在企业的运营管理中，财务档案管理是一项至关重要却又容易被忽视的工作。良好的财务档案管理不仅有助于企业合规经营，还能为企业降本增效。今天，我们以好想你健康食品股份有限公司为例，看看合思的智能档案系统是如何助力企业解决财务档案管理难题，实现降本增效的。
好想你健康食品股份有限公司成立于1992年，并于2011年在深交所中小板上市，成为红枣行业的佼佼者。历经多年发展，其品牌价值高达154.21亿元，拥有1000 + 员工、400 + 全国门店、18家归档主体、2W + 零售网点，年凭证数达3.6W + ，企业人数超500 + 。如此庞大的业务规模，对财务档案管理提出了极高的要求。
传统管理痛点凸显
在合思智能档案系统介入之前，好想你主要采用纸质档案进行财务档案管理。这种传统的管理方式在实际操作中暴露出诸多痛点。
首先，财务归档工作犹如一场耗时的“拼图游戏”。财务人员在归档时，需要花费大量时间逐一确认单据、发票、回单和凭证的一致性。在这个过程中，档案遗失的情况难以避免，一旦出现遗失，又需要花费更多的时间去查找和补充，极大地降低了工作效率。
其次，纸质档案受限于时间和空间的限制。查找档案就像在茫茫大海中捞针，要耗费大量的时间和精力。而且，无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找，严重影响了企业的运营效率。当企业需要进行审计或其他财务查询时，这种弊端就更加明显。
合思方案精准破局
针对好想你面临的这些痛点，合思凭借其智能档案系统提供了一系列行之有效的解决方案。
– 数据同源一键联查
合思的智能档案系统打破了数据之间的壁垒，实现了数据同源。对于财务人员来说，这意味着可以便捷地利用系统进行一键联查。以往需要花费大量时间和精力去核对的单据、发票、回单和凭证，现在只需在系统中轻轻一点，就能快速获取相关信息，工作效率得到了有效提升。这种便捷的操作方式，让财务人员从繁琐的核对工作中解脱出来，有更多的时间和精力去处理更有价值的财务分析和决策工作。
– 自动组装审计便捷
在审计方面，合思智能档案系统实现了自动组装功能。内外审计以档案数据为标准，纸质数据为辅，大大提升了审计效率。系统会自动对相关数据进行整理和分析，生成符合审计要求的报告，减少了人工干预和错误的可能性。审计人员可以更加快速、准确地获取所需信息，提高了审计的质量和效率。
– 实物高效管理匹配
对于实物档案的管理，合思智能档案系统借助虚拟档案库房和二维码实现了电子与实物的完美匹配。查阅者在查询电子档案时，系统会自动定位实物档案的位置，方便快捷地找到所需的纸质档案。这种管理方式不仅提高了档案的查找效率，还减少了实物档案的损坏和丢失风险，确保了档案的完整性和安全性。
方案实施成果显著
经过一段时间的实施，合思智能档案系统在好想你取得了显著的成果和效益。
– 人工耗时大幅减少
通过合思智能档案系统的应用，好想你减少了90%的人工耗时。财务人员从繁琐的档案管理工作中解放出来，能够将更多的时间和精力投入到核心业务中，为企业的发展提供更有力的财务支持。
– 总部管理耗时降低
总部接收档案的管理耗时减少了80%。以往需要大量人力和时间去处理的档案接收和整理工作，现在通过系统的自动化处理，变得更加高效和便捷。这使得总部能够更加及时、准确地获取各分支机构的财务信息，加强了对企业整体财务状况的掌控。
– 借阅管理高效优化
借阅管理的管理耗时减少了67%。在智能档案系统的支持下，借阅流程更加规范化和自动化，借阅者可以通过系统快速提交借阅申请，管理人员可以及时审批并提供借阅服务。同时，系统还可以对借阅情况进行实时监控和管理，确保档案的安全和合理使用。
– 综合成本预计降低
预计每年可减少综合成本20万元。这不仅包括人工成本的降低，还包括档案存储、管理等方面的成本节约。通过智能档案系统的应用，好想你实现了资源的优化配置，提高了企业的经济效益。
引领企业数智转型
合思作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案的供应商，推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案。该智能档案系统以其先进的技术和卓越的性能，为企业提供了一站式的财务档案管理解决方案。
截至目前，已有7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择合思，实现了降本增效、合规经营和低碳运营，让有限的资源发挥出更大的效益。在当前经济环境下，企业面临着越来越多的挑战和机遇，实现财务数智化转型已成为企业提升竞争力的必然选择。
如果您的企业也面临着财务档案管理的难题，不妨选择合思智能档案系统，开启财务数智化转型之旅。现在，您可以免费试用合思智能档案系统，亲身感受其带来的便捷和高效。让合思智能档案系统助力您的企业实现降本增效，创造更加美好的未来。
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