在当今企业数字化转型的汹涌浪潮中，电子会计档案管理已然成为企业迈向全面数字化的关键一步。随着数电票的迅猛扩张，企业财务档案管理遭遇了全新的挑战，传统的纸质档案管理模式已难以适应企业的发展需求。会计档案政策规定也在不断更新完善，对企业的档案管理提出了更高的要求。北京合思信息技术有限公司旗下的合思档案，作为领先的单套制电子会计档案管理平台，顺势而生，为企业呈上了全面的解决方案。
产品背景：数电票时代档案管理的困境突围
随着2025年数电票全覆盖目标的稳步推进，企业财务档案管理面临着前所未有的挑战。会计档案政策规定日益严格，企业在纸电混合时代的诸多问题逐渐凸显。当下，高达90%的企业在这一阶段陷入了困境。
企业高管面临着纸质档案管理成本居高不下的难题，大量的纸质档案不仅需要耗费高额的存储成本，而且数据难以进行有效的分析和利用，这使得他们在决策时缺乏有力的数据支持。财务人员则承受着巨大的工作压力，档案数据量庞大，整理工作枯燥且繁复，每一个环节都需要耗费大量的时间和精力。业务人员也在抱怨报销流程的繁琐，这不仅影响了工作效率，也降低了员工的满意度。
同时，企业还面临着诸多成本和风险问题。高显性成本方面，纸质凭证输出的耗材成本高昂，存储空间需求巨大；高隐形成本上，手工装册归档的工作量大，数据利用效率低下；高合规风险更是不容忽视，电子会计凭证管理手段的缺乏，纸质档案易损坏的特性，都可能导致企业在面对会计档案政策规定的检查时出现问题。
解决方案：全方位覆盖的档案管理新策略
合思档案不仅仅是一款普通的电子档案管理产品，它更是管理与服务的完美融合。针对不同角色，合思档案提供了全面且细致的解决方案，以满足企业各层面的需求，同时符合会计档案政策规定。
对于CEO/高管而言，合思档案能够帮助他们沉淀数据资产，保障企业的合规管理。在当今数据驱动的时代，数据资产的沉淀对于企业的发展至关重要。通过合思档案，企业能够将分散的财务数据进行整合和分析，为决策提供有力的支持，实现降本增效的目标。同时，严格遵循会计档案政策规定，保障企业在档案管理方面的合规性，避免潜在的法律风险。
对于归档员/财务人员来说，合思档案能够大幅提高工作效率。它实现了档案数据同源，让档案管理变得轻松简单。以往繁琐的档案整理和归档工作，现在可以通过合思档案快速完成，节省了大量的时间和精力。而且，档案数据的同源性保证了数据的准确性和一致性，减少了人为错误的发生。
对于外部审计，合思档案实现了档案外审在线化、可溯源，大大减少了沟通成本。审计人员可以通过在线平台快速获取所需的档案信息，并且能够清晰地追溯档案的来源和处理过程。这不仅提高了审计工作的效率，也增强了审计结果的可信度，符合会计档案政策规定对档案可追溯性的要求。
核心功能：强大优势铸就档案管理利器
合思档案具备多个核心功能和显著优势，能够满足企业多样化的档案管理需求，严格遵循会计档案政策规定。
其领先的单套制解决方案，实现了便捷调阅不打印、混序归集免组装。这一创新功能不仅节约了纸张成本和整理成本，还大大提升了检索效率。企业员工可以通过合思档案快速调阅所需的档案，无需打印纸质文件，既环保又高效。同时，混序归集的方式避免了繁琐的档案组装过程，提高了档案管理的灵活性。而且，该解决方案确保了管理的合规性，符合会计档案政策规定对电子档案管理的要求。
合思档案还具备档案扩展解决方案，企业可以根据自身需求自定义档案类型，实现全流程的扩展管理。这使得企业能够根据不同的业务场景和管理需求，灵活调整档案管理方式，提高了档案管理的适应性。
证据链完整性解决方案保障了财务合规。在会计档案政策规定中，证据链的完整性是非常重要的要求。合思档案通过技术手段确保了财务档案的证据链完整，避免了财务风险的发生。
共享调阅解决方案满足了多维度的档案调阅需求。企业内部不同部门之间可以根据权限共享档案信息，提高了信息的流通效率，促进了部门之间的协作。
数电票解决方案实现了全流程自动化。从数电票的获取、存储到归档，整个过程都可以通过合思档案自动完成，减少了人工干预，提高了工作效率，也符合会计档案政策规定对数电票管理的要求。
实物备查解决方案实现了线上线下的高度关联。企业可以将实物档案与电子档案进行关联，方便在需要时进行查询和核对，确保了档案管理的全面性。
大数据解决方案支持百亿级单据量的匹配关联和海量数据的秒级查询。在当今数据爆炸的时代，企业面临着大量的财务数据。合思档案的大数据解决方案能够快速处理和分析这些数据，为企业提供准确的决策支持，同时也符合会计档案政策规定对数据管理和利用的要求。
在功能介绍方面，合思档案涵盖了电子会计档案全生命周期管理，包括智能采集、预归档服务、基础管理、档案服务等。智能采集功能可以自动采集各种来源的财务数据，提高了数据采集的效率和准确性。预归档服务能够对采集到的数据进行初步的整理和分类，为后续的归档工作做好准备。基础管理功能包括档案的存储、检索、权限管理等，确保了档案的安全和有效利用。档案服务则为企业提供了全方位的档案管理支持，包括档案的借阅、归还、销毁等。此外，合思档案还具备统计分析和应用层功能，能够对档案数据进行深入分析，为企业提供有价值的信息。
应用场景：成功案例见证卓越实力
合思档案在不同类型的企业中都有着成功的应用案例，充分证明了其在会计档案政策规定框架下的卓越实力。
在年单据量2.6亿的企业中，合思档案解决了会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力的问题。通过合思档案，该企业实现了业财一体，将业务数据和财务数据进行了有效的整合，提高了数据的准确性和一致性。同时，管理自动化和流程精简使得企业的档案管理效率大幅提升，实现了降本增效的目标，符合会计档案政策规定对企业档案管理效率和成本控制的要求。
在集团型企业中，合思档案解决了档案管理流程复杂、标准不统一等问题。它帮助企业实现了标准化落地，制定了统一的档案管理标准和流程，提高了档案管理的规范性。而且，合思档案的应用也体现了低碳环保的理念，减少了纸质档案的使用，符合可持续发展的要求，也符合会计档案政策规定对企业环保和规范管理的要求。
在教育集团中，合思档案解决了业务系统多、数据隔离、档案管理低效等问题。它形成了多向、网状的管理结构，将各个业务系统的数据进行了有效的整合和共享，提高了工作效率。通过合思档案，教育集团能够更好地管理财务档案，为教学和科研工作提供有力的支持，符合会计档案政策规定对教育行业档案管理的要求。
无论是政策的推动、合规的要求，还是企业降本增效的目标，电子会计档案已经成为企业数字化建设的必然选择。合思档案凭借其强大的功能、显著的优势和丰富的应用案例，能够帮助企业解决档案管理的难题，实现财务数字化转型。如果您的企业也面临着档案管理的困扰，不妨拨打400 – 105 – 6505，或访问www.hosecloud.com，了解更多合思档案的信息，还可以免费试用，开启企业档案管理的新篇章。
