在我国，电子凭证改革正以前所未有的速度推进，全流程无纸化时代已然来临。在这一浪潮中，合思作为财务数智化服务与电子会计档案解决方案的领军供应商，其旗下的合思档案管理平台脱颖而出，助力众多企业实现降本增效、合规经营与低碳运营。下面，我们以好想你健康食品股份有限公司的发票使用案例为切入点，深入探究合思档案如何解决企业财务痛点。
红枣巨头的发票管理困境
好想你健康食品股份有限公司自1992年成立，于2011年在深交所中小板成功上市，成为红枣行业的佼佼者。然而，在企业的发票使用案例中，财务档案管理却成了发展的掣肘。
首先是归档难题。在发票归档时，财务人员需耗费大量时间去确认单据、发票、回单和凭证的一致性。每一张发票都像是一个等待解开的谜题，要在众多的单据中找到与之匹配的凭证，过程繁琐且耗时。而且，即使财务人员小心翼翼，档案遗失的情况仍难以避免。一旦发票丢失，不仅会影响财务数据的完整性，还可能面临税务风险。
其次是查找缓慢。纸质档案受限于时间和空间，无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找。当企业需要查询某一张发票时，往往需要在堆积如山的纸质档案中苦苦寻觅，可能耗费数小时甚至数天的时间。这种低效的查找方式严重影响了工作效率，也阻碍了企业的决策速度。
再者是成本高昂。大量的纸质发票管理需要巨大的空间来存放，企业不得不租赁专门的仓库来保存这些档案，增加了租赁成本。同时，还需要配备专门的人员来进行档案的整理、保管和查找，人力成本也居高不下。
最后是合规风险。纸质档案管理办法无法保证电子原文件的长期保存，也难以确保数据的安全可用。在当前严格的监管环境下，不满足管理要求的发票管理方式可能会给企业带来合规风险，影响企业的声誉和发展。
合思档案的发票管理妙方
面对好想你在发票使用案例中遇到的这些业务痛点，合思档案管理平台提供了针对性的解决方案。
- 打破数据壁垒 实现便捷联查
合思档案打破了数据之间的壁垒，实现了数据同源。通过先进的技术手段，将发票、单据、回单和凭证等数据进行整合，为财务人员提供了便捷的利用方式。财务人员只需一键联查，就能快速获取与发票相关的所有信息，大大提升了工作效率。
在传统的发票管理模式下，财务人员需要在不同的系统和文件中查找相关信息，不仅浪费时间，还容易出现信息错误。而合思档案管理平台将所有数据集中管理，实现了数据的实时共享和同步更新。无论是在办公室还是外出办公，财务人员都能通过平台随时随地查询发票信息，真正做到了便捷高效。
- 自动组装审计 提升审计效率
合思档案的自动组装功能为审计工作带来了极大的便利。在内外审计过程中，以档案数据为标准，纸质数据为辅，实现了审计工作的标准化和规范化。
传统的审计方式需要审计人员手动收集和整理发票、凭证等资料，工作量大且容易出错。而合思档案管理平台能够自动将相关数据进行组装，生成完整的审计报告。审计人员只需对系统生成的报告进行审核，大大减少了审计时间和工作量，提升了审计效率。
- 实物高效管理 精准定位档案
借助虚拟档案库房和二维码技术，合思档案实现了电子与实物的精准匹配。每一张发票都有对应的二维码，当查阅者查询电子发票时，系统会自动显示该发票的实物位置，方便快捷地找到对应的纸质档案。
在传统的档案管理中，实物档案的查找和管理是一个难题。由于纸质档案数量众多，存放位置不明确，往往需要花费大量的时间和精力才能找到所需的档案。而合思档案的实物高效管理功能，通过虚拟档案库房和二维码技术，实现了实物档案的精准定位和快速查找，大大提高了档案管理的效率。
合思档案助力好想你发票管理成效显著
通过采用合思档案管理平台的解决方案，好想你在发票使用案例中取得了显著的成果。
在人工耗时方面，减少了90%。以往，财务人员需要花费大量的时间进行发票的归档、查找和整理工作，工作效率低下。而合思档案管理平台的自动化功能，使得这些工作可以快速完成，大大节省了人工成本。
总部接收管理耗时减少了80%。在传统的发票管理模式下，总部需要花费大量的时间来接收和处理各部门提交的发票和档案。而合思档案管理平台实现了数据的实时共享和同步更新，总部可以及时获取各部门的发票信息，大大提高了工作效率。
借阅管理耗时减少了67%。在以往的纸质档案借阅过程中，需要办理繁琐的手续，而且查找档案的时间也很长。而合思档案管理平台的电子借阅功能，使得借阅者可以通过系统快速查询和借阅发票档案，大大减少了借阅管理的时间和工作量。
预计每年可减少综合成本20万元。通过提高工作效率、减少人工成本和降低管理成本，合思档案管理平台为好想你带来了实实在在的经济效益。
综上所述，合思档案凭借其强大的功能和针对性的解决方案，成功帮助好想你解决了发票管理的难题，实现了降本增效。在电子凭证全流程无纸化的大趋势下，合思将继续发挥其专业优势，为更多企业提供优质的财务数智化服务。
如果您的企业也面临类似的发票管理痛点，不妨拨打400 – 105 – 6505或访问www.hosecloud.com了解合思档案。现在，您还可以免费试用合思档案管理平台，亲身体验其带来的便捷和高效，让未来财务用合思，让有限更有效。
