在当今数字化浪潮汹涌澎湃的时代，数电票迅速扩张，政策也在大力推动企业数字化进程。这一背景下，企业财务档案管理正面临着前所未有的挑战。传统的纸质档案管理方式，如同老旧的帆船在数字化的汪洋大海中艰难前行，已难以适应新时代的需求。合思档案，作为领先的单套制电子会计档案管理平台，如同一艘配备先进导航系统的巨轮，应运而生，为企业提供了全面且高效的解决方案。
产品背景与行业痛点：数电时代的档案管理困局
随着2025年数电票全覆盖目标稳步推进，企业在财务档案管理领域遭遇了新的难题。在收票环节，政策不断强调电子发票接收的合法合规性，以及全流程标准化无纸化处理。而在开票方面，全国36个省市区已实现数电票试点全覆盖。数电票特殊的管理要求，使得企业迫切需要专业的电子会计档案管理平台。
在纸电混合的时代，90%的企业都在不同层面面临着困扰。企业高管们被纸质档案管理成本高、数据难以分析利用的问题所困扰。纸质档案的存储、查找和维护需要耗费大量的人力、物力和财力，而且数据分散在各个纸质文件中，难以进行有效的整合和分析，无法为企业决策提供有力支持。
财务人员则深陷档案整理的泥潭，耗费大量时间进行枯燥繁复的工作。从发票的粘贴、装订到档案的分类、归档，每一个环节都需要高度的专注和耐心，工作效率低下。
业务人员也饱受报销流程繁琐之苦，需要填写大量的表单，提交各种纸质凭证，经过层层审批，整个过程耗时费力。
同时，企业还面临着高显性成本、高隐形成本和高合规风险等问题。显性成本包括纸张、存储设备、人力等费用；隐形成本则体现在数据丢失、查找困难等方面带来的效率损失；而合规风险则源于纸质档案管理容易出现的漏洞和错误，可能导致企业面临税务处罚等问题。在会计资料审计方面，纸质档案的不规范性和难以追溯性，也给审计工作带来了极大的困难。
解决方案概述：合思档案的多维度破局之道
合思档案为企业提供了领先的单套制解决方案（标准方案）以及六大场景解决方案，全方位满足企业不同场景下的档案管理需求。
对于CEO/高管而言，合思档案可以帮助企业沉淀数据资产。通过对电子会计档案的有效管理，将企业的财务数据进行整合和分析，形成有价值的信息资产，为企业决策提供数据支持。同时，保障合规管理，确保企业的财务档案管理符合国家政策法规的要求，降低合规风险。助力企业决策数智化，实现降本增效，提高企业的核心竞争力。在会计资料审计时，清晰规范的电子档案能够让审计工作更加高效准确。
对于归档员/财务人员，合思档案能够显著提高工作效率。实现档案数据同源和透明流转，避免了数据的重复录入和错误，减少了人工干预，提高了档案管理的准确性和及时性。
对于外部审计人员，合思档案可实现档案外审在线化、可溯源，减少沟通成本。审计人员可以通过系统在线查阅企业的电子会计档案，快速获取所需信息，并且能够追溯每一笔业务的原始凭证和处理过程，提高审计工作的质量和效率。
核心功能与优势：合思档案的强大竞争力
合思档案具有广泛连接的能力，能够与各类异构业财系统进行无缝对接，广泛采集数据。无论是企业内部的财务系统、业务系统，还是外部的税务系统、银行系统等，都可以实现数据的实时共享和交互。这使得企业的财务数据更加全面、准确，为会计资料审计提供了完整的数据源。
它具备100%自动归档能力，强大的规则匹配能力可最大程度减少人工介入。系统可以根据预设的规则，自动对采集到的数据进行分类、归档，大大提高了归档效率和准确性。
合思档案符合国家政策要求，进行电子会计档案合规性管理。严格遵循国家相关法律法规和标准规范，确保电子会计档案的合法性、完整性和安全性。
拥有灵活承接、持续迭代的能力，能满足接收管理数电票的需求并及时应对变化。随着数电票政策的不断调整和完善，合思档案能够快速响应，及时更新系统功能，确保企业始终能够合规、高效地管理数电票。
其功能涵盖电子会计档案全生命周期管理，包括智能采集、预归档服务、基础管理、档案服务等。智能采集功能可以自动识别和采集各类电子发票、凭证等会计资料，提高数据采集的效率和准确性；预归档服务可以对采集到的数据进行初步的整理和审核，确保数据的质量；基础管理功能包括档案的分类、存储、检索等，方便企业对电子会计档案进行日常管理；档案服务功能则提供了档案的借阅、下载、打印等服务，满足企业不同的使用需求。
此外，它还具备统计分析和应用层功能。通过对电子会计档案数据的统计分析，企业可以了解自身的财务状况、经营情况等，为企业决策提供数据支持。同时，应用层功能可以根据企业的不同需求，提供个性化的服务和解决方案。
合思档案还具有专用格式版式文件、“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案、权限管理、档案目录灵活扩展、系统规范预置档号等优势。专用格式版式文件确保了电子会计档案的规范性和可读性；“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案可以对电子会计档案的真实性、完整性、可用性和安全性进行全面检测，同时对业务数据的合理性和合规性进行检测；权限管理功能可以对不同用户的访问权限进行设置，确保企业财务数据的安全性；档案目录灵活扩展功能可以根据企业的业务发展和管理需求，对档案目录进行灵活调整和扩展；系统规范预置档号功能可以为每一份电子会计档案分配唯一的档号，方便档案的管理和查询。
应用场景与案例：合思档案的成功实践
合思档案在多个企业得到了成功应用，为企业解决了实际问题，带来了显著的效益。
有年单据量达2.6亿的企业，在使用合思档案之前，会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力。合思档案帮助该企业实现了业财一体，将业务数据和财务数据进行整合，实现了管理自动化，精简了流程，降低了成本，提高了效益。在会计资料审计时，清晰的电子档案让审计工作变得轻松高效。
共享中心统建的集团型企业，面临着档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一等问题。合思档案帮助该企业实现了标准化落地，统一了档案管理流程和标准，提高了档案管理的效率和质量。
多系统数据互联的企业，存在低效的档案管理现状和档案管理痛点。合思档案实现了统一储存，将企业的各类电子会计档案进行集中存储，确保了业务证据链完整，实现了数据共享和全生命周期管理。在会计资料审计中，完整的业务证据链和统一的数据存储方式，让审计人员能够快速准确地获取所需信息。
中国最大的K12民办教育集团之一，在采集、存储、整理和利用环节存在低效问题。合思档案帮助该企业形成了多向、网状管理结构，提高了工作效率。通过对电子会计档案的有效管理，该企业能够更好地应对会计资料审计工作。
无论是政策推动、合规要求，还是企业降本增效的目标，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案凭借其强大的功能和成功的应用案例，能帮助企业解决财务档案管理难题，实现数字化转型。
如果您的企业也面临着财务档案管理的困扰，不妨来免费试用合思档案，亲身体验其为您带来的便捷与高效。您可以拨打400 – 105 – 6505或访问www.hosecloud.com了解更多信息。
