在当今数字化浪潮席卷的时代，企业的财务数智化转型已成为提升竞争力的关键举措。以高新兴科技集团为例，作为一家上市公司和智慧城市物联网产品与服务提供商，高新兴每年研发投入占营业收入的10%以上，拥有核心知识产权超过2000项。然而，在档案管理方面，高新兴却面临着诸多难题。而合思档案的出现，为高新兴解决了这些难题，也为企业财务数智化转型提供了有力支持。
高新兴：档案管理困境待解
高新兴员工数量达3000 + 人，国内服务网点有170多个，信息化系统5个，年银行回单数10万 +、发票数15万 +、电子凭证量30万 +。如此庞大的业务规模，使得档案管理成为了一项艰巨的任务。
– 成本之困
在传统的档案管理模式下，报销、采购付款等业务流程需要打印、整理、装订及归档，这不仅耗费大量的纸张和人力，还占用了库房人员的管理成本。而且，借阅流程及实物借出繁琐，降低了工作效率。
– 合规隐患
电子源文件未合规保存，不符合会计电子档案管理法规。档案归档规范由人工控制，存在合规性隐患，缺少系统化控制。这给企业的财务合规带来了潜在风险。
– 利用低效
目前公司查询相关发票、收付款凭据及其他附件难度较大，耗费大量人力，不能实现跨系统调阅。这使得企业在需要查阅档案时，往往需要花费大量的时间和精力。
合思方案：精准击破档案难题
针对高新兴在档案管理方面的困境，合思为其提供了一套针对性强、行之有效的解决方案。
– 低本对接
畅连异构系统：合思档案具有低开发成本的优势，能够对接各类异构系统。通过生成式接口自动采集档案数据，连接高新兴的NCC、U9、OA、CBS等系统。这使得不同系统之间的数据能够实现互联互通，为后续的档案管理工作奠定了基础。
– 自动制档
释放财务精力：合思档案实现了凭证数据自动匹配组装。业务检测保障证据链完整，档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别会计凭证自动关联匹配及组装，形成完整业务链组合数据。这大大释放了财务人员的精力，提高了工作效率。在发票关联管理方面，能够准确地将发票与相关业务数据进行关联，确保财务数据的准确性和完整性。
– 全场景利用
打破查询壁垒：合思档案实现了档案全场景数字化利用，打破了需要同个系统上下联查、切换模块，切换多个系统的壁垒。一键查询多系统凭证相关的数据及影像信息。无论是查询发票，还是其他档案资料，都变得更加便捷高效。
实施步骤：步步为营搭建体系
合思档案解决方案的实施过程有条不紊，为高新兴搭建了一套完整的档案管理体系。
– 数据采集
连接异构系统：利用生成式接口自动采集档案数据，连接高新兴的NCC、U9、OA、CBS等各类异构系统。这一步骤确保了档案数据的全面性和准确性，为后续的档案管理工作提供了数据支持。
– 规则配置
实现关联匹配：配置档案关联规则，实现不同系统、不同类别会计凭证自动关联匹配及组装。在发票关联管理方面，通过合理的规则配置，能够将发票与相应的业务凭证进行准确关联，方便后续的查询和管理。
– 搭建链条
保障证据完整：搭建完整业务链组合数据，保障证据链完整。这使得企业的档案管理更加规范、合规，为企业的财务决策提供了有力支持。
显著成效：效率成本双丰收
高新兴实施合思档案解决方案后，取得了显著的成果与效益。
– 效率飞升
归档效率提升90%，大大提高了档案管理的工作效率。财务人员不再需要花费大量的时间和精力进行档案的整理和归档工作，能够将更多的时间投入到核心业务中。
– 成本骤降
为企业年节约成本30万 +，有效降低了企业的运营成本。通过减少纸张的使用、提高工作效率等方式，为企业节省了大量的开支。
客户评价：高度认可合思档案
高新兴对合思档案给予了高度评价与反馈。通过合思档案实现会计档案无纸化管理，应收尽收，自动化制档提高效率。档案利用更便捷，支持跨系统调阅、在线借阅等，高效服务于企业内审。无纸化简化业财流程，将业务时间归还业务。在发票关联管理方面，合思档案的精准关联和便捷查询功能，为企业的财务管理提供了极大的便利。
行动号召：开启财务数智化之旅
合思是一家为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，通过敏捷的财务收支管理平台，帮助企业挖出更多净利润。截至目前，7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择合思，实现降本增效、合规经营和低碳运营，让有限更有效。
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