在企业发展的长河中，财务数字化转型已成为众多企业追求高效运营、提升竞争力的关键举措。以北京动力源科技股份有限公司为例，这家成立于1995年的企业，是我国第一家在上海证券交易所主板上市的电源行业企业。其业务聚焦数据通信、智慧能源、新能源汽车三大业务板块，产品广泛应用于国家重点建设项目，还在2022年3月入选北京市专精特新“小巨人”企业。然而，即便如此优秀的企业，在财务数字化道路上也曾面临诸多挑战，而合思为其提供的财务数字化解决方案，借助跨部门预算协作，成功助力动力源解决痛点、提升效益。
动力源困境：业务发展中的财务迷雾
动力源自2011年便开启了财务数字化转型和业财融合之路，先后自建费控系统、采购管理系统等。但在跨部门预算协作方面，整体流程依然复杂，系统壁垒高，实际情况与预期差距较大。
多系统操作体验差，手工录入合规难。员工在提交申请单时，需在各系统间频繁切换，报销数据还需财务手工录入，发票验真、查重等工作也依靠手工进行，差标核对等基础性工作占据了大量时间，严重影响了跨部门预算协作的效率。
系统割裂、数据分散、信息滞后也是一大问题。同一个报销信息在多个系统分散管理，无法及时联动，导致财务制度难以落地，数据报表依赖手工统计，管理者无法实时掌握数据信息，这对跨部门预算协作的决策造成了极大阻碍。
动力源业务覆盖面广、报销模式复杂，业务人员高频深入全国各乡镇开展项目，报销涉及事项和发票类型繁多，稽核工作繁琐，不同类型费用支付方式不同，这进一步增加了跨部门预算协作的难度。
合思良方：跨部门预算协作的智慧之策
- 系统集成：数据桥梁搭建跨部门协作纽带
合思在系统集成方面下足了功夫。将动力源HR系统的人员基础信息、部门负责人、组织架构与合思费控同步，同时将动力源BPM系统中的订单数据与合思费控同步。通过这样的方式，实现了订单支出成本的实时归集和统计，为跨部门预算协作提供了准确的数据支持。不同部门之间可以基于这些同步的数据，更好地规划和管理预算，避免了因数据不一致而导致的预算偏差。 - 产品应用：无需报销重塑跨部门协作流程
合思提出的无需报销模式，颠覆性地重塑了商旅出行流程。在跨部门预算协作中，业务人员因公消费免垫资、免开票，消费受申请单和差标管控，确保消费即合规。财务统一对账，自动拆分子对账单并发起审批，自动创建结算单，发票明细自动绑定，凭证自动生成，一键归档。这一系列操作不仅简化了报销流程，还让各部门在预算使用和管理上更加透明和高效，促进了跨部门之间的协作与沟通。 - 系统连接：打破壁垒促进跨部门数据流通
合思系统连接能力强，运用Open API（开放接口）与自定义流程引擎技术，支持标准化方式对接第三方系统，打破了数据流转壁垒。待审批信息自动同步各部门负责人，业务数据跨系统同步应用，加快了业务处理和数据统计效率。在跨部门预算协作中，各部门可以实时获取相关数据，及时调整预算安排，提高了预算的执行效率。
实施之旅：跨部门预算协作的落地征程
- 全面评估：精准定位跨部门协作痛点
合思首先对动力源的现有系统和业务流程进行全面梳理和评估。通过深入了解各部门的业务需求和预算管理情况，确定了需要集成和优化的关键环节。这一步骤为后续的系统集成和跨部门预算协作奠定了坚实的基础，确保了解决方案能够精准地解决动力源的实际问题。 - 分步集成：稳步推进跨部门数据同步
在确定关键环节后，合思逐步推进系统集成工作。按照预定计划将HR系统、BPM系统等与合思费控进行数据同步和对接。每一步都经过精心规划和测试，确保数据的准确性和稳定性。在这个过程中，跨部门之间的沟通与协作更加紧密，为后续的预算管理和协作提供了有力保障。 - 员工培训：提升跨部门人员协作技能
合思对动力源员工进行了全面的培训，使其熟悉合思费控系统的操作流程和功能。培训涵盖了各个部门的相关人员，确保每个员工都能在跨部门预算协作中发挥自己的作用。通过培训，员工们能够更加熟练地使用系统，提高了工作效率，也增强了跨部门之间的协作能力。 - 持续优化：动态调整跨部门协作策略
在系统上线后，合思持续进行监控和优化。及时解决出现的问题，根据动力源的业务变化和需求进行调整和完善。跨部门预算协作也在这个过程中不断优化，各部门之间的协作更加顺畅，预算管理更加科学合理。
动力源蝶变：跨部门预算协作结出硕果
- 操作革新：效率提升促进跨部门协作
多系统集成，数据互通，让动力源的操作体验全面革新。员工报销周期由4周缩减至1周以内，效率提升300%。这一变化不仅让员工的工作更加轻松，也促进了跨部门之间的协作。各部门在报销流程上的沟通更加顺畅，预算使用更加透明，为跨部门预算协作提供了良好的环境。 - 成本节约：资源优化助力跨部门协作
会计工作量大幅缩减，人员成本节约约50%。这使得企业能够将更多的资源投入到跨部门预算协作和业务发展中。各部门可以更加合理地安排预算，提高资源的利用效率，实现了跨部门之间的资源优化配置。 - 体验提升：便捷操作激发跨部门协作活力
员工申请单信息自动赋值，聚合消费，同屏比价，极大缩短了员工填报时间，简化了报销流程，提升了使用体验。因公消费多渠道同屏比对，全场景无需垫资。这让员工在跨部门预算协作中更加积极主动，促进了部门之间的交流与合作。 - 合规增效：智能管理保障跨部门协作质量
财务审批有依据，费控更合规，结算更统一。从手动制作单据到智能制单，财务人员节省了更多精力做更有价值的工作。在跨部门预算协作中，财务部门能够更好地监督和管理预算，确保各部门的预算使用符合规定，提高了跨部门协作的质量。
动力源心声：跨部门预算协作的美好展望
动力源通信、海外业务财务总监陈华林表示，面对复杂的需求，合思总能第一时间解决。合作只是服务的开始，未来还要继续结合动力源的业态和组织变化，用敏捷、丰富的无需报销应用场景配合企业全球化业务。在跨部门预算协作方面，动力源期待与合思继续携手，不断优化协作流程，提升协作效率，为企业的发展注入新的动力。
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