合思档案：开启无纸化报销方案，引领财务数智化转型

在数字化浪潮席卷的当下，电子凭证数字化转型已成为时代的必然趋势。2024年11月1日，铁路旅客运输领域全面推广使用数字化电子发票；12月1日，民航旅客运输服务领域也迎来航空运输电子客票行程单的数字化变革。这一系列举措标志着我国电子凭证改革驶入快车道，电子凭证全流程无纸化时代已然来临。

电子凭证全流程无纸化是财务数智化的必由之路。它不仅能够优化管理流程，突破传统报销模式下会计凭证“接收难、入账难、归档难”的困境，还能有效降低单位的运行成本和资源消耗，实现数字化与绿色化的协同转型。

合思，作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案供应商，敏锐地捕捉到这一趋势，推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案。基于在行业内的深度应用和丰富案例经验，合思精选各行各业优质“无纸化”实践企业案例，发布了《电子会计档案实践案例集》，为企业提供了极具参考价值和借鉴意义的范本。

市场形势：电子凭证数字化转型迫在眉睫

当前，电子凭证开具端已基本实现数字化适配，解决电子凭证接收、报销、入账、归档难的最后一公里即将全面打通，电子凭证数字化转型将进一步提速。

会计凭证作为连接企业经济活动与财务报告的重要数据载体，只有实现电子凭证从开具到接收、报销、入账、归档的全链无纸化，才能真正实现数字化。然而，传统报销模式下会计凭证“接收难、入账难、归档难”的问题，严重制约了企业的财务管理效率和数字化转型进程。

大量纸质档案的管理，对空间和人力提出了巨大要求，成本高昂。而且，纸质档案无法保证电子原文件的长期保存，也难以确保数据的安全可用，无法满足现代企业的管理要求。因此，电子凭证数字化转型已成为企业提升竞争力的关键。

企业痛点：财务档案管理难题待解

许多企业在财务档案管理中面临着诸多痛点。

以好想你健康食品股份有限公司为例，在财务归档时，需要花费大量时间确认单据、发票、回单和凭证的一致性，档案遗失的情况也难以避免。纸质档案受时间和空间的限制，查找时需要耗费大量时间，无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找。大量纸质档案的管理，不仅对空间和人力要求巨大，成本高，而且无法保证电子原文件的长期保存和数据安全，不满足管理要求。

COMMUNE幻师也面临着类似的问题，档案耗材、打印、存储成本高，门店报销周期长达2个月，且缺乏有效的电子会计凭证文件管理手段。

云南菜品牌连锁经营多地直营门店，大量收款回单和财务凭证需要打印后归档，档案存储耗费大量档案盒、档案柜等资源，电子源文件无法得到有效保存，还存在丢失、损毁等风险。海量资料需要人工查找，耗时耗力，无法有效利用档案资源。

金牌橱柜家居科技股份有限公司的会计档案散落于各系统，档案数据难以利用，需要逐一打印、手工匹配、组装、装订、上架。财务临时保管1年后，再移交综合档案管理，独立档案室存放纸质档案，每年提供实物稽查时，需要人工逐一翻查。

整体策略：全生命周期管理与多系统连接

合思档案提供电子会计档案全生命周期管理，涵盖采集、制、管、用四个关键环节。

智能采集环节，通过外部生态（如OCR识别、RPA技术等）和内部系统（如EAI插件、API接口等），实现档案数据的自动化采集，能够对大文件进行自动切割，对数电票进行自动化解析。

预归档服务包含集成服务、规则引擎、元数据服务等，为档案的高效管理奠定基础。

基础管理涉及档案存储、检索、借阅、销毁等，确保档案的安全和有序。

档案服务包括辅助审计、项目管理、统计分析等，为企业的决策提供有力支持。

合思档案通过开放式接口互联·自主采集，实现大文件自动切割·数电票自动化解析；智能关联·自动组装，进行四性检测·业务检测·自定义版式文件；精准权限管控·档案目录灵活扩展，水印管理·档号符合国标要求；多维检索·一站式预览，在线借阅·异构系统联查，实物混序归档·可视化盘点档案数据。

此外，合思档案对接各类异构系统，生成式接口自动采集档案数据，连接NCC、U9、OA、CBS等系统，释放财务人员精力，凭证数据自动匹配组装，业务检测保障证据链完整，档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别会计凭证自动关联匹配及组装，形成完整业务链组合数据。同时，合思档案实现档案全场景数字化利用，打破了需要在同个系统上下联查、切换模块，切换多个系统的壁垒，一键查询多系统凭证相关的数据及影像信息。

核心模块：智能高效的档案管理

合思档案的核心模块为企业提供了智能、高效的档案管理解决方案。

智能采集模块，通过外部生态和内部系统，实现档案数据的自动化采集，大文件自动切割·数电票自动化解析，大大提高了采集效率。

自动制档模块，凭证数据自动匹配组装，业务检测保障证据链完整，档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别会计凭证自动关联匹配及组装，形成完整业务链组合数据，减少了人工操作的繁琐。

