在当今数字化浪潮席卷的时代，我国电子凭证改革正以迅猛之势驶入快车道，电子凭证全流程无纸化时代已然来临。这一变革如同一场浩荡的春风，给传统的纸质档案管理模式带来了前所未有的挑战。传统模式下的诸多痛点逐渐暴露，如同一颗颗顽疾，困扰着企业的财务管理。而合思，作为财务数智化服务与电子会计档案解决方案的领军供应商，以其敏锐的洞察力和卓越的创新能力，适时推出了合思档案，为解决行业难题提供了一剂良方，尤其在采购报销管理方面展现出了巨大的优势。
电子凭证浪潮下采购报销管理困境凸显
随着电子凭证开具端基本实现数字化适配，我国在电子凭证领域迈出了重要一步。然而，电子凭证在接收、报销、入账、归档等环节仍面临重重难题。传统纸质档案管理模式在采购报销管理中更是弊端丛生。
首先是归档难题。以好想你健康食品股份有限公司为例，在进行财务归档时，面对大量的采购报销单据，需要花费大量时间来确认单据的一致性。每一张单据都如同一个复杂的谜题，需要财务人员仔细核对，稍有不慎就可能出现错误。而且，纸质档案还存在遗失的风险，一旦档案遗失，就如同丢失了重要的宝藏，给企业的财务管理带来极大的困扰。
其次，查找效率低下。纸质档案受时间和空间的限制，如同被禁锢在一个狭小的牢笼里，无法自由地被检索和使用。在采购报销管理中，当需要查找某一笔报销记录时，往往需要耗费大量的时间在堆积如山的档案中苦苦寻觅，无法实现实时调阅，严重影响了工作效率。
再次，成本居高不下。大量的纸质档案管理对空间和人力都提出了极高的要求。企业需要为存放档案租赁专门的存储空间，这无疑增加了企业的运营成本。同时，人力的投入也不容小觑，从档案的整理、归档到保管，每一个环节都需要耗费大量的人力。
最后，合规性难以保证。传统纸质档案管理办法在电子原文件的长期保存和数据安全可用方面存在明显不足。在采购报销管理中，无法确保电子凭证的完整性和安全性，可能会导致企业面临合规风险。
合思档案：采购报销管理的一站式解决方案
为了应对上述采购报销管理难题，合思推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案。该方案犹如一座灯塔，为企业的采购报销管理指引了方向。
合思档案基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户提供全方位的财务数智化服务。在采购报销管理方面，它涵盖了聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等多个方面，形成了一个完整的闭环。通过广泛连接的生态，合思档案能够与企业的各个业务系统进行无缝对接，实现数据的实时共享和交互。双轮驱动的模式创新则为采购报销管理提供了强大的动力，使得企业的财务管理更加高效、智能。无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，更是简化了采购报销的流程，让企业员工从繁琐的报销手续中解脱出来，提高了工作效率。
合思档案核心功能：优化采购报销管理体验
合思档案在采购报销管理方面具有众多核心功能和显著优势，如同一件精心打造的利器，能够有效解决企业在采购报销管理中遇到的各种问题。
便捷调阅不打印是合思档案的一大亮点。在采购报销管理中，员工无需再像传统模式那样打印大量的纸质单据，只需要通过系统即可随时随地进行档案的调阅。这不仅节省了纸张和打印成本，还提高了工作效率。混序归集免组装则进一步简化了档案管理的流程。在传统模式下，采购报销单据需要按照一定的顺序进行整理和组装，耗费大量的人力和时间。而合思档案能够实现电子会计档案的混序归集，自动完成档案的组装，大大提高了工作效率。
合思档案实现了电子会计档案全生命周期管理，涵盖采集、制、管、用四个环节。在采购报销管理中，智能采集通过外部生态（如OCR识别、RPA技术等）和内部系统（如EAI插件、API接口等）进行。OCR识别技术能够快速准确地识别采购报销单据上的信息，将纸质单据转化为电子数据，大大提高了数据采集的效率。RPA技术则可以自动化地完成一些重复性的工作，如数据录入、单据审核等，减少了人工干预，提高了工作的准确性。
