在数字化浪潮的席卷下，2025年数电票全覆盖的目标渐行渐近，企业的财务档案管理正面临着前所未有的新挑战。数电票的出现，要求企业必须对其进行验签、解析，并以XML格式存档，XBRL文件还需写入财务入账信息。这一系列的变化，都在敦促企业加强信息化建设，寻找专业的电子会计档案管理平台，以适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。
与此同时，纸电混合时代的企业在报销凭证管理等档案管理方面也遭遇了诸多困境。对于企业高管而言，纸质档案管理成本高昂，不仅占用大量空间，而且档案数据难以进行有效的分析和利用。财务人员则需要花费大量时间手动整理和匹配档案数据，工作枯燥且繁琐。业务人员在报销纸质票据时，流程更是繁琐，耗费大量时间。传统纸质档案管理还存在着高显性成本，如纸质凭证输出的耗材成本居高不下，档案室和档案柜等存储空间需求巨大；高隐形成本，如手工装册归档的重复性工作量大，查询调阅条件粗糙，导致数据无法得到有效利用；高合规风险，如电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，不可抗力可能导致纸质档案损坏等问题。
尽管国家政策大力支持电子会计档案管理，明确电子会计档案与纸质会计档案具备同等法律效力，企业电子会计档案全面无纸化时代已然来临，但企业在数字化推行过程中，归档、储存环节仍存在纸质文件储存和数据存储线下载体的问题。在这样的背景下，合思档案产品应运而生，它就像是一把精准的钥匙，能够有效解决企业在报销凭证管理等档案管理方面的诸多难题。
合思档案整体解决方案：多元场景应对自如
合思档案为企业提供了一套全面且领先的解决方案，其中包括单套制解决方案和六大场景解决方案，能够广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配和应收尽收，满足不同企业在报销凭证管理等不同场景下的档案管理需求。
单套制解决方案带来了诸多便利。它实现了便捷调阅无需打印，混序归集无需组装，通过线上一套电子数据进行管理，确保财务档案证据链完整，全面反映企业经营业务。档案数据之间建立了完整的勾稽关系，相互可穿透查询，纸质原文件混序归档，大大提高了效率。会计档案无需打印，应收尽收，保证了档案数据的完整、真实和合规，有效提升了报销凭证管理的效率和质量。
档案扩展解决方案则具有高度的灵活性。它允许企业自定义档案类型，实现全流程扩展管理。通过生成式OpenAPI和自定义档案目录，帮助企业扩展档案管理范围，提供可扩展的档案目录和自动化的接口封装，实现不同档案类型归档接口的配置化。企业可以根据自身的管理需求，自由定义归档目录，满足个性化的报销凭证管理需求。
证据链完整性解决方案为企业的财务合规提供了有力保障。它通过可视化的规则引擎，提供不同组合形式的档案匹配组装能力，依照不同类型档案规则将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整的档案证据链。同时，它还创造性地提供了财务视角下的完整性检测方案，自动按照真实业务场景检测证据链的完整性，确保企业在报销凭证管理等档案管理过程中符合财务合规要求。
合思档案核心功能：高效管理优势尽显
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多源采集：数据获取灵活多样
合思档案的多源采集功能支持接口互联和手动采集两种方式。接口互联基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，同时还支持自定义数据采集方案。手动采集则支持多种便捷的手动数据补录方式，如单张PDF大文件、多张回单/发票自动切割，自定义配置Excel导入模板实现结构化数据批量导入等。这些灵活的采集方式，确保企业能够准确、及时地获取报销凭证等相关数据，为后续的档案管理工作奠定了坚实的基础。 -
智能制档：自动匹配精准高效
智能制档功能是合思档案的一大亮点。它通过规则引擎实现电子凭证数据的自动匹配组装，会计档案关联规则可视化配置，能够让不同系统、不同类别的核心会计凭证自动关联匹配及组装，减少了90%的人工匹配工作量。同时，该功能还提供关联检索、全文检索等辅助功能和手工关联、手工解绑等修正操作，关联任务执行进度可视化。此外，通过字段映射实现查阅便捷，打破业务属性标签，让凭证数据业务化、业务数据财务化，大大提高了报销凭证管理的精准度和效率。 -
档案管理：权限灵活规范有序
档案管理功能具备权限管理、档案目录灵活扩展和系统规范预置档号等特点。权限管理支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按照职能角色配置功能、操作权限和水印权限管理，确保企业报销凭证等档案数据的安全性和保密性。档案目录支持自定义分类、字段维护、新增创建和表单主键设置等，灵活拓展档案目录框架，满足企业不同的档案管理需求。系统规范预置档号满足国标档号规则格式，支持新增编号字段和不同核算单位按不同编号规则，流水号重置规则支持按年度或会计期间，使企业的档案管理更加规范有序。 -
