业务流程档案化：合思档案引领企业财务档案管理新变革

在数字化浪潮席卷而来的当下，企业财务档案管理正面临着前所未有的挑战与机遇。2025年数电票将实现全覆盖，这意味着企业财务档案管理必须直面新的挑战，加快信息化建设的步伐。数电票需要经过验签、解析，并以XML格式存档，XBRL文件还要求写入财务入账信息，企业迫切需要专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。

在纸电混合时代，企业各个层面都面临着不同的档案管理痛点。企业高管为纸质档案管理成本居高不下且占用大量储存空间而烦恼，档案数据缺乏汇总整理，难以进行有效的分析和利用。财务人员则深陷于海量档案数据的整理工作中，手动逐一匹配、核对确认的过程枯燥又繁复，耗费大量时间和精力。业务人员在出差、招待后的报销环节，也饱受纸质票据流程繁琐、耗时过长的困扰。

此外，纸质档案还存在着高显性成本、高隐形成本和高合规风险等问题。纸质凭证输出的耗材成本高，档案室、档案柜等存储空间需求大；手工装册归档的重复性工作量大，查询调阅条件粗糙，数据无法有效利用；电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，不可抗力还可能导致纸质档案损坏。企业在推行数字化的过程中，虽然通过OA系统、资金系统等解决了部分线上业务处理问题，但在归档、储存环节仍然无法解决纸质文件储存及数据存储线下载体的问题，严重影响了企业的全面数字化进程。业务流程档案化已成为企业解决这些痛点的关键需求。

合思方案：全面击破管理痛点

合思档案为企业提供了一套全面且针对性强的解决方案，助力企业实现业务流程档案化。合思档案提供领先的单套制解决方案（标准方案）和六大场景解决方案，能够满足企业在不同场景下的档案管理需求。它广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配，确保应收尽收。

对于CEO/高管而言，合思档案有助于沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案的利用效率。通过挖掘财务档案数据的价值，助力企业决策数智化，提升财务服务效率，实现降本增效和绿色低碳运营。

对于归档员/财务人员，合思档案能够显著提高工作效率，让他们告别重复低价值的工作。实现档案数据同源，数据全流程透明流转，便于监控和分析，轻松完成档案管理工作，提高档案利用效率。

对于外部审计人员，合思档案实现了审计不进档案室，档案外审在线化、可溯源。支持一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务人员无需与审计人员重复沟通、补充审计资料。

功能概览：涵盖多元管理需求

合思档案产品拥有丰富的功能模块，包括发票（大数据解决方案）、单据（档案扩展解决方案）、凭证（费控系统）、账簿（税务系统）、报表（QA系统）、电子档案（资金系统）、纸质档案（影像系统）、自定义档案（业务系统）、实物备查解决方案（更多系统）、数电票解决方案（共享调阅解决方案）等。

它支持电子会计档案全生命周期管理，包括智能采集、预归档服务、基础管理、档案服务、统计分析、应用层等环节。在智能采集方面，通过外部生态的规则引擎、业务映射等，以及内部的EAI插件、API接口等，实现多源采集。同时，既支持自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，也支持手动采集和自主补录，满足不同情况下的采集需求。

智能制档功能是合思档案的一大亮点。通过规则引擎实现电子凭证数据自动匹配组装，会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据。同时，具备字段映射功能，让凭证数据业务化、业务数据财务化，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接。业务流程档案化在这些功能的支持下得以高效实现。

核心亮点：彰显独特产品优势

合思档案具有诸多核心亮点，使其在市场中脱颖而出。便捷调阅不打印，混序归集免组装，打破物理空间限制，用户可以在线自由调阅档案。预置规则引擎自动匹配业务数据、银行回单、会计凭证与发票等，确保档案完整性的同时自由穿透档案链。通过关键词检索，能够快速定位相关档案，提升检索效率、降低查询难度。融合“混序归档”“分类归档”等功能，为企业提供不同阶段的电子会计档案管理方案，实现档案合规不打印，助力双碳目标落地。

应收尽收是合思档案的另一大优势。采用“四性检测 + 业务检测”双模检测方案，满足财务档案管理要求的特殊性，实现归档即合规。业务检测基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，支持金额、数量、票种等精细化方案配置；四性检测满足国家档案局发布的相关要求。

大数据解决方案支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据秒级查询，深入提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，提高档案管理效率、释放档案数据价值。档案扩展解决方案可自定义档案类型，全流程扩展管理，生成式OpenAPI和自定义档案目录帮助企业扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理，提供可扩展的档案目录、自动化的接口封装，实现不同档案类型归档接口配置化，企业可按自身管理需求自定义归档目录。这些亮点都为业务流程档案化提供了有力支撑。

价值体现：多维度赋能企业发展

合思档案为企业带来了显著的价值。在降本增效方面，它让企业更有效地“收紧钱袋子”。彻底告别传统手工归档，档案不打印，可节约纸张成本、整理成本，提升检索效率，保障管理合规性。

