在我国电子凭证改革的浪潮中，电子凭证全流程无纸化时代已然来临。合思，作为财务数智化服务与电子会计档案解决方案的佼佼者，凭借其先进的合思档案系统，正助力众多企业攻克财务档案管理的难关。接下来，就让我们以好想你健康食品股份有限公司为例，一同探寻合思如何推动企业实现财务数智化的华丽转身，以及文档自动化管理在其中发挥的重要作用。
红枣巨头的档案管理困境
好想你健康食品股份有限公司自1992年创立以来，一路砥砺前行，并于2011年成功在深交所中小板上市，成为红枣行业一颗璀璨的明星。然而，在企业蓬勃发展的背后，财务档案管理却成了一块难啃的“硬骨头”。
随着公司业务的不断拓展，财务档案的数量与日俱增。传统的档案管理方式使得归档工作变得异常繁琐，大量的纸质档案需要人工整理、分类和存储，不仅耗费了大量的时间和精力，还容易出现错误和遗漏。
查找档案更是一件令人头疼的事情。当财务人员需要查阅某一份档案时，往往需要在堆积如山的文件中苦苦寻觅，效率低下。而且，由于档案管理的不规范，经常会出现找不到档案的情况，给工作带来了极大的困扰。
此外，传统档案管理的成本也居高不下。纸张、存储设备、人力等方面的开支不断增加，给企业带来了沉重的负担。同时，在合规性方面，传统档案管理也存在诸多隐患，难以满足日益严格的监管要求。
文档自动化管理的缺失，让好想你健康食品股份有限公司的财务档案管理陷入了困境。而合思的出现，为他们带来了新的希望。
合思方案：打破档案管理壁垒
面对好想你健康食品股份有限公司的难题，合思凭借其专业的技术和丰富的经验，提出了一套全面的文档自动化管理解决方案。
- 数据同源开启便捷之门
合思打破了传统档案管理中数据孤立的局面，实现了数据同源。通过先进的技术手段，将各类财务数据进行整合，为财务人员提供了便捷的利用和一键联查功能。
在传统的档案管理模式下，财务人员需要在不同的系统和文件中查找相关数据，不仅浪费时间，还容易出错。而合思的文档自动化管理系统，让财务人员只需在一个平台上，就能轻松获取所需的所有数据。
无论是财务报表、发票信息还是合同文件，都能在系统中快速定位和查询。这大大提高了财务人员的工作效率，让他们能够将更多的时间和精力投入到更有价值的工作中。
- 自动组装提升审计效能
合思的解决方案还实现了档案数据的自动组装。以档案数据为标准，系统能够自动生成符合审计要求的报告和文件，为内外审计提供了有力的支持。
在以往的审计工作中，审计人员需要花费大量的时间和精力来收集和整理相关数据，然后进行繁琐的分析和比对。而合思的文档自动化管理系统，通过自动组装功能，大大缩短了审计周期，提高了审计效率。
系统能够自动识别和提取关键数据，并按照审计标准进行分类和整理。这不仅减少了人工操作的误差，还提高了审计结果的准确性和可靠性。
- 实物管理实现高效匹配
在实物档案管理方面，合思借助虚拟档案库房和二维码技术，实现了电子与实物的高效匹配。
每一份实物档案都有一个唯一的二维码，通过扫描二维码，查阅者可以快速了解档案的基本信息和存放位置。同时，虚拟档案库房的建立，让档案管理人员能够实时掌握实物档案的存储情况，方便进行盘点和管理。
这种文档自动化管理方式，让实物档案的查阅和管理变得更加便捷和高效。无论是内部员工还是外部审计人员，都能在短时间内找到所需的实物档案，大大提高了工作效率。
显著成效见证合思实力
通过采用合思的文档自动化管理解决方案，好想你健康食品股份有限公司取得了显著的成果。
在人工耗时方面，减少了90%。以往需要大量人力投入的档案归档、整理和查询工作，现在通过文档自动化管理系统，只需少量的人员进行简单的操作就能完成。这不仅降低了人力成本，还提高了工作质量。
总部在接收和管理档案方面，也减少了80%的管理耗时。系统的自动化处理功能，让总部能够快速准确地接收和处理各地分支机构的档案数据，提高了管理效率。
借阅管理方面，减少了67%的管理耗时。通过二维码技术和虚拟档案库房的应用，借阅者可以自行完成借阅和归还手续，档案管理人员只需进行简单的审核和监督。这大大缩短了借阅流程，提高了借阅效率。
从成本方面来看，预计每年可减少综合成本20万元。这包括人力成本、纸张成本、存储设备成本等多个方面的节省。文档自动化管理系统的应用，让企业在档案管理方面实现了降本增效。
携手合思开启数智化新征程
合思档案凭借其先进的技术和完善的解决方案，成功帮助好想你健康食品股份有限公司解决了财务档案管理的难题，实现了降本增效和合规经营。
在文档自动化管理的道路上，合思始终以客户为中心，不断优化产品和服务。他们深知，企业的需求是不断变化的，只有持续创新和改进，才能为客户提供更好的解决方案。
未来，合思将继续秉承这一理念，助力更多企业实现财务数智化转型。如果您的企业也面临着类似的财务档案管理问题，不妨联系合思（电话：400 – 105 – 6505，网址：www.hosecloud.com），免费试用合思的文档自动化管理系统，开启财务数智化之旅。让合思成为您企业发展的有力伙伴，共同创造更加美好的未来。