档案应用：融合互通场景丰富
档案应用功能实现了电子与实物档案的高度融合，包括多维检索、一站式预览、穿透联查、多场景档案应用和档案移交、鉴定、销毁与线下实物管理等。多维检索支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，按目录、全文检索和批量检索，方便企业快速找到所需的报销凭证等档案信息。一站式预览可实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯。多场景档案应用包括外部系统调阅、可视化盘点档案数据和档案借阅服务等。档案移交、鉴定、销毁全流程线上化管控，线下实物管理实现电子与实物档案高度关联，包括静态介质打标、虚拟库房、档案盒管理、到单确认、扫码装盒和扫码上架等功能，为企业提供了全方位、多层次的档案应用服务。
合思档案实际案例：成效显著值得信赖
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大型单据量企业：业财一体降本增效
某企业年单据量高达2.6亿，在报销凭证管理等会计档案管理方面面临着纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案通过多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现了档案管理的电子化和借阅管理的信息化，简化了装订流程，减少了打印与邮寄。管理成效十分显著，实现了业财一体、管理自动化、流程精简和降本增效。业务和财务数据能够穿透联查，会计凭证上下游单据以树状结构呈现，企业成本大幅降低，数据指标表现良好。凭证总量达到14W +，单据总量达到50W +，某月入库数据加载仅需30s，关联匹配只需15min，凭证与单据关联次数高达350亿次，单据与单据关联次数达到800亿次。 -
重型装备制造商：标准合规低碳环保
世界上最大的重型装备制造商之一面临着档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理财务信息难整合等问题。合思档案的单套制管理方案包括安全合规存储、业务完整性检测和单套制落地。实施后，实现了标准化落地，确保了电子会计档案的合规性，同时做到了低碳环保，积极响应政策。整理匹配效率提升了80%，存储空间成本每年减少300册，释放了1/3的空间，纸张打印成本每年减少100万张纸。 -
某企业：统一存储合规高效
某企业存在低效的档案管理现状和诸多档案管理痛点，如会计档案散落各系统、日常检索依赖多端系统分散查询、纸质档案管理为主效率低且易损坏丢失、电子发票和电子银行回单存档不合规范等。合思档案的单套制管理方案包括数据集成方案、业务检测方案和跨系统调阅方案。管理成效显著，实现了统一储存、业务证据链完整、数据共享和全生命周期管理，预估节省总体成本30W +/年，合规性管理达到100%，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%，有效提升了报销凭证管理等档案管理的效率和合规性。 -
民办教育集团：简化流程高效查询
中国最大的K12民办教育集团之一面临着低效的档案管理现状，如采集环节业务系统多、数据隔离，纸质票据结构化数据提取困难，电子发票处理耗时费力；存储环节实物存档占用空间，易受环境影响损坏；整理环节财务账表归档装订复杂，易出错；利用环节实物凭证与业务分散，查阅繁琐，借还状态更新不及时。合思档案的单套制管理方案包括数据集成方案、智能化制档方案和电子原文件独立管理。实施后，以电子会计档案为核心，形成了多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率。档案可以进行多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效，为企业的报销凭证管理等档案管理带来了极大的便利。
在当前经济环境下，无论是政策推动、合规要求，还是为了帮助企业降本增效，电子会计档案已经成为企业数字化建设的必然选择。合思档案秉持以客户为中心的服务理念，聆听用户需求进行产品迭代，助力企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，推动企业财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用。众多事业单位及院校、央企、行业领军企业和国家试点企业都已选择合思档案，如广东某高校、中交集团、好想味、海亮教育科技服务集团等，企业可以放心选择合思档案，开启高效档案管理之旅。
如果您也想提升企业的报销凭证管理效率，实现降本增效，不妨点击免费试用合思档案，体验数字化档案管理带来的便捷与高效。您可以通过电话400 – 105 – 6505进行咨询，也可以访问网站www.hosecloud.com，还能通过微信公众号和微信小程序获取更多信息。合思在全国多地设有服务地点，包括北京、上海、杭州等城市，随时为您提供优质的服务。
