在企业发展的浪潮中，财务数字化转型已成为众多企业提升竞争力的关键举措。北京动力源科技股份有限公司，作为我国电源行业的佼佼者，在这场转型浪潮中也有着自己的探索与实践。
动力源成立于1995年，是我国第一家在上海证券交易所主板上市的电源行业企业。其业务聚焦于数据通信、智慧能源、新能源汽车三大业务板块，是中国铁塔、中国移动等国际知名企业的设备主流供应商，产品广泛应用于国家重点建设项目。2022年3月，动力源更是入选北京市专精特新“小巨人”企业。公司规模庞大，涵盖24个1级部门、81个2级部门，分别归属5个业务线2个营销中心，员工达2400人左右，还有8家子公司，全国30 + 个办事处，甚至在印度、巴基斯坦等国家设立了分支机构。然而，随着企业的不断发展，动力源在财务数字化方面逐渐面临着诸多问题，尤其是差旅环节优化成为了亟待解决的难题。
转型痛点：差旅环节优化困境重重
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自研系统整合难，传统报销弊端多
2011年，动力源便开启了财务数字化转型和业财融合之路，自建了多个系统。但遗憾的是，整体流程依旧复杂，系统之间的壁垒高耸。到2021年与合思合作时，多系统操作体验之差让员工苦不堪言。申请单需要员工在各个系统间频繁切换提交，报销数据则需财务人员手工录入。发票的验真、查重也只能依靠手工进行，这就导致假票、错票、重票的情况难以避免。差标核对等基础性工作占据了财务人员大量的时间，使得差旅环节优化难以推进。 -
系统割裂数据散，信息滞后难管理
同一个报销信息，审批、预算、差标分散在多个系统中管理，无法及时联动。这使得财务制度难以落地，数据报表只能依赖手工统计，不仅耗时费力，而且管理者无法实时掌握数据信息，也就无法对业务运营及时进行调整，差旅环节的管理陷入了困境。 -
业务复杂报销繁，稽核工作难度大
动力源主营通讯基站建设，业务人员需要高频深入全国各乡镇开展项目。这就导致报销涉及的事项和发票类型繁多，稽核工作变得异常繁琐。而且不同类型费用支付方式不同，如机票、酒店由员工订购企业支付，火车票、打车由员工垫资，进一步增加了差旅环节优化的难度。 -
组织架构扩展广，流程繁复难统一
公司组织架构扩展到全国，管理程度不一致。总部通过纸质单据提交出差申请，分公司通过PC端OA系统提交，业务流程难以统一。出差申请通过后，员工仍需通过TMC系统重新提交订票申请，操作重复，信息一致性难以保证，严重影响了差旅环节的效率。
合思方案：精准施策助力差旅环节优化
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系统集成破孤岛，数据同步畅流程
在系统集成方面，合思将动力源HR系统的人员基础信息、部门负责人、组织架构与合思费控进行同步。同时，将动力源BPM系统中的订单数据与合思费控同步，实现了订单支出成本的实时归集和统计。这一举措打破了数据孤岛，让员工告别了多系统的繁复操作，为差旅环节优化奠定了坚实的基础。 -
无需报销新体验，消费合规更轻松
合思为动力源带来了无需报销的全新模式。业务人员因公消费免垫资、免开票，大大提升了员工的幸福感。消费受到申请单和差标管控，确保消费即合规。财务人员可以统一对账，自动拆分子对账单并发起审批，自动创建结算单。发票明细自动绑定，凭证自动生成，一键归档，极大地简化了差旅报销流程。 -
强大连接促协同，数据流转更高效
合思费控系统连接能力强，采用Open API（开放接口）与自定义流程引擎技术，支持标准化方式对接第三方系统，从而打破了数据流转壁垒。在实际应用中，待审批信息能够自动同步到各部门负责人，业务数据跨系统同步应用，加快了业务处理和数据统计效率，有力地推动了差旅环节优化。
实施步骤：稳步推进实现差旅环节优化
合思与动力源开启合作后，有条不紊地推进着解决方案的实施。
首先，合思对动力源现有的系统架构、业务流程和数据情况进行了全面调研和分析。通过深入了解动力源的实际情况，明确了系统集成和功能优化的需求，为后续的工作指明了方向。
接着，按照需求进行系统对接工作。将HR系统、BPM系统等与合思费控进行数据同步，搭建起了统一的财务数字化平台。这一平台的搭建，为差旅环节优化提供了有力的技术支持。
之后，对动力源的员工进行培训。让员工熟悉合思费控系统的操作流程和功能使用，确保系统能够顺利投入使用。只有员工熟练掌握系统的使用方法，才能真正实现差旅环节的优化。
在系统上线后，合思持续进行监控和优化。根据实际使用情况对系统进行调整和完善，保障系统的稳定运行和功能的有效发挥，让差旅环节优化的效果不断提升。
应用成果：显著效益彰显差旅环节优化价值
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操作体验革新，报销效率飙升
多系统集成使得数据互通，员工的操作体验得到了全面革新。员工报销周期从原来普遍的4周缩短至1周以内，报销效率提升了300%。这一巨大的变化，让员工在差旅报销方面节省了大量的时间和精力，差旅环节优化的效果显著。 -
会计减负增效，成本节约可观
会计工作量大幅缩减，人员成本节约了50%。财务人员无需再将大量时间花费在发票校验真伪、认证、审计等流程上，降低了基础工作压力。从手动制作单据到智能制单，财务人员能够节省更多精力去做更有价值的工作，为企业的财务管理带来了新的活力。 -
员工体验提升，填报流程简化
员工申请单信息自动赋值，聚合消费，同屏比价。这极大地缩短了员工填报时间，简化了报销流程，提升了使用体验。员工因公消费多渠道同屏比对，全场景无需垫资，让员工在差旅过程中更加轻松自在，进一步体现了差旅环节优化的价值。 -
管理全程管控，决策精准高效
管理实现了事中预算 – 事中控制 – 事后分析的全程管控，管理者能够随时随地查看财务数据，动态掌握企业信息。通过综合分析报表发现问题，对业务运行进行高效、及时、准确的决策，彻底摆脱了企业传统费控先发生后退责的“盲盒”模式，为企业的发展提供了有力的支持。
动力源反馈与行动号召
动力源通信、海外业务财务总监陈华林表示：“企业数字化转型初期，往往过度关注系统的流程性与功能性，却忽视了根本问题。因此，将管理方案嵌入财务信息系统，强调处理时效，实现精细化管理降本增效，其实更有意义。面对复杂的需求，合思总能第一时间解决，合作只是服务的开始，未来我们还要继续结合动力源的业态和组织变化，用敏捷、丰富的无需报销应用场景配合企业全球化业务。”
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