在数字化浪潮的推动下，电子凭证数字化转型的步伐不断加快，电子凭证全流程无纸化的新时代已然来临。合思，作为我国财务数智化服务与电子会计档案解决方案的领军供应商，凭借其卓越的技术和创新能力，推出了合思档案这一强大的解决方案，成功为众多企业化解了财务档案管理的难题。接下来，让我们以好想你健康食品股份有限公司为例，深入探寻合思档案如何助力企业实现财务数智化转型，达成随需访问档案的高效管理。
红枣巨头的档案管理困境
好想你健康食品股份有限公司自1992年成立以来，历经多年的发展，于2011年在深交所中小板成功上市，成为红枣行业的佼佼者。然而，在企业蓬勃发展的背后，财务档案管理却成为了制约其进一步发展的瓶颈。
归档难题犹如一座大山，压得财务人员喘不过气来。在财务归档的过程中，每一张单据、发票、回单和凭证都需要花费大量的时间去仔细确认其一致性。财务人员需要在浩如烟海的纸质档案中反复核对，不仅工作效率低下，还难以避免档案遗失的情况发生。一旦档案遗失，后续的查找和补全工作更是繁琐至极，严重影响了企业的正常运营。
查找慢的问题同样不容忽视。纸质档案受限于时间和空间的双重束缚，无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找。当企业需要查阅某一份档案时，往往需要耗费大量的时间在档案室中翻找，甚至可能因为档案存放混乱而无法找到所需的档案。这种低效的查找方式，不仅浪费了企业的人力和物力资源，还可能影响到企业的决策速度和业务发展。
成本高也是好想你面临的一大难题。大量的纸质档案需要占用巨大的存储空间，企业需要投入大量的资金用于租赁档案室和购买档案存储设备。同时，纸质档案的管理还需要耗费大量的人力，包括档案的整理、归档、保管和借阅等工作，这些都增加了企业的运营成本。
此外，纸质档案管理办法在合规性方面也存在严重不足。随着国家对企业财务档案管理要求的不断提高，纸质档案管理无法保证电子原文件的长期保存和数据安全可用，已经无法满足管理要求。企业面临着巨大的合规风险，一旦出现问题，可能会面临严重的处罚。
合思档案的破局之道
面对好想你健康食品股份有限公司在财务档案管理方面的诸多痛点，合思档案凭借其先进的技术和完善的解决方案，为企业提供了一套全方位的档案管理解决方案。
- 打破数据壁垒，实现随需访问档案自由
合思档案打破了传统档案管理的数据壁垒，实现了数据同源。通过先进的技术手段，将财务数据进行整合和关联，为财务人员提供了便捷的利用方式。财务人员只需一键操作，即可实现档案的联查，快速获取所需的信息。这种便捷的操作方式，有效提升了财务人员的工作效率，让他们能够更加专注于核心业务。
在实际应用中，当财务人员需要查阅某一笔业务的相关档案时，只需在系统中输入关键词，即可快速定位到所需的档案。同时，系统还会自动关联与该档案相关的其他信息，如单据、发票、回单等，让财务人员能够全面了解业务的来龙去脉。这种随需访问档案的自由，大大提高了财务工作的准确性和效率。
- 自动组装审计，提升审计效率
合思档案的自动组装审计功能，为企业的审计工作带来了极大的便利。内外审计以档案数据为标准，纸质数据为辅，实现了审计工作的高效化。系统会自动对档案数据进行分析和比对，生成详细的审计报告，为审计人员提供了有力的支持。
在审计过程中，审计人员可以通过系统快速获取所需的档案数据，无需再花费大量的时间在纸质档案中查找和核对。同时，系统还会对档案数据进行实时监控，及时发现异常情况并进行预警。这种自动组装审计的方式，不仅提高了审计效率，还降低了审计风险，确保了企业财务数据的真实性和准确性。
- 实物高效管理，精准定位档案位置
合思档案借助虚拟档案库房和二维码技术，实现了电子与实物档案的高效匹配。每一份实物档案都对应一个唯一的二维码，当需要查阅实物档案时，查阅者只需在系统中查询电子档案，即可快速定位实物档案的位置。
在实际操作中，档案管理人员可以通过扫描二维码，对实物档案进行快速入库、出库和盘点等操作。同时，系统还会实时记录实物档案的存放位置和状态，确保档案的安全和完整性。这种实物高效管理的方式，让企业能够更加轻松地管理大量的纸质档案，提高了档案管理的效率和准确性。
合思档案带来的显著成效
通过合思档案的解决方案，好想你健康食品股份有限公司取得了显著的成果。在人工耗时方面，减少了90%的人工耗时，让财务人员从繁琐的档案管理工作中解脱出来，能够更加专注于核心业务。总部接收档案的管理耗时减少了80%，借阅管理的耗时减少了67%，大大提高了企业的运营效率。
在成本方面，预计每年可减少综合成本20万元。这不仅包括了档案存储和管理的成本，还包括了人力成本和时间成本的节约。通过合思档案的应用，好想你实现了降本增效的目标，提升了企业的竞争力。
在合规性方面，合思档案满足了国家对企业财务档案管理的要求，确保了电子原文件的长期保存和数据安全可用。企业不再面临合规风险，能够更加安心地开展业务。
携手合思，开启财务数智化新征程
合思档案凭借其先进的技术和完善的解决方案，帮助好想你等众多企业解决了财务档案管理的难题，实现了降本增效、合规经营和低碳运营。未来，合思将继续秉承以客户为中心的服务理念，不断优化产品和服务，助力更多企业实现财务数智化转型，让企业能够随需访问档案，实现高效管理。
如果您的企业也面临财务档案管理难题，不妨选择合思档案。现在，您可以免费试用合思档案，亲身感受其强大的功能和卓越的性能，开启企业财务数智化管理的新篇章。
