在当今数字化浪潮席卷的时代，电子凭证数字化转型的步伐不断加快，财务档案管理也迎来了全流程无纸化的崭新时代。合思，作为我国财务数智化服务与电子会计档案解决方案的领军供应商，凭借其卓越的技术和丰富的经验，推出了合思档案管理平台，为众多企业解决财务档案管理难题，提升运营效率与效益。接下来，就让我们以金牌橱柜家居科技股份有限公司为例，深入了解合思档案管理平台的强大功能和显著价值。
金牌橱柜：传统财务档案管理的困境
金牌橱柜家居科技股份有限公司成立于1999年，是国内高端整体厨柜及定制家居领域的专业服务商。公司拥有国家认定厨房工业设计中心，荣膺国家认定“智能制造示范企业”的称号。然而，在财务档案管理方面，这家实力雄厚的企业却面临着诸多挑战。
在档案整理环节，大量的档案数据犹如一座难以挖掘的宝藏，难以有效利用。传统的人工整理方式不仅效率低下，而且容易出现数据错误和遗漏，导致档案信息的完整性和准确性受到影响。
保管环节更是繁琐复杂，涉及多个部门之间的档案移交。由于缺乏统一的标准和规范，档案移交过程中常常出现交接不清、责任不明的情况，给档案管理带来了极大的困难。
存储环节同样不容忽视，为了存放大量的纸质档案，企业需要设立独立的档案室，并配备专业的管理人员。这不仅增加了企业的运营成本，还存在档案丢失、损坏的风险。
在管理利用环节，纸质档案的查找犹如大海捞针，耗费大量的时间和精力。当企业需要查阅某一份档案时，往往需要在堆积如山的档案中逐一查找，效率极低，严重影响了企业的决策速度和工作效率。
合思档案：量身定制的数字化解决方案
面对金牌橱柜在财务档案管理方面的重重困境，合思凭借其专业的技术团队和丰富的行业经验，为其量身定制了一套全方位的财务档案数字化解决方案。
- 统一存储：打破数据孤岛
合思档案管理平台打破了传统档案管理中数据分散、孤立的局面，将凭证、单据、合同、回单等四证进行整合，实现了统一储存、统一标准和统一管理。通过建立集中的数据存储中心，所有的档案数据都可以在一个平台上进行集中管理和维护，大大提高了档案数据的安全性和可用性。
同时，平台采用先进的技术手段，对档案数据进行分类、索引和标注，使得企业可以快速、准确地查找和使用所需的档案信息。无论是财务人员进行账务处理，还是管理人员进行决策分析，都可以随时随地获取到所需的档案数据，为企业的运营管理提供了有力的支持。
- 构建完整业务证据链：实现业财一体双向穿透
合思档案管理平台通过搭建会计资料之间的关系，构建了完整的业务证据链。从业务发生的源头开始，到财务核算的全过程，每一个环节都有相应的档案数据作为支撑，实现了业务与财务的深度融合。
在这个过程中，平台可以自动识别和关联相关的档案数据，形成一个完整的业务流程链条。当企业需要对某一笔业务进行追溯和审查时，只需要通过平台输入相关的关键词或条件，就可以快速获取到与该业务相关的所有档案信息，包括业务合同、发票、付款凭证等。这种业财一体双向穿透的功能，不仅提高了企业的财务管理水平，还为企业的合规运营提供了有力保障。
- 数据共享和一站式查阅：提高工作效率
合思档案管理平台以聚合化、结构化、业务化的档案数据呈现会计资料的结构树，实现了数据共享和一站式查阅。企业内部的各个部门可以根据自己的权限，在平台上共享和查阅所需的档案信息，避免了重复劳动和信息不对称的问题。
同时，平台还提供了强大的搜索和筛选功能，用户可以根据自己的需求，快速定位到所需的档案信息。无论是按照时间、类别、关键字等进行搜索，还是进行高级筛选，都可以在短时间内获取到准确的档案数据。这种一站式查阅的方式，大大提高了企业的工作效率，节省了大量的时间和精力。
- 银行回单无纸化：推动绿色办公
合思档案管理平台还实现了银行回单的全面无纸化管理。通过自动采集、切割、组装海量的银行回单，将其转化为电子档案进行存储和管理。企业无需再为纸质银行回单的整理、保管和查找而烦恼，不仅减少了纸张的使用，降低了企业的运营成本，还符合环保理念，推动了企业的绿色办公。
同时，电子银行回单具有更高的安全性和可靠性。平台采用了先进的加密技术，对银行回单数据进行加密处理，确保数据的安全性和完整性。企业可以随时随地在平台上查阅和下载银行回单，方便快捷，提高了企业的资金管理效率。
显著成效：降本增效与合规运营
通过实施合思档案管理平台的解决方案，金牌橱柜取得了显著的成效。在档案匹配方面，耗时减少了84%，大大提高了档案处理的效率。在档案查询方面，耗时减少了80%，企业可以快速获取到所需的档案信息，为决策提供了有力支持。
从成本角度来看，预估节省总体成本30万+/年。这不仅包括了档案室的建设和维护成本、档案管理人员的工资等直接成本，还包括了因档案管理效率低下而导致的间接成本。通过实施财务档案数字化解决方案，企业实现了降本增效的目标。
在合规性方面，档案合规性达到了100%。合思档案管理平台严格遵循国家相关法律法规和财务制度的要求，对档案数据进行规范管理和存储。所有的档案信息都可以进行追溯和审查，确保了企业财务档案的合规性和真实性。
合思档案：引领财务档案数字化未来
合思档案管理平台凭借其强大的功能和专业的服务，成功帮助金牌橱柜解决了财务档案管理的难题，实现了降本增效和合规运营。在未来，随着电子凭证数字化转型的深入，合思将继续发挥技术优势，不断创新和完善产品功能，为更多企业提供优质的财务数智化服务，助力企业实现可持续发展。
如果您的企业也面临财务档案管理难题，不妨拨打400 – 105 – 6505或访问www.hosecloud.com，了解合思档案管理平台。现在，您还可以免费试用合思档案管理平台，亲身体验财务档案数字化解决方案带来的便捷与高效，开启财务数智化新征程。