电子会计档案管理成为闭环全量业财系统的“连接器”，补足了企业信息化建设的空白，拉通了业财税档全链路。让数据“活起来”，企业可以从数据到决策，真正利用档案数据，实现数据价值。基于档案数据进行统计分析、辅助审计等，为企业决策提供有力支持。

通过资源重组，实现企业效益最大化。前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效提升，提高企业整体运营效率。业务流程档案化在这些价值体现中发挥着关键作用。

典型场景：增强用户代入感

在不同的使用场景中，合思档案都能发挥重要作用。对于企业高管，可通过合思档案沉淀数据资产，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化，提升财务服务效率，打响数字化转型决胜之战。

对于归档员/财务人员，可提高工作效率，告别重复低价值工作，实现档案数据同源，数据全流程透明流转，便于监控、分析，轻松完成档案管理，提高档案利用效率。

对于外部审计人员，审计不进档案室，实现档案外审在线化、可溯源，支持一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务无需与审计重复沟通，补充审计资料。

在企业的日常运营中，涉及到发票管理、报销业务、档案借阅、审计等场景，合思档案都能提供相应的支持。如发票的采集、验签、解析、入账、归档，报销业务的单据匹配、关联，档案的多维检索、一站式预览，审计的证据方案库、凭证抽凭查询等。业务流程档案化贯穿于这些典型场景之中。

成功案例：用数据证明实力

众多企业通过使用合思档案解决方案，取得了显著的管理成效。某企业年单据量2.6亿，存在会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。采用合思档案解决方案后，多系统采集数据，业务、财务数据应收尽收，自动匹配组装档案，会计凭证上下游单据树状结构呈现，档案管理电子化，借阅管理信息化，安全保障可追溯，简化装订流程，1分钟快速定位数据，减少打印与邮寄。实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效，数据指标良好，如凭证总量14W +，单据总量50W +，数据加载30s，关联匹配15min，凭证与单据关联次数350亿次，单据与单据关联次数800亿次。

世界上最大的重型装备制造商之一，面临档案管理流程复杂、凭证附件标准/会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理财务信息难整合等问题。合思的单套制管理方案实现了安全合规存储、业务完整性检测、单套制落地。整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，释放1/3，纸张打印成本减少100万张纸/年，实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，积极响应政策。

某企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，如会计档案散落各系统、日常检索依赖多端系统分散查询、纸质档案管理为主实物翻阅效率低易损坏易丢、电子发票和电子银行回单存档不合规范等。合思的单套制管理方案包括数据集成方案、业务检测方案、跨系统调阅方案。实现了统一储存，打破数据孤岛，业务证据链完整，实现业财一体双向穿透，数据共享，一站式查阅便捷高效，全生命周期管理可控，有效减低财务管控风险，预估节省总体成本30W +/年，合规性管理100%，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。

中国最大的K12民办教育集团之一，面临低效的档案管理现状，如采集环节业务系统多数据隔离、纸质票据结构化数据提取困难、电子发票处理耗时费力，存储环节实物存档占用空间且易损坏，整理环节财务账表归档装订复杂，利用环节实物凭证与业务分散无法智能查找等问题。合思的单套制管理方案包括数据集成方案、智能化制档方案、电子原文件独立管理。以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。这些成功案例充分证明了业务流程档案化在实际应用中的可行性和有效性。

市场定位：凸显差异化竞争优势

合思是一家为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，在企业费控报销信息化细分领域市场占有率第一，服务6000 +企业客户，是福布斯中国科技50强，通过SOC1、SOC2安全认证和信息安全等级保护三级认证。

合思档案是领先的单套制电子会计档案管理平台，其单套制解决方案符合数字社会、数字政府高效运行的文件管理模式，是我国电子文件管理模式调整的目标和方向。合思自主研发工具包，具有更加强大的数据获取、验签、解析能力，持续迭代、接口开放，能更好地适应数电票管理要求的特殊性。

合思档案具备广泛连接的能力，可连接各类异构业财系统，广泛采集数据，成为企业全面数字化收尾的“兜底”系统；拥有100%自动归档能力，强大的规则匹配能力，最大程度减少人工介入，实现自动组装、归档；符合国家政策要求，进行电子会计档案合规性管理；具备灵活承接、持续迭代的能力，满足接收管理数电票的能力，且拥有稳定的迭代能力，及时应对变化。这种独特的市场定位和差异化优势，为企业实现业务流程档案化提供了可靠保障。

合思档案助力企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，助力企业财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用。它能帮助企业降本增效，提升档案管理效率，保障合规性，实现业财融合，让企业在数字化时代更具竞争力。

随着数电票的全面覆盖和企业数字化转型的深入，合思档案将不断优化和升级，持续满足企业日益增长的档案管理需求。有望在更多行业和企业中得到广泛应用，为推动企业财务数智化发展做出更大贡献。

如果您的企业也面临财务档案管理难题，不妨拨打400 – 105 – 6505与我们联系，或访问www.hosecloud.com了解更多信息，体验合思档案带来的高效、便捷的档案管理解决方案。扫描微信公众号二维码和微信小程序二维码，添加合思小助手，获取更多产品动态和服务支持，还可免费试用合思档案，开启企业财务档案管理的数字化新篇章。