在企业的运营管理中，企业文件保管一直是一项至关重要却又颇具挑战的工作。以好想你健康食品股份有限公司为例，合思档案在帮助其解决财务痛点、实现降本增效方面展现出了卓越的成效，为企业文件保管提供了优秀的解决方案。
红枣上市企业的文件保管困境
好想你健康食品股份有限公司自1992年成立以来，在红枣行业深耕多年，并于2011年成功在深交所中小板上市。作为一家上市企业，其业务规模不断扩大，企业文件保管的难度也与日俱增。
在传统的企业文件保管模式下，好想你面临着诸多业务痛点。首先是归档难的问题，大量的财务文件需要人工进行分类、整理和归档，不仅耗费大量的时间和人力，还容易出现错误和遗漏。其次，查找文件的速度慢，当需要查阅某份文件时，往往需要花费大量的时间在堆积如山的文件中寻找，严重影响了财务工作的效率。
此外，企业文件保管的成本也居高不下。包括文件存储的空间成本、纸张成本以及人工成本等，都给企业带来了不小的负担。而且，在合规性方面也存在一定的风险，由于文件管理不规范，可能会导致在审计等过程中出现问题，影响企业的正常运营。这些问题严重影响了财务工作的效率和质量，制约了企业的进一步发展。
合思档案：打破壁垒实现数据同源
合思针对好想你在企业文件保管方面的问题，提供了全面的解决方案。其中一个重要的举措就是打破数据壁垒，实现数据同源。
在传统的文件管理模式下，不同部门之间的数据往往是孤立的，导致信息流通不畅。合思通过先进的技术手段，将各个系统的数据进行整合，实现了数据的同源。这意味着财务人员可以通过一键联查的方式，快速获取所需的文件信息。
例如，当财务人员需要查阅某笔业务的相关文件时，只需在系统中输入关键词，就可以快速定位到相关的文件，大大提升了工作效率。这种数据同源的方式，不仅减少了人工查找文件的时间和工作量，还提高了数据的准确性和一致性，为企业文件保管提供了更加便捷和高效的方式。
自动组装：以档案数据为审计标准
合思的解决方案还引入了自动组装的功能，以档案数据为审计标准，进一步提升了审计效率。在企业文件保管过程中，审计是一项重要的工作环节。传统的审计方式需要审计人员手动查阅大量的文件，不仅效率低下，还容易出现遗漏和错误。
合思的自动组装功能可以根据预设的规则，将相关的文件自动组装成审计所需的数据包。同时，以档案数据作为审计的标准，确保审计的准确性和合规性。审计人员可以通过系统快速获取审计所需的文件和数据，进行全面的审计工作。
这种方式不仅节省了审计人员的时间和精力，还提高了审计的质量和效率。在企业文件保管中，审计的高效进行对于保障企业的合规运营具有重要意义，合思的这一解决方案为企业提供了有力的支持。
虚实匹配：高效管理实物档案
在企业文件保管中，实物档案的管理也是一个重要的方面。合思借助虚拟档案库房和二维码技术，实现了电子与实物档案的匹配，高效管理实物档案。
虚拟档案库房为企业提供了一个数字化的档案存储空间，可以对实物档案进行详细的记录和管理。通过为每份实物档案贴上二维码，财务人员可以通过扫描二维码快速获取该档案的相关信息，包括档案的存储位置、内容摘要等。
当需要借阅实物档案时，也可以通过系统进行预约和管理，实现了实物档案的信息化管理。这种电子与实物匹配的方式，不仅提高了实物档案的查找和借阅效率，还减少了实物档案的丢失和损坏风险，为企业文件保管提供了更加安全和可靠的保障。
显著成效：降本增效成果斐然
通过合思的解决方案，好想你在企业文件保管方面取得了显著的成效。在人工耗时方面，减少了90%。以往需要大量人工进行的文件归档、查找等工作，现在通过系统的自动化处理，大大减少了人工的投入。
总部接收文件的管理耗时也减少了80%。通过数据同源和自动化处理，总部可以快速获取和处理各部门的文件，提高了文件传递和处理的效率。在借阅管理方面，减少了67%的管理耗时。借阅流程的信息化和自动化，使得借阅管理更加便捷和高效。
从成本方面来看，预计每年可以减少综合成本20万元。这些成本的减少主要体现在人工成本、存储成本等方面。通过提高企业文件保管的效率和质量，合思的解决方案为好想你带来了实实在在的经济效益。
满意认可：携手迈向未来
虽然文档未提及好想你具体的反馈，但从显著的成效可以推测出企业对合思的解决方案是满意和认可的。在企业文件保管这个重要的工作领域，合思的解决方案切实解决了好想你面临的问题，提升了财务工作的效率和质量，为企业的发展提供了有力的支持。
基于此次合作的良好成效，双方未来有望进一步深化合作，拓展更多业务场景，实现更全面的财务数智化转型。在企业文件保管方面，也可以进一步优化和完善解决方案，为企业提供更加优质和高效的服务。
开启企业文件保管新征程
如果你也想让企业在财务数智化转型中实现降本增效、合规经营，在企业文件保管方面取得更好的成效，不妨选择合思。合思拥有专业的团队和先进的技术，能够为企业提供全方位的解决方案。
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