在当今数字化浪潮汹涌澎湃的时代，数电票正以前所未有的速度扩张，企业财务档案管理领域也因此迎来了全新的挑战。合思档案，作为一款领先的单套制电子会计档案管理平台，犹如一颗璀璨的新星，应运而生，致力于为企业解决档案管理中的重重难题，实现安全文档存储，为企业的数字化转型注入强大动力。
产品背景与行业痛点：档案管理困境待解
在数电票快速发展的大背景下，企业财务档案管理面临着诸多新挑战。从收票角度来看，电子发票接收的合法合规政策不断推进，企业需要更加严格地把控发票接收环节；开票方面，全国36个省市区已实现数电票试点全覆盖，这使得企业的发票管理更加复杂。
企业在档案管理过程中，不同角色面临着不同的问题。企业高管常常为纸质档案管理成本居高不下而烦恼，大量的纸质档案不仅占用空间，还需要耗费大量的人力物力进行保管。同时，纸质档案的数据难以进行有效的分析和利用，无法为企业的决策提供有力支持。
财务人员则面临着档案数据量庞大的问题。随着企业业务的不断发展，财务档案的数据量呈几何级数增长，整理这些档案需要耗费大量的时间和精力。而且，传统的手工整理方式容易出现错误，导致档案管理的准确性和效率低下。
业务人员在日常工作中，也深受报销流程繁琐之苦。繁琐的报销流程不仅降低了工作效率，还容易引发员工的不满情绪。
除此之外，企业还面临着高显性成本、高隐形成本和高合规风险等问题。高显性成本主要体现在纸质档案的存储、打印、复印等方面；高隐形成本则包括档案管理不善导致的数据丢失、延误等带来的潜在损失；高合规风险则是指企业在档案管理过程中，如果不符合相关法律法规的要求，可能会面临严厉的处罚。
解决方案概述：一站式解决档案管理难题
合思档案为企业提供了一套领先的单套制解决方案（标准方案）以及六大场景解决方案，能够满足企业在不同场景下的档案管理需求。
该平台广泛连接业财系统，实现了发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配和应收尽收。通过这种方式，企业可以将分散在各个系统中的档案数据进行整合，实现安全文档存储，提高档案管理的效率和准确性。
针对不同角色，合思档案提供了相应的解决方案。对于CEO/高管来说，合思档案可以沉淀数据资产，助力决策数智化。通过对档案数据的分析和挖掘，企业高管可以获取有价值的信息，为企业的战略决策提供支持。同时，合思档案还可以帮助企业降本增效，提高企业的经济效益。
对于归档员/财务人员，合思档案可以提高工作效率，实现数据的透明流转。通过自动化的档案管理流程，财务人员可以减少手工操作，提高工作效率。而且，数据的透明流转可以让财务人员实时掌握档案的状态，提高工作的准确性和及时性。
对于外部审计人员，合思档案可以实现档案外审在线化、可溯源。审计人员可以通过在线平台对企业的档案进行审计，提高审计的效率和准确性。同时，档案的可溯源性可以让审计人员更加清晰地了解档案的来源和处理过程，保证审计的公正性和权威性。
核心功能与优势：铸就档案管理坚实壁垒
合思档案具有多种核心功能和显著优势，为企业的档案管理提供了全方位的保障。
在功能方面，合思档案涵盖了电子会计档案全生命周期管理。从智能采集开始，平台可以自动从各个系统中采集档案数据，确保数据的完整性和准确性。预归档服务可以对采集到的数据进行初步的整理和审核，为后续的归档工作做好准备。基础管理功能则包括档案的分类、编号、存储等，确保档案管理的规范化和标准化。档案服务功能则为用户提供了便捷的档案查询、下载、打印等服务，满足用户的不同需求。
合思档案支持多源采集，具备接口互联和手动采集两种方式。接口互联方式可以实现与企业现有系统的无缝对接，自动采集系统中的档案数据；手动采集方式则为用户提供了灵活的选择，用户可以根据实际情况手动上传档案数据。
