的广泛应用
合思档案适用于各类企业,在不同的行业和场景中都发挥着重要的作用,账务处理自动化也得到了充分的体现。
在食品行业,好想你通过合思档案打破了数据壁垒,实现了数据同源、自动组装审计便捷、实物高效管理。在餐饮行业,COMMUNE幻师上线电子会计档案管理系统,实现了无纸化管理和去人工化。在家居行业,金牌橱柜统一存储档案数据,实现了业务证据链完整、数据共享和银行回单无纸化。在数字阅读行业,帆书实现了全量财务档案数字化存储。在教育培训行业,海亮教育档案整理匹配效率得到了大幅提升。在软件与信息技术服务行业,高新兴的归档效率提升了90%。在国企领域,中文天地出版传媒和西湖城投等企业也通过合思档案,解决了财务档案管理的难题。
客户成功案例:合思档案的实力见证
众多企业的成功案例,充分证明了合思档案的实力和价值,账务处理自动化也为这些企业带来了实实在在的好处。
好想你通过合思档案,不仅减少了人工和管理耗时,还预计减少综合成本20万元/年。COMMUNE幻师上线电子会计档案管理系统后,纸张使用量减少了88%,年节约成本5000万元,报销效率提升了300%。云海肴使用合思档案实现了全面无纸化管理,节省了打印、存储等总体成本30万/年,业财融合提升了80%,财务提效90%。金牌橱柜档案匹配耗时减少了84%,查询耗时减少了80%,预估节省总体成本30万+/年。帆书实现全量财务档案数字化存储后,仓储需求减少了70%,总节约成本500万/年,结账时间从T+15缩短至T+5。海亮教育档案整理匹配效率提升了90%,存储空间减少了72%,每年节约纸张打印成本3万元,减少财务人力3人。高新兴归档效率提升了90%,年节约成本30万+。中文传媒财务档案归档效率提升了72%,员工报销效率提升了90%,年节约打印、耗材等成本20万/年。西湖城投档案整理匹配效率提升了72%,存储空间减少了41%,报销效率提升了300%,每年单据打印纸张减少10万张。
结尾:开启财务档案管理新征程
如果您的企业也想解决财务档案管理难题,实现降本增效、合规经营和低碳运营,不妨选择合思档案。账务处理自动化将为您的企业带来前所未有的财务管理体验。立即拨打400 – 105 – 6505或访问www.hosecloud.com,扫描二维码了解合思档案和更多案例。现在还可以免费试用合思档案,让未来财务用合思,让有限更有效。