在当今电子凭证数字化转型的汹涌浪潮中，财务数智化已然成为企业发展的关键趋势。合思，作为财务数智化服务与电子会计档案解决方案的领军供应商，凭借其推出的合思档案，成功助力众多企业攻克财务档案管理难题。接下来，就让我们以好想你健康食品股份有限公司为例，深入探寻合思档案的强大效能，一同见证档案精准管理的魅力。
红枣巨头档案管理困境凸显
好想你健康食品股份有限公司自1992年成立以来，历经多年发展，于2011年在深交所中小板成功上市，成为红枣行业的一颗璀璨明星。然而，随着企业规模的不断扩大和业务的日益繁杂，其在财务档案管理方面逐渐暴露出诸多痛点。
在档案归档环节，确认单据等一致性的工作犹如一场漫长而艰难的马拉松。财务人员需要花费大量时间仔细核对每一张单据，不仅耗时久，而且在这个过程中还极易出现档案遗失的情况。一旦档案遗失，后续的查找和补充工作将变得异常繁琐，严重影响工作效率。
纸质档案的查找更是让工作人员苦不堪言。传统的纸质档案存储方式使得查找工作如同大海捞针，无法实现实时调阅和精准查找。当企业需要查阅某份重要档案时，工作人员往往需要在堆积如山的档案中翻找半天，甚至可能最终都无法找到所需档案，这无疑给企业的决策和运营带来了极大的阻碍。
大量纸质档案的管理对空间和人力的要求极高。企业需要专门的档案室来存放这些档案，并且需要安排专人进行日常的整理、保管和维护工作，这无疑增加了企业的运营成本。而且，传统的纸质档案管理办法已经无法满足电子原文件长期保存和数据安全可用的管理要求，档案的安全性和完整性面临着严峻的挑战。
合思档案量身定制破局良方
面对好想你健康食品股份有限公司在财务档案管理方面的重重困境，合思凭借其专业的技术和丰富的经验，为其量身定制了一套针对性的解决方案，助力企业实现档案精准管理。
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数据同源打破信息壁垒
合思档案打破了传统财务档案管理中数据孤立的局面，实现了数据的同源共享。通过先进的技术手段，将财务系统中的各类数据进行整合和关联，让财务人员可以便捷地一键联查相关信息。这不仅大大提升了工作效率，还减少了因信息不畅通而导致的错误和延误。例如，当财务人员需要查看某笔业务的相关档案时，只需在系统中输入关键词，即可快速调出与之相关的所有单据和信息，无需再在不同的系统和文件中来回切换查找。这种数据同源的方式，让财务人员能够更加高效地完成工作，实现档案精准管理。 -
自动组装提升审计效率
合思档案采用了先进的自动组装技术，以档案数据为审计标准，纸质数据为辅，大大提高了审计效率。系统会自动对档案数据进行分类和整理，将相关的单据和信息进行关联和匹配，形成完整的审计线索。审计人员在进行审计工作时，只需根据系统提供的审计线索进行核查，无需再手动翻阅大量的纸质档案，不仅节省了时间和精力，还提高了审计的准确性和可靠性。同时，这种以电子数据为主的审计方式，也符合现代企业数字化管理的发展趋势，进一步推动了企业的档案精准管理。 -
虚实匹配实现高效管控
为了实现电子档案与实物档案的精准匹配，合思档案借助虚拟档案库房和二维码技术，让查阅者在查询电子档案时即可快速定位实物档案的位置。通过为每一份实物档案贴上唯一的二维码，系统可以实时记录档案的存放位置和使用情况。当需要查阅实物档案时，工作人员只需在系统中输入相关信息，即可快速获取档案的具体位置，实现实物档案的高效管理。这种虚实匹配的方式，不仅提高了档案的查找效率，还降低了档案遗失和损坏的风险，为企业的档案精准管理提供了有力保障。
合作成效显著降本增效可期
通过合思档案的实施和应用，好想你健康食品股份有限公司在财务档案管理方面取得了显著的成效，实现了档案精准管理的目标。
在人工耗时方面，合思档案的应用使得企业减少了90%的人工耗时。原本需要大量人力和时间完成的档案归档、查找和整理工作，现在通过系统的自动化处理，只需少量人员即可轻松完成。这不仅提高了工作效率，还降低了企业的人力成本。
在总部接收管理方面，合思档案帮助企业减少了80%的管理耗时。总部可以通过系统实时获取各部门的档案信息，无需再等待纸质档案的传递和整理，大大提高了信息的传递速度和准确性。
在借阅管理方面，合思档案使得企业减少了67%的管理耗时。借阅人员可以通过系统在线申请借阅档案，系统自动审批并记录借阅信息，无需再进行繁琐的纸质手续办理。同时，系统还可以实时监控档案的借阅情况，提醒借阅人员及时归还档案，避免了档案的逾期未还和丢失情况的发生。
据初步估算，合思档案的应用预计每年可为好想你健康食品股份有限公司减少综合成本20万元。这不仅为企业节省了大量的资金，还提高了企业的经济效益和竞争力。
合思档案凭借其强大的功能和卓越的性能，为企业在财务档案管理方面带来了显著的降本增效成果，实现了档案精准管理的目标。未来，合思将继续秉持以客户为中心的理念，不断优化产品和服务，加大技术研发投入，推出更多符合企业需求的创新解决方案。我们相信，在合思的助力下，将会有更多的企业实现财务数智化转型，提升自身的核心竞争力。
如果您的企业也面临着财务档案管理难题，不妨立即拨打400 – 105 – 6505或访问www.hosecloud.com，了解合思档案，还可以免费试用，开启高效财务管理之旅，让档案精准管理为您的企业发展保驾护航。