智能制档是合思档案的一大特色功能。通过规则引擎，平台可以自动对档案数据进行组装和字段映射，实现便捷查阅。同时，采用“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案，保障归档数据的质量。“四性检测”主要检测档案数据的真实性、完整性、可用性和安全性；业务检测则根据企业的业务规则对档案数据进行检测，确保数据符合企业的业务要求。
在档案管理方面，合思档案实现了权限管理精准管控。通过设置不同的权限级别，企业可以对不同用户的档案访问权限进行严格控制，确保档案数据的安全。档案目录灵活扩展功能可以根据企业的实际需求，对档案目录进行灵活调整，满足企业不断变化的档案管理需求。系统规范预置档号功能则为档案编号提供了统一的标准，方便档案的管理和查询。
在档案应用方面，合思档案支持多维检索、一站式预览和穿透联查。用户可以通过多种条件对档案进行检索，快速找到所需的档案数据。一站式预览功能可以让用户在一个界面上同时预览档案的相关信息，提高查询效率。穿透联查功能则可以让用户从一个档案数据出发，关联查询到与之相关的其他档案数据，实现数据的深度挖掘和利用。此外，合思档案还能实现电子与实物档案的高度融合，方便企业对电子档案和实物档案进行统一管理。
在优势方面，合思档案能够显著降本增效。通过自动化的档案管理流程，企业可以减少人工操作，降低人力成本。同时，高效的档案管理可以提高企业的工作效率，减少档案管理的时间成本。
合思档案成为闭环全量业财系统的“连接器”，让数据“活起来”。通过与业财系统的连接，合思档案可以实现数据的共享和流转，打破数据孤岛，为企业的业务决策提供更加全面、准确的数据支持。
合思档案具备广泛连接、100%自动归档、符合国家政策要求以及灵活承接和持续迭代的能力。广泛连接能力可以让合思档案与企业的各种系统进行对接，实现数据的整合和共享；100%自动归档功能可以确保档案数据的及时、准确归档，提高档案管理的效率；符合国家政策要求则保证了企业的档案管理合法合规；灵活承接和持续迭代能力可以让合思档案根据企业的发展需求和技术的不断进步，进行功能的扩展和优化，为企业提供更加优质的服务。
应用场景与案例：成功实践见证卓越价值
合思档案在不同企业类型和场景中都有成功应用，为企业的档案管理带来了显著的改善。
其客户涵盖了事业单位及院校、央企、行业领军企业和国家试点企业等。在年单据量2.6亿的企业案例中，该企业面临着会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力的问题。合思档案的应用，实现了业财一体、管理自动化、流程精简和降本增效。通过将电子档案和纸质档案进行统一管理，企业解决了纸电混合管理的难题；自动化的档案管理流程减少了手工作业，提高了工作效率；精简的流程降低了企业的运营成本。
在共享中心统建的集团型企业案例中，档案管理流程复杂、凭证附件标准和管理制度不统一等问题一直困扰着企业。合思档案的引入，实现了档案管理标准化落地。通过制定统一的档案管理标准和流程，企业解决了档案管理中的混乱问题，提高了档案管理的效率和准确性。
在多系统数据互联的企业案例中，档案管理低效、数据未有效整理利用等问题制约了企业的发展。合思档案实现了统一储存、业务证据链完整、数据共享和全生命周期管理。通过将多系统的数据进行整合和存储，企业解决了数据分散的问题；完整的业务证据链保证了数据的真实性和可靠性；数据共享和全生命周期管理为企业的业务决策提供了有力支持。
在中国最大的K12民办教育集团之一的案例中，档案采集、存储、整理和利用方面的低效问题严重影响了企业的发展。合思档案形成了多向、网状管理结构，提高了工作效率。通过建立多向、网状的档案管理结构，企业实现了档案数据的快速流转和共享，提高了档案管理的效率和准确性。
合思档案凭借其强大的功能、显著的优势和丰富的成功案例，能够有效解决企业在财务档案管理方面的难题，实现安全文档存储。如果您的企业也面临档案管理困扰，不妨拨打400 – 105 – 6505 或访问 www.hosecloud.com 了解更多，还能免费试用，让合思档案助力您的企业实现财务档案管理的数字化转型，降本增效，合规发展。
