在当今数字化飞速发展的时代，电子凭证全流程无纸化已然成为财务数智化进程中势不可挡的必行之路。合思，作为我国财务数智化服务与电子会计档案领域的领先供应商，凭借其自主研发的合思档案管理平台，成功助力众多企业攻克财务档案管理的重重难题，实现了显著的降本增效。接下来，就让我们以好想你健康食品股份有限公司为典型案例，深度探寻合思档案所带来的变革性影响。
红枣巨头的档案管理困境
好想你健康食品股份有限公司，自1992年成立以来，一路砥砺前行。2011年，公司成功在深交所中小板上市，成为红枣行业的领军上市公司。如今，其品牌价值高达154.21亿元，麾下拥有1000多名员工、400多家全国门店、18家归档主体、2万多个零售网点，每年产生的凭证数量更是多达3.6万份。
然而，在财务档案管理方面，这家红枣巨头却面临着诸多棘手的问题。
归档工作犹如一场耗时耗力的持久战。财务人员在归档时，需要花费大量的时间仔细确认单据、发票、回单和凭证的一致性。即便如此，仍难以避免档案遗失的情况发生，这就像在茫茫大海中寻找丢失的珍宝，困难重重。
查找档案的效率更是令人头疼。纸质档案受到时间和空间的双重限制，无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找。当需要查阅某份档案时，就如同在堆积如山的仓库中翻找一件物品，不仅浪费大量时间，还可能因为找不到而耽误重要事务。
管理成本居高不下也是一大难题。大量的纸质档案管理对空间和人力都提出了极高的要求。为了存放这些档案，企业需要租赁额外的存储空间，还需要安排专人进行管理，这无疑增加了企业的运营成本。
此外，纸质档案管理办法在合规性方面也存在明显不足。它无法保证电子原文件的长期保存和数据安全可用，就像一座没有坚固根基的大厦，随时可能面临风险。
合思档案的定制化破局之道
针对好想你所面临的这些问题，合思档案管理平台提供了一套全面且极具针对性的文档存储解决方案。
– 打破数据壁垒实现便捷联查
合思档案管理平台打破了数据之间的壁垒，实现了数据同源。财务人员可以通过一键联查的功能，轻松获取相关的档案信息，大大提升了工作效率。这就如同为财务人员配备了一把万能钥匙，能够快速打开档案信息的大门。
在传统的档案管理模式下，财务人员需要在不同的系统和文件中查找相关信息，不仅效率低下，还容易出现信息错误。而合思档案管理平台通过整合数据，将所有相关信息集中存储在一个平台上，财务人员只需输入关键词，就能快速找到所需的档案信息。这种便捷的联查功能，让财务人员从繁琐的查找工作中解脱出来，将更多的时间和精力投入到更有价值的工作中。
– 自动组装助力高效审计
合思档案管理平台还具备自动组装的功能，为审计工作提供了极大的便利。在审计过程中，内外审计以档案数据为标准，纸质数据为辅，大大提升了审计效率。
传统的审计工作需要审计人员花费大量的时间和精力对纸质档案进行整理和核对，不仅工作量大，还容易出现疏漏。而合思档案管理平台通过自动组装功能，将相关的档案信息进行整合和分类，审计人员可以直接在平台上进行审计工作，无需再翻阅大量的纸质档案。这种高效的审计方式，不仅节省了时间和精力，还提高了审计的准确性和可靠性。
– 实物管理实现精准定位
借助虚拟档案库房和二维码技术，合思档案管理平台实现了电子与实物的精准匹配。查阅者只需查询电子档案，就能快速定位实物档案的位置。
在传统的档案管理模式下，实物档案的管理是一个难题。由于档案数量众多，存放位置分散，查找实物档案往往需要花费大量的时间和精力。而合思档案管理平台通过虚拟档案库房和二维码技术，将实物档案的信息与电子档案进行关联，查阅者只需在平台上输入相关信息，就能快速找到实物档案的存放位置。这种精准的实物管理方式，大大提高了档案查阅的效率，减少了查找实物档案的时间和成本。
显著成效见证方案价值
通过采用合思档案管理平台提供的文档存储解决方案，好想你在财务档案管理方面取得了显著的成果。
在人工耗时方面，减少了90%。原本需要大量人力投入的归档和查找工作，现在通过合思档案管理平台的自动化功能，大大减轻了财务人员的工作负担。
总部接收管理耗时减少了80%。合思档案管理平台实现了档案信息的实时共享和传输，总部可以及时获取各分支机构的档案信息，无需再等待纸质档案的邮寄和传递。
借阅管理耗时减少了67%。查阅者可以通过平台快速查询和借阅档案，无需再到档案室进行现场查阅，大大提高了借阅效率。
预计每年减少综合成本20万元。这不仅包括人力成本的减少，还包括存储空间成本、档案管理设备成本等方面的降低。
合思档案管理平台帮助好想你解决了财务档案管理的难题，实现了降本增效。这只是合思众多成功案例中的一个缩影。随着电子凭证数字化转型的加速，合思将继续凭借其先进的技术和丰富的经验，为更多企业提供优质的文档存储解决方案，助力企业在数字化浪潮中实现可持续发展。
如果您的企业也面临财务档案管理难题，不妨拨打400 – 105 – 6505或访问www.hosecloud.com，了解合思档案管理平台，还能免费试用，开启财务数智化转型之旅。
