在数电票迅速普及、纸电混合管理难题日益凸显的当下，企业财务档案管理正面临着前所未有的挑战。传统的管理方式已难以适应新时代的要求，而合思档案作为领先的单套制电子会计档案管理平台，凭借其全面的解决方案，为企业开辟了一条高效、合规的财务档案管理之路。
纸电混合时代的管理困境
在纸电混合的时代背景下，企业在财务档案管理方面遭遇了重重困境。
高显性成本是企业面临的一大难题。纸质凭证输出需要耗费大量的耗材，如纸张、油墨等，这无疑增加了企业的成本支出。同时，纸质档案需要大量的存储空间进行存放，对于一些业务量大的企业来说，存储空间的需求更是巨大。
高隐形成本也不容忽视。手工装册归档工作重复性强，财务人员需要耗费大量的时间和精力来完成这些工作。而且，在查询调阅档案时，条件颗粒度粗糙，难以快速准确地找到所需的档案信息。
高合规风险同样让企业头疼不已。电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，容易出现丢失、损坏等问题。而纸质档案也存在易损坏的风险，一旦遇到火灾、水灾等自然灾害，纸质档案可能会毁于一旦。
企业高管在这种管理模式下，面临着纸质档案管理成本高、数据难分析利用的困境，难以做出精准的决策。财务人员则需要花费大量时间整理核对档案数据，工作效率低下。业务人员在报销流程中也面临着繁琐的手续，体验不佳。此外，数电票管理要求特殊，企业急需专业平台来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。在线发票下载在这个过程中也存在诸多不便，影响了企业的财务管理效率。
合思档案的全面解决方案
合思档案为企业提供了领先的单套制解决方案（标准方案）以及六大场景解决方案。该平台广泛连接业财系统，能够实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配，做到应收尽收。
对于CEO/高管而言，合思档案能够沉淀数据资产，保障合规管理，助力决策数智化。通过对财务档案数据的分析和挖掘，高管可以更好地了解企业的财务状况，做出更加科学的决策。
对于归档员/财务人员，合思档案可以提高工作效率，实现数据透明流转。自动化的归档流程减少了手工操作的工作量，让财务人员有更多的时间和精力投入到更有价值的工作中。
对于外部审计，合思档案实现了档案外审在线化、可溯源。审计人员可以通过在线平台快速准确地获取所需的档案信息，提高审计工作的效率和准确性。在线发票下载功能在整个解决方案中，为企业获取发票数据提供了便捷的途径，进一步提升了财务管理的效率。
合思档案的核心功能亮点
- 智能采集：合思档案通过外部生态的规则引擎、业务映射等，以及内部的EAI插件、API接口等实现多渠道采集。无论是从业务系统、税务系统还是其他数据源，都能快速准确地采集到所需的档案数据，包括在线发票下载，确保数据的完整性和准确性。
- 预归档服务：该平台提供自动归档、业务检测等功能。在档案数据采集完成后，系统会自动进行归档操作，并对数据进行业务检测，确保数据符合相关的业务规则和要求。
- 基础管理：包括档号管理、档案储存等。合思档案对档案进行科学的编号管理，方便档案的查询和调阅。同时，采用安全可靠的存储方式，确保档案数据的安全性和稳定性。
- 档案服务：具备身份调查、实物管理方案等。通过身份调查功能，可以确保只有授权人员才能访问档案信息。实物管理方案则对纸质档案进行有效的管理，避免档案的丢失和损坏。
- 统计分析：涵盖进销项统计、资金统计等。通过对档案数据的统计分析，企业可以了解自身的财务状况，为决策提供有力的支持。
- 多源采集：支持接口互联自主采集和手动采集自主补录。企业可以根据自身的需求选择合适的采集方式，确保数据的及时获取，包括在线发票下载功能，满足企业对发票数据的采集需求。
