在我国电子凭证改革加速推进的当下，电子凭证全流程无纸化时代已然来临。在这一时代浪潮中，合思作为财务数智化服务与电子会计档案解决方案的领先供应商，凭借其推出的合思档案，为众多企业解决财务档案管理难题。接下来，就让我们以好想你健康食品股份有限公司为例，深入了解合思档案带来的降本增效措施。
红枣巨头的财务档案管理困境
好想你健康食品股份有限公司自1992年成立以来，历经多年发展，于2011年成功在深交所中小板上市，成为红枣行业的佼佼者。如今，该公司业务规模庞大，拥有1000 + 员工、400 + 全国门店数以及18家归档主体。
然而，随着企业的不断发展，在财务档案管理方面，好想你也面临着诸多棘手问题。归档工作困难重重，大量的财务档案需要人工整理和分类，耗费了财务人员大量的时间和精力。查找档案更是如同大海捞针，效率低下，常常因为无法及时找到所需档案而影响工作进度。同时，传统的档案管理方式成本高昂，包括纸张、存储设备以及人力等方面的支出。而且，在合规性方面也存在一定隐患，难以满足日益严格的财务监管要求。这些问题不仅制约了企业财务工作的效率，也增加了企业的管理成本，好想你急需一套有效的降本增效措施来解决这些难题。
合思档案：打破壁垒的数据同源方案
针对好想你面临的这些问题，合思档案提供了一系列具有针对性的解决方案，为企业带来了有效的降本增效措施。
合思档案打破了数据之间的壁垒，实现了数据同源。在传统的财务档案管理模式下，不同系统之间的数据无法互通，财务人员在查询和使用数据时需要在多个系统中切换，工作效率极低。而合思档案通过先进的技术手段，将各类财务数据进行整合，让财务人员能够便捷地利用这些数据。只需一键操作，就可以实现联查功能，大大提升了工作效率。例如，财务人员在查询一笔费用报销时，可以同时查看相关的发票、合同等信息，无需再手动去各个系统中查找，节省了大量的时间和精力。
此外，合思档案还支持以档案数据为标准进行内外审计。在审计过程中，传统的方式需要审计人员手动收集和整理大量的档案资料，工作繁琐且容易出错。而合思档案可以自动组装相关的审计数据，审计人员可以直接在系统中进行审计工作，大大提升了审计效率。这种数据同源的解决方案，让财务工作更加高效、准确，为企业的财务管理提供了有力的支持，是企业实现降本增效的重要措施之一。
虚拟库房与二维码：实物档案管理新突破
合思档案在实物档案管理方面也有独特的创新，为企业提供了有效的降本增效措施。
合思利用虚拟档案库房和二维码技术，实现了电子档案与实物档案的完美匹配。在传统的实物档案管理中，档案的存储和查找是一个难题。档案管理人员需要花费大量的时间和精力去整理和存放档案，而且在查找档案时也常常需要在众多的档案架中寻找，效率低下。而合思档案通过建立虚拟档案库房，将实物档案的信息与电子档案进行关联，并为每个实物档案贴上二维码。当查阅者需要查询实物档案时，只需在系统中查询电子档案，就可以通过二维码快速定位实物档案的位置，实现了实物档案的高效管理。
例如，当财务人员需要查阅一份纸质合同档案时，只需在合思档案系统中输入相关信息，系统就会显示该合同的电子档案以及对应的二维码信息。财务人员可以根据二维码信息快速找到实物合同的存放位置，无需再在众多的档案中逐一查找。这种创新的实物档案管理方式，不仅提高了档案的查找效率，还减少了人工管理的成本，是企业实现降本增效的重要手段。
显著成果：降本增效成效显著
合思档案的解决方案为好想你带来了显著的降本增效成果。
在人工耗时方面，通过合思档案的应用，减少了90%的人工耗时。原本需要大量财务人员花费大量时间进行的档案整理、归档和查询工作，现在通过系统的自动化处理，大大减少了人工操作的时间。在总部接收档案管理方面，减少了80%的管理耗时。总部可以更高效地接收和处理各部门的档案，提高了工作效率。在借阅管理方面，减少了67%的管理耗时。借阅流程更加便捷，借阅者可以快速借到所需档案，档案管理人员也可以更轻松地管理借阅记录。
同时，合思档案的应用还为企业带来了可观的成本节约。预计每年可以减少综合成本20万元。这些成本的减少主要体现在纸张、存储设备以及人力等方面。通过电子档案的存储和管理，减少了纸张的使用，降低了存储设备的采购成本；同时，人工耗时的减少也意味着人力成本的降低。
此外，合思档案还保障了财务档案管理的合规性。系统严格按照财务法规和企业内部规定进行设计和开发，确保了档案管理的规范性和准确性。在当前日益严格的财务监管环境下，合规性管理对于企业来说至关重要。合思档案的应用为企业提供了有效的降本增效措施，让企业在财务管理方面更加稳健和高效。
合思档案凭借其先进的技术和完善的解决方案，切实帮助企业解决了财务档案管理中的难题，实现了降本增效和合规经营。这些降本增效措施不仅适用于好想你这样的大型企业，对于其他面临类似财务档案管理问题的企业同样具有借鉴意义。未来，合思将继续深耕财务数智化领域，不断创新和完善产品和服务，为更多企业提供优质的解决方案。如果您的企业也面临着财务档案管理的难题，不妨选择合思档案，现在就可以免费试用，体验合思档案带来的降本增效措施，让企业的财务管理更加有限更有效。
