在数字化浪潮汹涌澎湃的当下，电子凭证数字化转型已成为时代发展的必然趋势。2021年12月1日，国家税务总局拉开了全面数字化的电子发票试点工作的帷幕，到2023年12月1日，数电票已然在全国36省区市全面落地。2023年5月，财政部发布电子凭证会计数据标准，这一举措犹如一声号角，正式宣告电子凭证全流程无纸化时代的来临。
电子凭证无纸化宛如一把双刃剑，它不仅能够优化业务流程，降低单位运行成本和社会资源消耗，实现经济效益和环境效益的双赢，然而全面数字化应用的道路并非一帆风顺，仍面临着多重数字鸿沟。在这样的大背景下，合思作为一家专注于为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，挺身而出，凭借其敏捷的财务收支管理平台，助力企业挖掘更多净利润。合思始终秉承以客户为中心的服务理念，在北京、杭州、南昌设立了研发中心，在全国22个城市构建了直营服务网络，并通过500 + 合作伙伴将服务覆盖到国内外数百个城市，为企业的财务数字化转型提供了坚实的保障。这其中，合思的档案管理解决方案更是发挥着至关重要的作用。
经典零食品牌的财务困局
有这样一家畅销30余年的国民经典零食品牌，它宛如一颗璀璨的明星，在零食市场熠熠生辉。其年单据量高达2.6亿，销售版图覆盖全国，供应链错综复杂，多种销售渠道并行。然而，辉煌的背后却隐藏着诸多财务挑战与痛点。该品牌的管理流程横跨多个系统，繁杂且低效，就像一个混乱的迷宫，让财务人员在其中迷失方向。
差旅管理方面，差旅平台对账方案缺乏灵活性，而企业对核算精细化管理的要求却日益提高。财务人员不得不花费大量时间在Excel中进行二次整理，人工记账的方式不仅效率低下，还难以释放财务价值。在成本管控上，事前事中管控不连贯，差旅控制既不精细也不灵活，导致差旅成本居高不下，企业难以实现精细化成本管控。
档案管理更是让企业头疼不已。纸电混合的会计档案来源广泛、数量巨大，手工整理和查找工作如同大海捞针，极易出错，造成了高额人力物力的浪费。在这样的困境下，该品牌急需一套高效的档案管理解决方案来摆脱困境。
合思量身定制解决方案
合思针对该客户的困境，精心打造了无需报销的“消费 – 入账 – 归档”档案管理解决方案。
在员工消费环节，员工进行差旅申请并通过业务审批后，有两种订购方式可供选择。既可以通过合思商城订购，也可以选择TMC订购。合思商城和TMC分别会提供对账单，为后续的财务核算提供清晰的依据。
财务核算、记账环节，合思设立了对账结算中心。在线上，能够实现统一开票、自动拆分结算、自动记账，大大提高了财务工作的效率。在线下，统一开票后进行线下结算、手工记账，满足不同业务场景的需求。
档案管理环节是合思解决方案的一大亮点。合思环节实现了L4级无需报销共享受阅、混序装盒、自动制档，其他TMC环节实现L3级无需报销录入发票等档案。这一解决方案提供了便捷申请，员工无需垫资、无需开票、无需报销、无需打印，真正做到了让员工轻松消费。同时，实现了同屏比价，统一开票、自动拆分对账、记账去人工化，提高了财务工作的准确性和效率。此外，还支持多源采集，智能制档、实物档案混序归档、档案借阅全线上化管理，让档案管理更加科学、高效。
数字化成效显著
该品牌在应用合思的档案管理解决方案后，取得了显著的数字化成效。
在成本节约方面，年度节约了200万 + 的差旅费用。企业在合思商城的差旅消费从2023年3月的40%左右大幅上升到2024年2月的75%左右。基于合思商城，企业消费可实现线上开票、自动对账记账，财务入账效率提升了60%，这无疑为企业节省了大量的时间和成本。
在业财连接方面，实现了电子会计档案全流程合规化、自动化、数字化闭环管理。数据采集与校验环节，打通了12个系统完成数据采集、自动校验档案完整性，并通过千亿次计算建立档案证据链，确保了数据的准确性和安全性。
在档案管理方面，实现了线上线下一体化管理。标准化的线上借阅流程规范了档案室管理，简化的装订流程大幅降低了成本。智能关联功能让凭证上下游单据以树状结构呈现，清晰明了。以数字化方式管理会计档案，在保障数据安全的同时，管理效率得到了大幅提升。
合思方案优势与未来展望
合思的档案管理解决方案具有诸多优势，能够有效解决企业财务痛点。它打破了多系统独立运行的壁垒，实现了数据的互通，让会计凭证查阅更加便捷，降低了会计档案管理成本，简化了差旅费申请和审批流程，提高了财务对账和记账的效率。
电子凭证会计数据标准的推广应用是企业经济业务数据的数据治理过程，它将推动电子凭证的全链无纸化，有利于降低企业运行成本和社会资源消耗，实现经济效益和环境效益的共赢。随着数电票和智能化时代的到来，企业电子凭证数字化转型已成为必然趋势，这将推动无需报销迈向L5级，实现全场景、全链路智能化无需报销。
合思凭借其强大的技术实力和丰富的行业经验，为企业提供了免费试用、灵活定价模式、强大的集成能力等多种优势服务。如果您的企业也渴望在财务数字化转型的浪潮中抢占先机，不妨拨打400 – 105 – 6505，或者访问网站www.hosecloud.com，免费试用合思的档案管理解决方案，开启财务数字化转型之旅。
