合思档案管理平台：开启企业日常费用报销与档案管理新篇章

在当今数字化浪潮席卷的时代，企业的财务管理正经历着前所未有的变革。北京合思信息技术有限公司自2014年创立以来，始终专注于为企事业单位提供财务数智化产品和服务。凭借其敏捷的财务收支管理平台，合思助力企业挖掘更多净利润。旗下的合思档案管理平台，作为领先的单套制电子会计档案管理平台，更是在企业财务档案管理领域崭露头角。

随着2025年数电票全覆盖目标的临近，企业财务档案管理面临着全新的挑战。数电票管理要求的特殊性，使得企业急需专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理需求。同时，企业在推行数字化的进程中，归档、储存环节仍未解决纸质文件储存的难题，电子会计档案成为实现企业全面数字化的“最后一公里”。无论是政策推动、合规要求，还是在当前经济环境下帮助企业降本增效，电子会计档案都已成为企业数字化建设的必然选择。

档案管理市场风云变幻

• 政策东风推动行业前行
  国家出台了一系列文件，为电子会计档案和电子凭证的法律效力保驾护航。2016年1月1日实施的财政部、国家档案局令第79号《会计档案管理办法》，以及2020年3月23日发布的国家档案局、财政部财会[2020]6号《关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》等，都为电子会计档案的发展营造了良好的政策环境。

• 数电票时代催生专业需求
  如今，全国36个省市区已实现数电票试点全覆盖。数电票须经过验签、解析，并以XML格式存档，XBRL文件还要求写入财务入账信息。这一系列特殊要求，使得企业迫切需要专业平台来适应管理需求。

• 纸电混合困境凸显痛点
  在纸电混合时代，90%的企业在档案管理方面遭遇困境。企业高管面临着纸质档案管理成本高、数据难以分析利用的问题；财务人员被档案整理耗费的大量时间和枯燥繁复的工作所困扰；业务人员则在日常费用报销流程中感到繁琐不堪。而电子会计档案与纸质会计档案具备同等法律效力，全面无纸化时代已经到来，档案全生命周期管理闭环成为关注焦点。

企业档案管理痛点剖析

• 显性成本居高不下
  纸质凭证输出需要耗费大量的耗材，同时，档案室、档案柜等存储空间需求大，这无疑是对企业资源的一种浪费。在日常费用报销过程中，大量的纸质发票和单据的打印、存储，增加了企业的显性成本。

• 隐形成本不容忽视
  手工装册归档的重复性工作量大，查询调阅条件颗粒度粗糙，数据不能有效利用，导致内部协作滞后。这不仅影响了工作效率，还增加了企业的隐形成本。例如，在日常费用报销的档案查询中，往往需要花费大量时间在众多的纸质档案中寻找所需信息。

• 合规风险如影随形
  电子会计凭证文件若无有效管理手段，以及不可抗力导致纸质档案损坏，都会使财税管理陷入低效，增加企业的合规风险。在日常费用报销中，电子发票的管理和存储不当，可能会导致企业面临税务风险。

• 全流程问题亟待解决
  企业在档案采集、存储、整理和利用等环节存在诸多问题。业务系统多、数据隔离，纸质票据结构化数据提取困难，实物存档占用空间且易损坏，档案整理耗时长易出错，查阅繁琐且借还状态更新不及时等。这些问题在日常费用报销的档案管理中尤为突出。

合思档案的整体解决方案

• 多元方案满足多样需求
  合思档案提供领先的单套制解决方案（标准方案）+六大场景解决方案，能够满足企业不同场景下的档案管理需求。它广泛连接业财系统，实现发票/回单/凭证/单据/自定义档案的自动匹配、应收尽收，让日常费用报销的档案管理更加高效。

• 精准服务惠及不同角色
  合思档案将管理与服务相融合，针对不同角色提供不同解决方案。为CEO/高管沉淀数据资产、保障合规管理、提升企业财务档案利用效率；为归档员/财务提高工作效率、实现档案数据同源和透明流转；为外部审计实现档案外审在线化、可溯源。在日常费用报销的各个环节，不同角色都能从中受益。

• 高效手段解决管理难题
  合思档案通过便捷调阅不打印、混序归集免组装的方式，为企业解决内外交困的档案管理问题。实现70%节约纸张成本、75%节约整理成本、90%检索效率提升和100%管理合规性，让日常费用报销的档案管理更加轻松。

• 优化流程实现高效管理
  合思档案的单套制解决方案实现了业务及管理流程的优化，包括实物流转和电轨运行。线上一套电子数据管理，财务档案证据链完整，纸质原文件混序归档，会计档案不打印、应收尽收，为日常费用报销的档案管理提供了更优的解决方案。

