在我国电子凭证改革的浪潮中，电子凭证全流程无纸化时代已然来临。这一变革如同春风拂面，为企业的财务管理带来了新的机遇与挑战。在这样的大背景下，企业对财务数智化管理的需求变得愈发迫切。合思，作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案的供应商，犹如一颗璀璨的明星，其推出的合思档案管理平台，为众多企业解决了财务档案管理的难题，尤其在档案归档规范方面表现卓越。接下来，就让我们以好想你健康食品股份有限公司为例，深入探寻合思档案如何助力企业实现降本增效，同时保障档案归档规范。
好想你：传统档案管理痛点凸显
好想你健康食品股份有限公司，成立于1992年，在2011年成功于深交所中小板上市，成为红枣行业的佼佼者。其品牌价值高达154.21亿元，拥有1000 + 员工、400 + 全国门店数、18家归档主体、2W + 零售网点以及3.6W + 年凭证数。然而，在辉煌的背后，公司在财务档案管理方面却面临着诸多困境，档案归档规范更是难以保障。
在财务归档环节，工作人员需要花费大量的时间去确认单据、发票、回单和凭证的一致性。每一张单据都需要仔细核对，每一个数字都需要反复确认，这不仅耗费了大量的人力和时间，而且档案遗失的情况也难以避免。一旦档案遗失，后续的查找和补充工作将变得异常繁琐，严重影响了工作效率，也对档案归档规范造成了极大的挑战。
纸质档案受限于时间和空间的限制，查找起来更是困难重重。工作人员需要在堆积如山的档案中寻找所需的资料，往往要耗费大量的时间和精力。而且，无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找等功能，使得档案的利用效率大打折扣。在需要紧急查阅档案时，这种不便更是凸显出来，严重影响了企业的决策效率和工作进度，也与档案归档规范的要求背道而驰。
大量纸质档案的管理，对空间和人力的要求巨大。企业需要专门的档案室来存放这些档案，并且需要安排专人进行管理和维护。这不仅增加了企业的成本，而且也存在一定的安全隐患。纸质档案容易受到火灾、水灾、虫害等自然灾害的影响，同时也存在数据泄露的风险。此外，纸质档案管理办法无法保证电子原文件的长期保存，无法确保数据的安全可用，不满足现代企业对档案归档规范的管理要求。
合思档案：定制化解决方案破难题
针对好想你面临的这些问题，合思凭借其专业的技术和丰富的经验，为其提供了一系列定制化的解决方案，有效保障了档案归档规范。
- 打破数据壁垒实现便捷联查
合思档案管理平台打破了数据之间的壁垒，实现了数据同源。财务人员可以通过一键联查的功能，快速准确地获取所需的档案信息。无论是单据、发票还是凭证，都可以在平台上轻松查询和核对。这一功能的实现，大大提高了财务人员的工作效率，减少了人为错误的发生，同时也确保了档案归档的准确性和规范性。
在传统的档案管理模式下，财务人员需要在不同的系统和文件中查找相关信息，不仅耗时费力，而且容易出现信息不一致的情况。而合思档案管理平台的一键联查功能，将所有的档案信息整合在一起，使得财务人员可以在一个平台上完成所有的查询和核对工作。这不仅提高了工作效率，而且也提高了档案管理的质量，为企业的财务管理提供了有力的支持。
- 自动组装助力高效审计
合思档案管理平台还实现了自动组装功能，为企业的内外审计提供了便利。在审计过程中，以档案数据为标准，纸质数据为辅，大大提升了审计效率。平台可以自动将相关的档案信息进行组装和整理，形成完整的审计报告。审计人员可以通过平台快速查阅和分析档案信息，发现潜在的问题和风险。
传统的审计方式需要审计人员手动收集和整理大量的档案信息，不仅耗时费力，而且容易出现遗漏和错误。而合思档案管理平台的自动组装功能，使得审计工作变得更加高效和准确。审计人员可以将更多的时间和精力放在对档案信息的分析和判断上，提高了审计的质量和效果。
- 实物高效管理精准定位
借助虚拟档案库房和二维码技术，合思档案管理平台实现了电子与实物的完美匹配。查阅者只需查询电子档案，即可快速定位实物档案的位置。这一功能的实现，大大提高了档案的查阅效率，减少了查找实物档案的时间和精力。
在传统的档案管理模式下，查找实物档案往往需要耗费大量的时间和精力。工作人员需要在档案室中逐一查找，不仅效率低下，而且容易出现错误。而合思档案管理平台的虚拟档案库房和二维码技术，使得实物档案的管理变得更加智能化和精准化。查阅者可以通过平台快速定位实物档案的位置，提高了档案的利用效率。
显著成效：降本增效见证实力
合思档案解决方案为好想你带来了显著的成果，在实现降本增效的同时，也保障了档案归档规范。
公司在使用合思档案管理平台后，减少了90%的人工耗时。财务人员不再需要花费大量的时间去确认单据、发票和凭证的一致性，也不再需要在堆积如山的档案中查找所需的信息。这使得财务人员可以将更多的时间和精力放在财务管理和决策上，提高了企业的财务管理水平。
总部接收档案的管理耗时减少了80%。通过合思档案管理平台，档案的传递和接收变得更加便捷和高效。总部可以实时获取各分支机构的档案信息，减少了中间环节的时间和成本。
借阅管理的管理耗时减少了67%。查阅者可以通过平台快速查询和借阅所需的档案信息，不再需要到档案室进行现场借阅。这不仅提高了档案的利用效率，而且也减少了档案管理人员的工作量。
预计公司每年可以减少综合成本20万元。通过减少人工耗时、管理耗时和空间成本，合思档案管理平台为好想你带来了实实在在的经济效益。同时，平台的使用也提高了档案管理的质量和效率，为企业的发展提供了有力的支持。
从好想你健康食品股份有限公司的案例可以看出，合思档案管理平台在帮助企业解决财务档案管理痛点、实现降本增效方面具有显著优势。在档案归档规范方面，合思档案管理平台更是发挥了重要作用，确保了企业档案管理的准确性、规范性和安全性。
随着电子凭证全流程无纸化时代的到来，越来越多的企业需要像合思档案管理平台这样的解决方案来提升财务管理水平，保障档案归档规范。如果您的企业也面临类似的财务档案管理难题，不妨选择合思档案。现在，您可以免费试用合思档案管理平台，亲身体验其强大的功能和卓越的性能。立即拨打400 – 105 – 6505或访问www.hosecloud.com了解更多信息。