- 智能制档：通过规则引擎自动组装，字段映射查阅便捷，还有“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案。系统会根据预设的规则自动组装档案，同时对档案的真实性、完整性、可用性和安全性进行检测，确保档案的质量。
- 档案管理：权限管理精准管控，档案目录灵活扩展，系统规范预置档号。企业可以根据不同的岗位和职责，设置不同的档案访问权限，确保档案信息的安全。档案目录可以根据企业的业务需求进行灵活扩展，方便档案的管理和查询。
- 档案应用：多维检索满足多场景查询需求，一站式预览实现穿透联查，还有外部系统调阅、可视化盘点、档案借阅等功能。企业可以通过多种方式查询档案信息，如按时间、按类别、按关键词等。一站式预览功能可以让用户快速查看档案的详细信息，实现穿透联查。外部系统调阅功能方便企业与其他系统进行数据交互，可视化盘点功能让企业对档案的数量和状态一目了然，档案借阅功能则规范了档案的借阅流程。
企业的显著收益
合思档案为企业带来了显著的降本增效。通过自动化的管理流程，减少了纸质材料的使用，降低了耗材成本和存储空间成本。同时，提高了财务人员的工作效率，减少了人力成本的支出。
合思档案实现了电子会计档案管理闭环，让数据“活起来”。通过对档案数据的分析和挖掘，企业可以发现潜在的问题和机会，进行资源重组，优化业务流程。
合思档案满足了企业对电子档案管理系统连接、敏捷、稳定、合规的需求。系统与业财系统广泛连接，确保数据的及时准确传递。同时，系统具有高度的稳定性和安全性，能够有效保障企业的财务档案信息安全。在线发票下载功能在整个收益体系中，为企业提供了便捷的数据获取方式，进一步提升了企业的财务管理水平。
多角色适用的典型场景
合思档案适用于企业高管、财务人员、业务人员、外部审计等不同角色，满足了档案管理、查询、审计等多种场景需求。
对于企业高管来说，合思档案可以帮助他们沉淀数据资产，为决策提供有力支持。通过对财务档案数据的分析，高管可以了解企业的财务状况和经营情况，做出更加科学的决策。
财务人员可以通过合思档案提高工作效率，减轻工作负担。自动化的归档流程和便捷的查询功能，让财务人员能够更加轻松地完成工作。
业务人员在报销流程中可以体验到更加便捷的服务。在线发票下载功能让业务人员可以快速获取发票数据，提交报销申请，提高了报销的效率。
外部审计人员可以通过合思档案实现档案外审在线化、可溯源。在线平台提供了便捷的查询和调阅功能，让审计工作更加高效准确。
客户成功案例见证实力
众多企业已经通过合思档案实现了财务档案管理的数字化转型，取得了显著的成效。
某企业年单据量达到2.6亿，通过合思档案实现了业财一体，管理自动化，流程精简，降本增效。企业的财务人员从繁琐的手工操作中解放出来，工作效率大幅提高。同时，企业的成本支出也得到了有效控制，经济效益显著提升。
世界上最大的重型装备制造商之一通过共享中心统建，实现了档案管理标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保。合思档案的应用让企业的财务档案管理更加规范、高效，符合相关的法规和标准要求。
某企业通过单套制管理方案，统一储存数据，实现了业务证据链完整、数据共享和全生命周期管理，节省了大量成本。企业的各个部门之间可以实现数据的共享和协同，提高了工作效率和决策的准确性。
中国最大的K12民办教育集团之一以电子会计档案为核心，简化了会计管理流程，提高了工作效率。合思档案的智能采集、预归档服务等功能，让企业的财务档案管理更加便捷、高效。
在财务管理数字化的浪潮中，合思档案凭借其强大的功能和成功的实践案例，无疑是企业解决财务档案管理难题、实现数字化转型的得力助手。如果您也想体验合思档案带来的高效财务管理解决方案，现在就可以免费试用，拨打400 – 105 – 6505或访问www.hosecloud.com，开启企业财务档案管理的新篇章。