合思档案核心模块揭秘

• 档案扩展灵活管理
  档案扩展解决方案允许企业自定义档案类型，实现全流程扩展管理。生成式OpenAPI和自定义档案目录帮助企业扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理。提供可扩展的档案目录、自动化的接口封装，实现不同档案类型归档接口配置化，让日常费用报销的档案管理更加灵活。

• 证据链完整保障合规
  证据链完整性解决方案通过可视化的规则引擎，提供不同组合形式的档案匹配组装能力。依照不同类型档案规则将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整档案证据链。创造性提供财务视角下完整性检测方案，保障财务合规，确保日常费用报销的档案管理符合法规要求。

• 共享调阅便捷高效
  共享调阅解决方案满足企业多维度、精细化的档案查阅需求。支持按照财务档案的多维度查询条件，支持一站式、穿透式、跨系统式等浏览能力，便于使用人员快速查找完整业务链数据。在日常费用报销的档案查询中，能够快速定位所需信息。

• 数电票全流程闭环
  数电票解决方案为响应电子凭证会计数据标准化试点工作，提供数电票接收 – 入账 – 归档一体化解决方案。支持9类电子凭证多渠道获取、验签、验真、解析、自动填报、入账、XBRL封装、归档等操作，实现数电票全流程闭环管理，让日常费用报销中的数电票管理更加规范。

合思档案竞争优势突显

• 技术领先实力卓越
  合思自主研发工具包，具备更强大的数据获取、验签、解析能力，且持续迭代、接口开放。拥有大数据解决方案，支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据秒级查询。在日常费用报销的档案管理中，能够快速准确地处理大量数据。

• 合规保障值得信赖
  合思档案符合国家政策要求，通过SOC1、SOC2安全认证，信息安全等级保护三级认证，国家四部委官方试点100%成功验收，确保电子会计档案合规性管理。为企业的日常费用报销档案管理提供了可靠的合规保障。

• 功能丰富满足多样
  合思档案具备智能采集、预归档服务、基础管理、档案服务等全生命周期管理功能，支持多源采集、智能制档、专用格式版式文件等特色功能，满足企业多样化需求。在日常费用报销的各个环节，都能提供相应的功能支持。

• 服务网络覆盖广泛
  合思秉承以客户为中心的服务理念，在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。为客户提供及时、专业的服务，保障日常费用报销档案管理的顺利进行。

合思档案成功案例展示

• 某企业：降本增效成果显著
  某企业年单据量2.6亿，存在会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案通过多系统采集数据、自动匹配组装档案、档案管理电子化等解决方案，实现业财一体、管理自动化、流程精简和降本增效。如数据加载30s、关联匹配15min，凭证与单据关联次数达350亿次等，让日常费用报销的档案管理更加高效。

• 某集团型企业：标准化落地成效斐然
  某集团型企业档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、回单整理费时费力、实物档案异地管理等问题。合思档案的单套制管理方案实现标准化落地，包括安全合规存储、业务完整性检测和单套制落地。整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，纸张打印成本减少100万张纸/年，优化了日常费用报销的档案管理流程。

• 某企业：高效管理节省成本
  某企业档案管理低效，存在会计档案散落各系统、检索依赖多端系统、纸质档案管理问题多等痛点。合思档案的数据集成方案、业务检测方案和跨系统调阅方案，实现统一储存、业务证据链完整、数据共享和全生命周期管理。预估节省总体成本30W + /年，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%，提升了日常费用报销的档案管理效率。

• 某民办教育集团：简化流程提高效率
  某民办教育集团档案管理存在采集、存储、整理和利用等方面的问题。合思档案的数据集成方案、智能化制档方案和电子原文件独立管理方案，以电子会计档案为核心形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，为日常费用报销的档案管理带来了新的改变。

合思服务体系贴心保障

合思在北京、上海、杭州等多地设有办公地点，联系电话为400 – 105 – 6505，网站是www.hosecloud.com，还提供微信公众号二维码和微信小程序二维码。其秉承以客户为中心的服务理念，在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。无论企业在日常费用报销的档案管理中遇到何种问题，都能得到及时、专业的服务。

合思档案管理平台在企业日常费用报销的档案管理中具有重要的价值和意义。它助力企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，推动企业财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用。合思坚持“客户至上”的原则，聆听用户需求以进行产品迭代，让每一个企业都能更好享受数字化转型带来的降本增效。如果您想体验合思档案管理平台为日常费用报销档案管理带来的便捷与高效，不妨点击免费试用，开启企业档案管理的新篇章。