在当今数电票快速扩张的时代，企业财务档案管理正面临着前所未有的挑战。发票合规政策不断更新完善，2025 年数电票将实现全覆盖，这对企业的档案管理信息化建设提出了更高的要求。数电票需经过验签、解析，以 XML 格式存档，XBRL 文件还要求写入财务入账信息。企业若想适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求，就迫切需要专业的“电子会计档案管理平台”。
在纸电混合时代，企业面临着诸多档案管理痛点。从成本角度来看，一方面是高显性成本，纸质凭证输出的耗材成本居高不下，同时还需要大量的档案室、档案柜等存储空间；另一方面是高隐形成本，手工装册归档不仅重复性工作量巨大，而且查询调阅条件粗糙，数据难以有效利用。此外，企业还面临着高合规风险，电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，而纸质档案又可能因不可抗力因素遭到损坏。
企业高管在管理纸质档案时，不仅花费巨大的成本，而且储存占地问题严重，档案数据也难以进行分析利用。财务人员需要手动逐一匹配、核对大量的档案数据，工作枯燥且繁复。业务人员报销时，纸质票据的留存和上交流程繁琐。虽然企业通过 OA 系统、资金系统等建设解决了部分线上业务处理问题，但在归档、储存环节，纸质文件储存和数据存储线下载体的问题仍然存在。保证档案原生性是确保企业财务档案管理合规的关键，也是实现企业全面数字化的必经之路。
合思档案：全方位满足企业档案管理需求
合思档案应运而生，为企业提供了全面的档案管理解决方案。它不仅提供领先的单套制解决方案（标准方案），还有六大场景解决方案，能够广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收，满足企业不同场景下的档案管理需求。
对于 CEO/高管而言，合思档案能够沉淀数据资产，保障企业的合规管理。在发票合规政策日益严格的背景下，它能提升企业财务档案的利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化，实现降本增效和绿色低碳运营。
归档员/财务人员使用合思档案可以大幅提高工作效率，告别重复低价值的工作。档案数据同源，全流程透明流转，便于监控和分析，让他们能够轻松完成档案管理工作，提高档案利用效率。
外部审计人员使用合思档案可以实现档案外审的在线化和可溯源。他们可以一键查询借阅档案，权限也能一键下放和回收，这样财务人员就无需与审计人员重复沟通补充审计资料，大大提高了审计工作的效率。
核心功能：铸就合思档案独特优势
-
多源采集：灵活适配，高效集成
合思档案具备强大的多源采集功能。基于跨系统数据集成要求，它提供自动生成式 Open API 实现快速集成，同时预制系统连接器，能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，还支持自定义数据采集方案。对于不满足系统集成要求的零散会计资料，它支持多种便捷的手动数据补录方式，如单张 PDF 大文件、多张回单/发票自动切割，自定义配置 Excel 导入模板实现结构化数据批量导入。在发票合规政策的要求下，这种灵活的采集方式能够确保企业全面、准确地收集档案数据。 -
智能制档：精准匹配，高效检测
在智能制档方面，合思档案的会计档案关联规则可以可视化配置，不同系统、不同类别的核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，可减少 90%的人工匹配工作量。它还有辅助人工整理功能，关联任务执行进度可视化。已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接。同时，采用“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案，保障归档数据真实、完整、安全、可用，严格遵循发票合规政策的要求。 -
档案管理：精细权限，灵活分类
合思档案在档案管理上具有高度的灵活性和精细度。它支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围也可以自定义。同时，支持自定义档案目录分类，能够灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口。系统规范预置档号，满足国标档号规则格式，支持不同核算单位按不同编号规则及流水号重置规则，确保企业档案管理的规范性和合规性。 -
档案应用：便捷查询，高效利用
合思档案的档案应用功能强大。它支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，按目录、全文检索，批量检索。智能搭建多种类型组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯。支持第三方业财系统直接查看档案信息，提供档案影像调阅接口。实现档案数据资产化，借阅服务方便，借阅过程透明化，一键到期催还。档案移交、鉴定、销毁全流程线上化管控，线下实物管理与电子档案高度关联，有虚拟库房可视化监控等功能，为企业在发票合规政策下的档案利用提供了有力支持。
应用案例：见证合思档案卓越成效
-
海量单据企业：实现电子化转型
某企业年单据量高达 2.6 亿，面临着会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力的问题。合思档案通过多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现了档案管理电子化、借阅管理信息化。它简化了装订流程，减少了打印与邮寄。管理成效显著，实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效，数据指标表现良好，如数据加载快、关联匹配时间短、关联次数多等，在发票合规政策的执行上也更加高效。 -
集团型企业：标准化管理新突破
某世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，面临档案管理流程复杂、凭证附件标准/会计档案管理制度不统一、回单整理费时费力、实物档案异地管理难等问题。合思档案的单套制管理方案包括安全合规存储、业务完整性检测、单套制落地，实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，提高了整理匹配效率，减少了存储空间成本和纸张打印成本，符合发票合规政策的严格要求。 -
档案管理低效企业：整合资源，高效管理
某企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，如会计档案散落各系统、检索依赖多端系统分散查询、纸质档案管理问题多、电子发票和回单存档不合规范等。合思档案的数据集成方案实现广泛连接、应收尽收；业务检测方案能快速核查档案关系链条和数据金额匹配情况；跨系统调阅方案可跨系统调阅完整业务链条的档案数据。管理成效包括统一储存、业务证据链完整、数据共享、全生命周期管理，还大幅节省了成本，有效应对发票合规政策的挑战。 -
教育集团企业：智能化提升管理效率
某中国最大的 K12 民办教育集团之一存在采集、存储、整理、利用环节的低效问题。合思档案的数据集成方案实现应收尽收、统一数据标准；智能化制档方案搭建全业务版式文件自动生成及归档，实现智能化自动组装；电子原文件独立管理完成电子票据合规存档。管理成效显著，以电子会计档案为核心形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，借阅简便高效，确保了企业在发票合规政策下的档案管理合规性。
在当前经济环境下，无论是政策推动、合规要求，还是为了帮助企业降本增效，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案助力企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，助力企业财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用。众多事业单位、央企、行业领军企业和国家试点企业都已选择合思档案，如海亮教育、徐福记、中交水规院、金牌橱柜等，他们都取得了良好的应用效果。
如果您的企业也想解决档案管理问题，实现数字化转型，不妨选择合思档案。合思在北京、上海、杭州等多地设有办公地点，联系电话为 400 – 105 – 6505，网站是 www.hosecloud.com，还有微信公众号和微信小程序，您可以通过这些渠道进一步了解和使用合思档案。现在，您还可以免费试用合思档案，亲身体验它的强大功能和卓越效果。
