在数字化浪潮的推动下，我国电子凭证改革正以前所未有的速度向前迈进，电子凭证全流程无纸化时代已然来临。在这一时代背景下，合思作为国内领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案供应商，凭借其创新的在线档案系统——合思档案，为众多企业解决了财务档案管理的难题。接下来，我们将以好想你健康食品股份有限公司为例，深入探寻在线档案系统的强大作用。
红枣巨头的档案管理困境
好想你健康食品股份有限公司成立于1992年，2011年成功在深交所中小板上市，成为红枣行业的一颗璀璨明星。然而，在企业蓬勃发展的背后，财务档案管理却成了一道棘手的难题。
归档难题犹如一座大山，压得财务人员喘不过气来。在传统的纸质档案管理模式下，财务归档需要耗费大量的时间和精力，去确认单据、发票、回单和凭证的一致性。每一张单据都需要仔细核对，每一个数字都不能有丝毫差错，这不仅增加了工作的复杂度，还容易出现档案遗失的情况。一旦档案遗失，后续的查找和补充工作将变得异常繁琐，严重影响工作效率。
查找慢也是纸质档案管理的一大痛点。纸质档案受时空限制，无法实现实时调阅、同时借阅及精准查找。当财务人员需要查找某一份档案时，往往需要在堆积如山的文件中苦苦寻觅，有时甚至需要花费数天的时间才能找到所需的档案。这种低效率的查找方式，极大地影响了企业的决策速度和工作效率。
成本高同样是不容忽视的问题。大量的纸质档案管理对空间和人力提出了巨大的要求。企业需要租赁专门的仓库来存放档案，还需要安排专人进行档案的整理、保管和借阅管理。这些额外的成本不仅增加了企业的负担，还降低了企业的经济效益。
更为重要的是，纸质档案管理办法无法保证电子原文件的长期保存和数据安全可用。在数字化时代，数据的安全性和完整性至关重要。一旦电子原文件丢失或损坏，将给企业带来不可估量的损失。
在线档案系统打破管理壁垒
面对好想你健康食品股份有限公司在财务档案管理方面的诸多痛点，合思凭借其先进的在线档案系统，为企业量身定制了一套解决方案。
- 数据同源一键联查
在线档案系统打破了数据之间的壁垒，实现了数据的同源性。通过该系统，财务人员可以实现便捷利用，一键联查所需的档案信息。无论单据、发票、回单还是凭证，都可以在系统中快速找到，大大提升了工作效率。
在传统的档案管理模式下，财务人员需要在不同的系统和文件中查找相关信息，不仅耗时费力，还容易出现信息不一致的情况。而在线档案系统通过数据的整合和关联，实现了信息的实时共享和同步更新。财务人员只需在系统中输入关键词，即可快速定位所需的档案信息，无需再在繁琐的纸质文件中苦苦寻觅。
- 自动组装审计无忧
在线档案系统还具备自动组装功能，为企业的内外审计提供了极大的便利。在审计过程中，系统以档案数据为标准，纸质数据为辅，实现了审计的高效化。
传统的审计方式需要审计人员花费大量的时间和精力来核对纸质档案和电子数据，不仅效率低下，还容易出现错误。而在线档案系统通过自动组装功能，将相关的档案信息进行整合和分类，形成完整的审计报告。审计人员只需在系统中查看审计报告，即可快速了解企业的财务状况和档案管理情况，大大提升了审计效率。
- 实物管理精准定位
除了电子档案的管理，在线档案系统还实现了实物档案的高效管理。借助虚拟档案库房和二维码技术，系统实现了电子与实物的匹配，查阅者只需查询电子档案，即可精准定位实物档案的位置。
在传统的实物档案管理模式下，档案的存放和查找往往比较混乱，容易出现档案丢失或损坏的情况。而在线档案系统通过虚拟档案库房和二维码技术，对实物档案进行了精细化管理。每一份实物档案都有一个唯一的二维码，通过扫描二维码，即可快速了解档案的基本信息和存放位置。同时，系统还可以实时监控实物档案的借阅和归还情况，确保档案的安全和完整。
在线档案系统成效显著
合思的在线档案系统为好想你健康食品股份有限公司带来了显著的收益。通过使用该系统，企业在财务档案管理方面实现了降本增效。
在人工耗时方面，在线档案系统减少了90%的人工耗时。财务人员无需再花费大量的时间和精力来进行档案的归档、查找和管理，工作效率得到了极大的提升。
在总部接收管理耗时方面，系统减少了80%的管理耗时。总部可以通过系统实时了解各部门的档案管理情况，实现了档案管理的集中化和信息化。
在借阅管理耗时方面，系统减少了67%的管理耗时。借阅者可以通过系统在线申请借阅档案，管理人员可以通过系统进行审批和管理，大大提高了借阅管理的效率。
此外，通过使用在线档案系统，好想你健康食品股份有限公司预计每年可减少综合成本20万元。这些成本的节约不仅体现在人力和空间方面，还体现在档案的存储和维护方面。
在线档案系统帮助好想你健康食品股份有限公司解决了财务档案管理的难题，实现了降本增效。在当前数字化转型的大趋势下，越来越多的企业开始认识到在线档案系统的重要性。合思作为在线档案系统的领先供应商，将继续秉承以客户为中心的服务理念，为更多企业提供优质的财务数智化服务。
如果您的企业也面临财务档案管理问题，欢迎拨打400 – 105 – 6505或访问www.hosecloud.com了解合思的在线档案系统，还可以免费试用，体验在线档案系统带来的便捷和高效。
