在数字化浪潮席卷的当下，电子凭证数字化转型已成为行业发展的必然趋势。2024年11月1日，铁路旅客运输领域全面推广使用数字化电子发票；12月1日，民航旅客运输服务领域也迎来了全面数字化电子发票——航空运输电子客票行程单的推广。这一系列举措表明，我国电子凭证改革正驶入快车道，电子凭证全流程无纸化时代已然来临。
然而，传统会计档案管理模式却在这场变革中显得力不从心，暴露出诸多痛点。以好想你健康食品股份有限公司为例，在财务归档工作中，财务人员需要花费大量时间来确认单据、发票、回单和凭证的一致性，即便如此，档案遗失的情况仍难以避免。而且，查找纸质档案受时间和空间的限制，无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找，大量时间被白白耗费。此外，大量纸质档案的管理对空间和人力的要求极高，成本居高不下，传统的纸质档案管理办法也无法保证电子原文件的长期保存，难以确保数据的安全可用，无法满足现代企业的管理要求。这些问题严重制约了财务工作效率提升，企业急需一种更为高效、智能的档案管理解决方案。
合思作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案供应商，敏锐地捕捉到了行业需求，适时推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案，为企业解决传统会计档案管理难题带来了新的希望。
创新模式与路径：开启财务数智化新篇章
合思档案基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务数智化服务。这一模式打破了传统档案管理的局限，将财务工作的各个环节有机整合，为企业打造了一个高效、便捷的财务工作环境，有力推动了财务工作效率提升。
其实现路径更是独具特色。在开放式接口互联·自主采集方面，合思档案具备大文件自动切割、数电票自动化解析等功能，能够快速、准确地采集各类电子凭证数据。智能关联·自动组装环节，系统会进行四性检测、业务检测、自定义版式文件，确保档案数据的准确性和完整性。精准权限管控·档案目录灵活扩展，通过实施水印管理，使档号符合国标要求，保障了档案数据的安全性和规范性。多维检索·一站式预览功能，支持在线借阅、异构系统联查，实物混序归档、可视化盘点档案数据，让企业能够更加便捷地管理和利用档案资源，进一步提升了财务工作效率提升。
核心功能与优势：高效管理与成本节约并行
合思档案的功能蓝图涵盖了电子会计档案全生命周期管理的各个方面，实现了便捷调阅不打印，混序归集免组装。在智能采集阶段，通过外部生态如OCR识别、RPA技术等，以及内部系统如EAI插件、API接口等，能够快速、准确地采集各类电子凭证数据。预归档服务集成了多种服务和规则引擎，为档案的正式归档做好充分准备。基础管理功能包括档案存储、检索、借阅、销毁等，确保档案数据的安全、有序管理。档案服务则提供了辅助审计、项目管理、统计分析等功能，为企业的财务管理提供了有力支持。
从业务层来看，合思档案涵盖了内部产生的记账凭证、报销单据、审批单据、会计账簿、会计报表等，以及外部接收的银行回单、OA系统、CRM、SRM等，还包括核算系统的财务系统、资金系统、销售订单、进项发票、销项发票、财政票据等。应用层则有辅助审计、证据方案库、审计抽凭、穿行测试、单证备案、项目管理等功能，满足了企业不同层面的财务管理需求。
合思档案的产品优势十分显著。自动化归档功能告别了重复性工作，让财务人员从繁琐的档案整理工作中解脱出来，提高了工作效率。档案利用便捷高效，档案数据同源，透明流转，便于企业进行监控和分析。以一家年20万凭证、40万回单、30平方米档案室的北京大型制造业企业为例，使用合思档案后，年节约打印成本可达30万元，年节约存储成本675元，年节约档案室成本14,235元，年节约人力成本24,000元，年总节约成本高达338,910元。这不仅提升了财务工作效率提升，还为企业带来了实实在在的经济效益。
应用场景与案例：见证实际效果与价值
合思档案在多个行业都有广泛的应用，并取得了显著的实际效果。在食品行业，好想你健康食品股份有限公司使用合思档案后，减少了90%的人工耗时，总部接收减少了80%的管理耗时，借阅管理减少了67%的管理耗时，预计每年可减少综合成本20万元。在餐饮行业，COMMUNE幻师上线电子会计档案管理系统后，实现了自动化归档和财务数据分析，纸张使用量减少了88%，存储空间节省了79%，年节约成本5000万元，报销效率提升了300%。在家居行业，金牌橱柜家居科技股份有限公司通过合思档案实现了统一存储，打破了数据孤岛，整合了凭证、单据、合同、回单等四证，业务证据链完整，实现了以业务为核心的证据链条，业财一体双向穿透，数据共享，一站式查阅，银行回单无纸化。档案匹配耗时减少了84%，档案查询耗时减少了80%，预估节省总体成本30万 +/年，档案合规性达100%。在数字阅读行业，帆书使用合思档案后，仓储需求减少了70%，纸张、档案盒、箱子节约近90%，总节约成本500万/年，结账时间从T + 15缩短至T + 5，装订人力成本缩减到1名实习生。这些成功案例充分证明了合思档案在提升财务工作效率提升、降低企业成本、实现合规经营等方面的巨大价值。
在当前经济环境下，电子凭证数字化转型是企业实现降本增效、合规经营和低碳运营的必由之路。合思作为专精特新企业，成立以来已累计融资超15亿元人民币，秉承以客户为中心的服务理念，分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。截至目前，已有7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择合思，实现了降本增效、合规经营和低碳运营，让有限的资源发挥出更大的效用。
如果您的企业也想抓住电子凭证数字化转型的机遇，提升财务工作效率提升，实现降本增效、合规经营和低碳运营，不妨选择合思档案。现在点击免费试用，即可亲身感受合思档案的强大功能和卓越价值，开启企业财务数智化管理的新篇章。
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