在当今竞争激烈的商业环境中，企业文件保管的高效性与合规性愈发重要。以好想你健康食品股份有限公司为例，合思在财务数智化服务领域，特别是电子会计档案管理方面，展现出了卓越的能力，成功帮助企业解决业务痛点，实现降本增效。
客户简介：红枣巨擘的辉煌征程
好想你健康食品股份有限公司，自1992年成立以来，历经近三十年的风雨洗礼，于2011年在深交所中小板成功上市，成为红枣行业的一颗璀璨明星。其品牌价值高达154.21亿元，彰显着强大的品牌影响力。公司拥有1000 + 员工，在全国布局了400 + 门店，18家归档主体有条不紊地运转，2W + 零售网点遍布各地，年凭证数多达3.6W +。作为中国红枣上市第一股和河南省试点单位，好想你在行业内的地位不言而喻。如此庞大的业务规模，也对企业文件保管提出了更高的挑战。
业务背景现状与痛点：传统保管的困境
在传统的档案管理模式下，好想你面临着诸多业务痛点。
归档难题：财务人员在进行档案归档时，如同在浩渺的大海中寻找特定的珍珠，需要花费大量时间来确认单据、发票、回单和凭证的一致性。而且，档案遗失的情况时有发生，一旦重要档案丢失，可能会给企业带来难以估量的损失。这种繁琐的归档流程，严重影响了工作效率，让财务人员苦不堪言。
查找困境：纸质档案受限于时间和空间的双重束缚。当需要查找某份档案时，往往需要耗费大量的时间在堆积如山的档案中翻找。无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找，使得工作效率大打折扣。例如，在进行审计或业务查询时，由于查找困难，可能会延误重要决策的时间。
成本之殇：大量的纸质档案需要占用巨大的空间来存放，同时还需要配备专门的人力进行管理。从档案的存储设备到管理人员的工资，这些成本加起来是一笔不小的开支。而且，随着企业业务的不断发展，档案数量还在持续增加，成本压力也在不断攀升。
合规挑战：传统的纸质档案管理办法在电子文件的长期保存和数据安全方面存在明显不足。无法保证电子原文件的长期保存，也难以确保数据的安全可用，这显然无法满足现代企业的管理要求。在日益严格的监管环境下，合规问题成为了企业发展的一大隐患。
解决方案：合思档案的智慧之钥
针对好想你面临的这些问题，合思提供了一套全面的电子会计档案管理解决方案。
打破壁垒数据同源：合思档案为财务人员打造了一个便捷的工作平台，实现了数据的一键联查。通过打破不同数据之间的壁垒，让财务人员可以轻松地获取所需信息，大大提升了工作效率。就像在一个大型图书馆中，有了一本详细的索引，读者可以迅速找到自己需要的书籍。
自动组装审计便捷：在审计过程中，合思档案以档案数据为标准，纸质数据为辅，实现了审计的自动化和高效化。内外审计人员可以更加方便地获取准确的档案数据，提升了审计效率。例如，在进行年度审计时，不再需要花费大量时间去核对纸质档案，只需要在系统中即可完成大部分审计工作。
实物高效管理：借助虚拟档案库房和二维码技术，合思档案实现了电子档案与实物档案的完美匹配。查阅者只需要在系统中查询电子档案，就可以快速定位实物档案的位置。这就好比给每一份档案都贴上了一个精准的定位标签，无论何时何地，都能轻松找到所需档案。
实施过程与步骤：无缝衔接的转型之路
合思为好想你量身定制了电子会计档案管理平台——合思档案，帮助其实现了电子凭证从开具到接收、报销、入账、归档的全链无纸化。具体实施过程包括以下几个关键步骤。
系统对接：合思团队与好想你原有的财务系统进行了深度对接，确保数据能够在不同系统之间顺畅流通。这就像修建了一条高速公路，让信息能够快速、准确地传输。
数据迁移：将好想你原有的大量纸质档案和电子数据进行了全面迁移，确保数据的完整性和准确性。在迁移过程中，合思采用了先进的技术和严格的质量控制体系，确保每一份数据都能安全地迁移到新的系统中。
员工培训：为了让好想你员工能够熟练使用合思档案系统，合思组织了专业的培训课程。培训内容涵盖了系统的操作流程、功能使用方法以及常见问题的解决办法。通过培训，员工们能够迅速上手，为新系统的顺利运行提供了有力保障。
取得的成果与效益：显著提升的企业价值
通过使用合思档案，好想你在企业文件保管方面取得了显著的成果和效益。
人工耗时大减：在档案归档和管理过程中，减少了90%的人工耗时。财务人员不再需要花费大量时间在繁琐的手工操作上，而是可以将更多的精力投入到数据分析和决策支持等更有价值的工作中。
管理耗时降低：总部在接收档案时，管理耗时减少了80%。这使得总部能够更加高效地处理档案信息，及时为企业决策提供支持。同时，借阅管理的管理耗时也减少了67%，提高了档案的使用效率。
成本节约可观：预计每年可以减少综合成本20万元。这不仅包括了档案存储和管理的直接成本，还包括了因提高工作效率而带来的间接成本节约。这些节约下来的成本可以投入到企业的其他业务中，为企业的发展提供更多的资金支持。
客户评价与反馈：高度认可的合作伙伴
好想你对合思档案给予了高度评价。借助合思档案，企业实现了财务档案的数字化管理，工作效率得到了极大提高，成本也显著降低。同时，合思档案满足了企业的合规要求，为企业的稳定发展提供了有力保障。财务人员表示，合思档案的使用让财务工作更加便捷、高效，为企业的发展注入了新的活力。
如果您的企业也面临着企业文件保管的难题，不妨选择合思。我们将为您提供专业的财务数智化解决方案，帮助您实现降本增效、合规经营和低碳运营，让有限更有效。立即拨打400 – 105 – 6505或访问www.hosecloud.com了解更多，还可以免费试用我们的产品，开启企业文件保管的数智新时代。
