在当今竞争激烈的商业环境中，专精特新企业面临着诸多挑战，行政费用管控便是其中关键的一环。以北京动力源科技股份有限公司为例，合思展现了强大的实力，助力企业解决财务数字化难题，实现降本增效，让行政费用管控更加科学高效。
客户简介：电源行业上市之星
北京动力源科技股份有限公司自1995年成立以来，便在电源行业崭露头角。它是我国第一家在上海证券交易所主板上市的电源行业企业，实力可见一斑。2022年3月，动力源成功入选北京市专精特新“小巨人”企业，其业务聚焦于数据通信、智慧能源、新能源汽车三大业务板块，在行业内具有广泛的影响力。
业务背景现状痛点：行政费用管控困境
动力源拥有约2400名员工，旗下有8家子公司，在全国设立了30多个办事处，甚至在印度、巴基斯坦等国家也设有分支机构。公司组织架构复杂，涵盖24个1级部门、81个2级部门，分别归属5个业务线和2个营销中心。
早在2011年，动力源就开启了财务数字化转型和业财融合之路，自建了多个系统。然而，随着企业的发展，问题逐渐凸显。整体流程复杂，系统之间存在壁垒，操作体验差。到2021年与合思合作时，行政费用管控面临着诸多难题。多系统操作让员工和财务人员苦不堪言，手工录入不仅效率低下，还难以保证合规性。系统割裂导致数据分散，信息滞后，无法及时为决策提供支持。业务覆盖面广，报销模式复杂，不同部门、不同业务的报销需求难以统一管理。组织架构复杂使得各主体流程繁复，行政费用管控难度大增。
解决方案：行政费用管控新策略
合思为动力源提供了一套全面的解决方案，旨在解决行政费用管控中的难题。
系统集成方面，合思将动力源HR系统的人员基础信息、部门负责人、组织架构与合思费控进行同步。同时，将动力源BPM系统中的订单数据与合思费控同步，实现了订单支出成本的实时归集和统计。这样一来，各系统之间的数据实现了互联互通，为行政费用管控提供了坚实的数据基础。
产品应用上，合思推出的无需报销模式，颠覆性地重塑了商旅出行流程。业务人员因公消费无需垫资、无需开票，消费过程受到申请单和差标管控。财务人员可以统一对账，自动拆分子对账单并发起审批，自动创建结算单，发票明细自动绑定，凭证自动生成，一键归档。此外，系统连接能力强，采用Open API（开放接口）与自定义流程引擎技术，支持以标准化方式对接第三方系统，打破了数据流转的壁垒，让行政费用管控更加高效。
实施过程步骤：行政费用管控落地之路
合思与动力源展开了紧密的合作，逐步将解决方案落地实施。
首先进行系统数据的同步工作，确保基础信息和业务数据在各个系统之间连通。这一步骤为后续的产品应用奠定了基础，使得行政费用管控能够基于准确、实时的数据进行。
接着推进无需报销等产品功能的应用，对商旅出行等流程进行优化。通过不断的调试和改进，让员工和财务人员逐渐适应新的模式，提高行政费用管控的效率和质量。
取得成果效益：行政费用管控成效显著
多系统集成和数据互通带来了操作体验的全面革新。员工报销周期从原来的较长时间缩短了3周，效率提升了300%。会计的工作量大幅缩减，人员成本节约了50%。
对于员工而言，申请单信息自动赋值，聚合消费，同屏比价，极大地缩短了填报时间，简化了报销流程，提升了使用体验。因公消费多渠道同屏比对，全场景无需垫资，让员工在行政费用管控中感受到了便利。
财务人员则受益于审批有依据，费控更合规，结算更统一。他们无需再将大量时间花费在发票校验真伪、认证、审计等流程上，降低了基础工作压力。从手动制作单据到智能制单，财务人员能够节省更多精力，去做更有价值的工作，提升了行政费用管控的专业性。
管理者实现了事前预算 – 事中控制 – 事后分析的全程管控，能够实时了解企业经营数据。他们可以随时随地查看财务数据，动态掌握企业信息，通过综合分析报表发现问题，对业务运行进行高效、及时、准确的决策，摆脱了企业传统费控先发生后退责的“盲盒”模式，让行政费用管控更加科学。
客户评价反馈：行政费用管控认可之声
动力源通信、海外业务财务总监陈华林表示：“企业数字化转型初期，往往过度关注系统的流程性与功能性，却忽视了根本问题。因此，将管理方案嵌入财务信息系统，强调处理时效，实现精细化管理降本增效，其实更有意义。面对复杂的需求，合思总能第一时间解决，合作只是服务的开始，未来我们还要继续结合动力源的业态和组织变化，用敏捷、丰富的无需报销应用场景配合企业全球化业务。”这充分体现了动力源对合思在行政费用管控方面的认可。
众多像动力源这样的专精特新企业在与合思合作中都取得了显著成效。如果您的企业也面临类似的行政费用管控难题，不妨选择合思。现在可以免费试用合思的解决方案，让我们一起实现降本增效、合规经营和低碳运营，让有限更有效。
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