在数字时代的浪潮中，电子凭证在财务管理和会计领域的重要性与日俱增。自2021年12月1日国家税务总局开展全面数字化的电子发票试点工作以来，截至2023年12月1日，数电票已全面覆盖全国36省区市（含计划单列市）。2023年5月，财政部发布电子凭证会计数据标准（试行版），这一举措标志着电子凭证全流程无纸化时代正式来临。
电子凭证无纸化具有诸多显著优势。它能够优化业务流程，改变传统报销模式下会计凭证“接收难、入账难、归档难”的困境。同时，还能有效降低单位运行成本和社会资源消耗，实现经济效益和环境效益的双赢。然而，随着试点工作的不断深入，电子凭证全面数字化应用仍面临诸多挑战。凭证类型繁多、格式杂乱、协同困难以及容易丢失等问题，如同一道道数字鸿沟，阻碍着单位会计数字化转型的进程。而电子票据归档作为其中的关键环节，其重要性不言而喻。
数字阅读巨头的财务困境
在数字化浪潮中，某知名头部数字阅读品牌虽在行业内占据领先地位，但在财务管理方面却面临着重重困难。该品牌的数据分散在内部多个系统中，业务流程出现断裂，数据整合的难度极大。这直接导致费用管控无法有效落地，预算超标情况时有发生，使得企业的资金使用效率大打折扣。
每个财务月，该品牌均需处理500 + 张单据。全量的原始凭证与财务凭证都需要打印粘贴，财务人员长期陷入大量低价值、机械性的工作中，人效极低。大量的时间和精力被消耗在这些繁琐的事务上，使得他们无暇顾及更具价值的财务分析和决策工作。
此外，全业务数据均需打印成纸质副本进行报销、入账、装盒、上架、归档等操作，这造成了每月大量的纸张浪费。不仅增加了企业的运营成本，也不符合环保理念。同时，票据原文丢失、档案信息不完整的情况时有发生。当业务部门需要借阅历史资料时，工作人员需要在海量的纸质文件中翻找，效率极低，根本无法适应企业快速扩张的需求。电子票据归档工作在这样的情况下，变得异常艰难。
合思量身定制解决方案
合思针对该客户的困境，提供了无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案。这一方案助力企业完成业财平台建设，确保财务数据的准确性，让审计顺利通过，符合上市要求。在提升财务及时性方面，结账时间从T + 15提升到T + 7，年底预计将进一步提升到T + 5，大大提高了财务工作的效率。
该解决方案能够灵活覆盖因公消费全场景，员工无需垫资、无需报销。费用业务数字化渗入日常办公，体现了企业管理以人为本的理念。员工可以更加专注于工作，无需再为繁琐的报销流程而烦恼。
在电子票据归档方面，发票OCR识别验真功能有效保障了企业费用合规。审批流转路径清晰可视，能够有效管理员工借款与核销。同时，保证财务档案原生性存储，规避了电子化时代带来的档案管理风险，高度贴合最新档案法要求以及最新财务档案管理办法要求。
显著成果见证方案实力
合思的解决方案为该客户带来了显著的成果。在增效方面，企业能够实时掌握付款进度，财务人员无需耗费时间单点沟通，大大提高了工作效率。在电子票据归档工作中，档案整理效率得到了极大提升，消除了凭证维度、单据维度、发票维度、银行回单维度整理所耗工时。形成的财务数字档案室，丰富了档案调阅场景，提升了借阅效率。通过精准实物档案定位，也提升了实物档案查找效率。
在降本方面，减少了差旅超标情况，有效改善了预算超额问题。减少了手工记账、人工整理档案的人力成本，同时也减少了财务凭证等产生的纸张及过程中的成本浪费。此外，还减少了财务档案空间占用，节约了空间成本。
在合规方面，发票OCR识别验真有效保障了企业费用合规。审批流转路径清晰可视，有效管理员工借款与核销。保证财务档案原生性存储，规避了电子化时代带来的档案管理风险，高度贴合最新档案法要求以及最新财务档案管理办法要求。
从先进性来看，该解决方案灵活覆盖因公消费全场景，员工无需垫资、无需报销。费用业务数字化渗入日常办公，体现了企业管理以人为本的理念。同时，紧贴双碳目标号召，单套制管理会计档案大幅降低了纸质耗材。实现了“消费 – 报销 – 入账 – 归档”的全面推进数字化转型，为企业的可持续发展奠定了坚实基础。
电子凭证会计数据标准的推广应用，本质上是对企业经济业务数据的数据治理过程。通过将电子凭证的数据（XBRL）与版式（PDF或OFD）分离，极大提升了电子凭证归档的存储和利用效率。电子票据归档作为电子凭证数字化转型的重要环节，对于企业提升财务管理水平、降低成本、提高效率具有重要意义。
合思秉承以客户为中心的服务理念，拥有敏捷的财务收支管理平台。基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务数智化服务。
随着电子凭证数字化转型的加速，企业应积极推进电子凭证常态化处理进程，加速拥抱数字化转型升级，实现财务管理全面提升。合思愿与企业携手，共同推动行业的进步和发展。
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