预归档服务包含集成服务、规则引擎、元数据服务等。在采购报销管理中，集成服务能够将企业的各个业务系统进行集成，实现数据的共享和交互。规则引擎可以根据企业的报销政策和规定，自动对采购报销单据进行审核，确保报销的合规性。元数据服务则为档案的管理提供了更加细致和全面的信息，方便企业对档案进行分类、检索和统计。
基础管理涉及档案存储、检索、借阅、销毁等。在采购报销管理中，档案存储采用了先进的技术和安全的存储设备，确保档案数据的安全性和可靠性。检索功能提供了多维检索方式，员工可以根据不同的条件进行快速准确的检索。借阅管理则实现了在线借阅和审批，方便员工在需要时及时获取档案。销毁管理则严格按照国家相关规定进行，确保档案的销毁符合法律法规的要求。
档案服务可辅助审计、项目管理、统计分析等。在采购报销管理中，辅助审计功能可以帮助企业进行内部审计，发现报销过程中的问题和风险。项目管理功能可以对采购报销项目进行跟踪和管理，确保项目的顺利进行。统计分析功能可以对采购报销数据进行分析和挖掘，为企业的决策提供有力的支持。
合思档案的优势还体现在全流程合规化、自动化、数字化。开放式接口互联自主采集，大文件自动切割、数电票自动化解析。在采购报销管理中，开放式接口能够与企业的各个业务系统进行对接，实现数据的自主采集。大文件自动切割功能可以将大型的采购报销单据进行分割，方便存储和管理。数电票自动化解析则能够快速准确地解析数电发票上的信息，提高了报销的效率。
智能关联自动组装，进行四性检测、业务检测、自定义版式文件。在采购报销管理中，智能关联功能可以将采购报销单据与相关的业务信息进行关联，实现自动组装。四性检测和业务检测可以确保报销单据的真实性、合法性、完整性和准确性。自定义版式文件则可以根据企业的需求，生成符合企业特色的报销单据。
精准权限管控，档案目录灵活扩展，水印管理，档号符合国标要求。在采购报销管理中，精准权限管控可以确保不同级别的员工只能访问和操作其权限范围内的档案信息，提高了数据的安全性。档案目录灵活扩展功能可以根据企业的业务发展和需求，对档案目录进行灵活调整和扩展。水印管理可以在档案文件上添加水印，防止档案信息的泄露和篡改。档号符合国标要求则确保了档案管理的规范性和标准化。
多维检索、一站式预览，在线借阅、异构系统联查，实物混序归档、可视化盘点档案数据。在采购报销管理中，多维检索功能可以让员工根据不同的条件进行快速准确的检索。一站式预览功能可以让员工在一个界面上同时预览多个档案文件，提高了工作效率。在线借阅和异构系统联查功能可以方便员工在需要时及时获取档案信息。实物混序归档和可视化盘点档案数据功能可以对实物档案进行有效的管理和盘点，确保档案的完整性和准确性。
多行业应用见证合思档案采购报销管理成效
合思档案在多个行业的采购报销管理中得到了广泛应用，并取得了显著的成效。
在食品行业，好想你健康食品股份有限公司通过合思档案实现了采购报销管理的重大变革。打破壁垒、数据同源，实现了采购报销数据的实时共享和交互。自动组装、审计便捷，大大提高了采购报销的工作效率。实物高效管理，减少了90%的人工耗时，总部接收减少了80%的管理耗时，借阅管理减少了67%的管理耗时，预计减少综合成本20万元/年。这一系列的数据表明，合思档案在食品行业的采购报销管理中发挥了巨大的作用，为企业带来了显著的经济效益。
在餐饮行业，COMMUNE幻师上线电子会计档案管理系统后，采购报销管理也得到了极大的优化。实现了自动化归档和财务数据分析，纸张使用量减少了88%，存储空间节省了79%，年节约成本5000万元，报销效率提升了300%。这充分体现了合思档案在餐饮行业采购报销管理中的优势，为企业的发展提供了有力的支持。
在家居行业，金牌橱柜家居科技股份有限公司在采购报销管理中也受益于合思档案。档案匹配耗时减少了84%，档案查询耗时减少了80%，预估节省总体成本30万 + /年，档案合规性达100%。这说明合思档案在家居行业的采购报销管理中能够有效提高工作效率，降低成本，确保档案的合规性。
合思档案凭借其强大的功能和显著的应用成效，为企业的采购报销管理带来了降本增效、合规经营和低碳运营等诸多价值。如果您的企业也面临着采购报销管理的难题，不妨选择合思档案。现在，您可以免费试用合思档案，亲身体验其卓越的性能和强大的功能，让有限的资源发挥更有效的作用。立即拨打400 – 105 – 6505或访问www.hosecloud.com了解更多。