精准管理模块，精准权限管控·档案目录灵活扩展，水印管理·档号符合国标要求，确保档案数据的安全和合规。

便捷利用模块，多维检索·一站式预览，在线借阅·异构系统联查，实物混序归档·可视化盘点档案数据，提高了档案利用效率，满足了企业不同场景的需求。

竞争优势：成本节约、效率提升与合规保障

与其他产品相比，合思档案具有显著的竞争优势。

在成本节约方面，以一家年20万凭证、40万回单、30平方米档案室的北京大型制造业为例，年节约打印成本=(200000 + 400000)0.5 = 300,000元；年节约存储成本=(200000 + 400000)/4000.45 = 675元；年节约档案室成本=30平1.3元/天365 = 14,235元；年节约人力成本=20052*12 = 24,000元；年总节约成本=338,910元。

在效率提升方面，好想你健康食品股份有限公司使用合思档案后，减少90%人工耗时，总部接收减少80%管理耗时，借阅管理减少67%管理耗时；云南菜品牌连锁经营使用合思档案后，业财融合提升80%，财务提效90%；高新兴科技集团通过合思档案实现会计档案无纸化管理，归档效率提升90%。

在合规性保障方面，合思档案通过对接标准工具包，实现OFD文件与XBRL工具包原生存储；通过四性检验与业务校验保证档案原生存储安全合规；满足财会6号文涵盖的电子原文件合规性管理，高效管理，提升财务档案管理能力，实现财务档案数字化。

在数据利用便捷方面，合思档案打破需要同个系统上下联查、切换模块，切换多个系统的壁垒，一键查询多系统凭证相关的数据及影像信息，支持跨系统调阅、在线借阅等，高效服务于企业内审。

成功案例：多行业见证合思档案价值

合思档案在不同行业都取得了显著的应用效果和客户收益。

好想你健康食品股份有限公司通过合思档案打破壁垒，实现数据同源，一键联查，工作效率有效提升；自动组装，审计便捷；借助虚拟档案库房和二维码实现电子与实物匹配，查阅者查询电子即可定位实物位置。方案收益包括减少90%人工耗时，总部接收减少80%管理耗时，借阅管理减少67%管理耗时，预计减少综合成本20万元/年。

COMMUNE幻师上线电子会计档案管理系统，实现自动化归档和财务数据分析；去人工化，减少人力成本50%，提高效率；资产化，深度分析档案数据，满足内审需求。方案收益包括纸张使用量减少88%，存储空间节省79%，年节约成本5000万元，报销效率提升300%。

云南菜品牌连锁经营通过合思落地财务数字化，提高总部&门店业财融合效率80%。使用合思档案后，记账凭证、收支两端回单、电子发票全量不打印，线下只保留纸质发票及其粘贴单；财务档案利用便捷，多维检索能力，满足多场景查询需求，系统内可视化管理档案数据，一目了然；业财融合提升80%，节省打印、存储等总体成本30万/年；财务提效90%。

金牌橱柜家居科技股份有限公司通过合思档案统一存储，打破数据孤岛，整合凭证、单据、合同、回单等四证，统一储存，统一标准，统一管理；实现业务证据链完整，以业务为核心的证据链条，业财一体双向穿透；数据共享，一站式查阅，以聚合化，结构化，业务化的档案数据呈现会计资料的结构树，查阅便捷高效；银行回单无纸化，海量银行回单自动采集、切割、组装，实现全面无纸化管理，助力降本增效。方案收益包括档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%，预估节省总体成本30万 +/年，档案合规性100%。

服务体系：全方位保障企业需求

合思拥有完善的服务体系，为企业提供全方位的支持。

合思分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，拥有专业的研发团队，不断进行技术创新和产品升级，确保合思档案始终保持领先地位。

合思在全国22个城市设有直营服务网络，能够为客户提供及时、高效的本地化服务，满足企业的个性化需求。

合思通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市，借助合作伙伴的资源和优势，扩大服务范围，提升服务质量。

合思秉承以客户为中心的服务理念，为客户提供全方位的财务数智化服务，包括聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等。

结尾：选择合思档案，开启财务数智化新征程

合思档案实现了自动化归档，告别了重复性工作，档案利用便捷高效，档案数据同源，透明流转，便于监控、分析，能够帮助企业实现降本增效、合规经营和低碳运营。

随着电子凭证数字化转型的加速，电子会计档案全流程无纸化将成为未来的发展趋势。合思档案将不断创新和完善，为企业提供更加优质的服务。截至目前，7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择合思，实现了降本增效、合规经营和低碳运营，让有限更有效。

合思档案的宣传语“未来财务用合思 让有限更有效”，体现了其在财务数智化领域的价值和使命。如果您也想体验高效、智能的无纸化报销方案，不妨免费试用合思档案，开启企业财务数智化转型的新篇章。