在当今数字化浪潮席卷的时代，电子凭证数字化转型已成为财务领域的必然趋势。2024年11月1日，铁路旅客运输领域推广使用全面数字化的电子发票；12月1日，民航旅客运输服务领域也迎来了全面数字化电子发票——航空运输电子客票行程单的推广。这些重大举措如同催化剂，标志着我国电子凭证改革驶入了快车道，电子凭证全流程无纸化时代已然来临。
电子凭证全流程无纸化不仅是财务数智化的必行之路，更有着深远的意义。它有利于优化企业的管理流程，降低单位运行成本以及资源消耗，实现数字化与绿色化的协同转型。在这场变革中，合思作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案的供应商，积极投身其中。合思推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案。并且，基于合思档案在行业应用中的深度实践与丰富案例经验，精心精选各行各业优质“无纸化”实践企业案例，发布了《电子会计档案实践案例集》，这无疑为企业在电子会计档案管理方面提供了极具价值的参考和借鉴。
传统财务档案管理痛点剖析
在传统财务档案管理模式下，企业面临着诸多棘手的问题。这些问题犹如绊脚石，阻碍着企业的高效发展。
对于好想你健康食品股份有限公司而言，财务归档工作可谓是一项繁琐的工程。在归档时，需要花费大量的时间去确认单据、发票、回单和凭证的一致性，即便如此，档案遗失的情况仍难以避免。而且，纸质档案受限于时间和空间的限制，查找时要耗费大量的时间，根本无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找。大量纸质档案的管理，对空间和人力都提出了巨大的要求，成本居高不下。此外，传统的纸质档案管理办法无法保证电子原文件的长期保存，也无法确保数据的安全可用，难以满足企业现代化管理的要求。
COMMUNE幻师同样深受传统档案管理之苦。每年档案耗材、打印、存储成本高达53323元，门店报销周期更是长达2个月。对于电子会计凭证文件，缺乏有效的管理手段，这严重影响了企业的财务管理效率。
云南菜品牌连锁经营也面临着类似的困境。纸质档案打印成本高，多地直营门店产生的大量收款回单和财务凭证都需要打印后归档。档案存储成本同样不容小觑，存储档案需要耗费大量的档案盒、档案柜等资源，而电子源文件却无法得到有效保存，还存在丢失、损毁等风险。在查找纸质档案资料时，海量的资料需要人工逐一查找，耗时耗力，档案资源无法得到有效利用。
金牌橱柜家居科技股份有限公司的会计档案散落于各个系统，档案数据难以利用。财务人员需要逐一打印、手工匹配、组装、装订、上架，工作效率低下。财务临时保管1年后，还要移交综合档案管理，独立的档案室专门存放纸质档案。在面对审计时，仍以纸质档案管理为主，需要人工逐一翻查，不仅效率低，而且难以满足审计的高效要求。
合思全面解决方案策略
面对企业在传统财务档案管理中遇到的种种痛点，合思提出了一套全面的解决方案，为企业开启了财务数智化的新篇章。
合思档案全面打通了电子凭证会计处理全流程各环节，为企业提供了一个专业的电子会计档案管理平台，助力企业实现财务数智化转型。合思通过广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户提供了聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位的财务数智化服务。
合思档案具有诸多强大的功能。它支持自动归档，能够根据预设规则对收集到的数据进行分类和处理，确保信息的有序性和可追溯性。同时，它还提供了在线平台，让员工可以方便地提交申请并进行审批流程，大大提高了工作效率。此外，合思档案集成了财务管理功能，能够支持企业的日常运营和管理活动。
在数据安全和合规方面，合思档案表现出色。它能保证财务档案的原生性存储，有效规避电子化时代带来的档案管理风险。在审计抽查时，档案系统支持灵活的账户权限配置，审计人员可以通过专用的账号下载所需要的电子源文件，既高效又合规。
合思档案核心模块揭秘
合思档案拥有强大的核心模块，其功能蓝图涵盖了便捷调阅不打印，混序归集免组装等特点。同时，实现了电子会计档案全生命周期管理，包括采集、制、管、用四个重要环节。
在档案采集方面，采用开放式接口互联·自主采集的方式，大文件能够自动切割，数电票可以实现自动化解析。这种先进的采集方式，确保了数据的准确和高效。
档案制档环节实现了智能关联·自动组装，并且进行四性检测·业务检测·自定义版式文件。通过这些功能，能够保证档案的质量和规范性。
在档案管理方面，做到了精准权限管控·档案目录灵活扩展，水印管理·档号符合国标要求。这些措施确保了档案的安全和可管理性。
合思档案竞争优势突显
与其他同类产品或传统管理方式相比，合思档案具有显著的竞争优势。
自动化归档功能让企业告别了重复性的工作，档案利用更加便捷高效。档案数据同源，透明流转，便于企业进行监控和分析。以一家年20万凭证、40万回单、30平方米档案室的北京大型制造业企业为例，使用合思档案后，年节约打印成本=(200000 + 400000)0.5 = 300,000元；年节约存储成本=(200000 + 400000)/4000.45 = 675元；年节约档案室成本=30平1.3元/天365 = 14,235元；年节约人力成本=20052*12 = 24,000元；年总节约成本=338,910元。
合思档案支持跨系统调阅、在线借阅等功能，能够高效服务于企业内审。无纸化的管理方式简化了业财流程，将更多的业务时间归还给了业务人员。通过对接标准工具包，实现OFD文件与XBRL工具包原生存储；通过四性检验与业务校验保证档案原生存储安全合规，满足财会6号文涵盖的电子原文件合规性管理，高效管理，提升了企业的财务档案管理能力，实现了财务档案数字化。
多行业成功案例展示
合思档案在不同行业都取得了显著的应用效果，众多成功案例充分证明了其价值。
好想你健康食品股份有限公司采用合思档案方案后，减少了90%的人工耗时，总部接收减少了80%的管理耗时，借阅管理减少了67%的管理耗时，预计每年减少综合成本20万元。
COMMUNE幻师上线电子会计档案管理系统后，实现了自动化归档和财务数据分析。纸张使用量减少了88%，存储空间节省了79%，年节约成本5000万元，报销效率提升了300%。
云南菜品牌连锁经营通过合思落地财务数字化，提高了总部和门店业财融合效率80%。记账凭证、收支两端回单、电子发票全量不打印，线下只保留纸质发票及其粘贴单，节省了打印、存储等总体成本30万/年，财务提效90%，业财融合达成80%，实现了100%的合规降本。
金牌橱柜家居科技股份有限公司使用合思档案后，档案匹配耗时减少了84%，档案查询耗时减少了80%，预估节省总体成本30万 +/年，档案合规性达到了100%。
合思优质服务体系保障
合思秉承以客户为中心的服务理念，为客户提供了全方位的服务保障。
合思分别在北京、杭州、南昌设立了研发中心，不断投入研发力量，确保产品的技术领先性。在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。合思为客户提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务数智化服务。同时，合思拥有专业的技术团队和服务团队，能够为客户提供及时、高效的技术支持和服务保障。
电子凭证全流程无纸化是财务数智化的必然趋势，合思档案全面打通电子凭证会计处理全流程各环节，推动了我国电子凭证数字化转型，打造了电子凭证全链路智能流转的数智化新局面。截至目前，已有7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择合思，实现了降本增效、合规经营和低碳运营，让有限的资源发挥出更大的效益。《电子会计档案实践案例集》中的众多成功案例，也为更多企业提供了可借鉴的经验。
