在当今数字化浪潮席卷的时代，企业的财务数字化转型已成为提升竞争力的关键举措。北京动力源科技股份有限公司，作为我国电源行业的佼佼者，在财务数字化的征程中也面临着诸多挑战。
北京动力源科技股份有限公司成立于 1995 年，是我国第一家在上海证券交易所主板上市的电源行业企业。其业务聚焦数据通信、智慧能源、新能源汽车三大业务板块，产品广泛应用于国家重点建设项目。2022 年 3 月，动力源入选北京市专精特新“小巨人”企业。动力源拥有约 2400 名员工，旗下有 8 家子公司、全国 30 + 个办事处，还在印度、巴基斯坦等国家设立了分支机构，涵盖 24 个 1 级部门、81 个 2 级部门，分别归属 5 个业务线 2 个营销中心。如此庞大的规模和复杂的组织架构，使得动力源在财务数字化转型过程中遭遇了不少难题。
自研系统整合困境，传统报销模式掣肘
动力源从 2011 年开始踏上系统自研之旅，虽在一定程度上实现了部分操作流程的线上化，但整体流程却陷入了复杂的泥潭。大量自研系统之间难以整合，系统壁垒高耸。员工在提交申请单时，需要在各个系统间频繁切换，繁琐至极。而财务人员则要手工将报销数据录入系统，发票的验真、查重也只能依靠手工操作，这就导致假票、错票、重票的情况难以避免。差标核对、贴票、制证等基础性工作占据了财务人员大量的时间，使得工作效率低下。实时报销审批在这样的系统环境下根本无法实现，严重阻碍了企业财务流程的顺畅运行。
系统割裂数据分散，信息滞后管理失准
同一个报销信息，审批、预算、差标分散在多个系统中管理，无法及时联动。这就导致财务制度难以落地，数据报表依赖手工统计，耗时费力。管理者无法实时掌握数据信息，也就无法对业务运营进行及时的操偏。系统的割裂和数据的分散，使得企业在决策时如同盲人摸象，难以把握全局。实时报销审批更是无从谈起，因为信息的滞后使得审批流程无法及时跟进，影响了企业的资金流转和运营效率。
业务复杂报销繁琐，稽核工作困难重重
动力源主营通讯基站建设，业务人员高频深入全国各乡镇开展项目。报销涉及的事项和发票类型繁多，稽核工作变得异常繁琐。不同类型费用支付方式也各不相同，如机票、酒店由员工订购企业支付，火车票、打车由员工垫资。这种复杂的业务覆盖面和报销模式，增加了财务处理的难度，实时报销审批难以顺利推进。财务人员需要花费大量的时间和精力来核对每一笔报销，确保费用的合理性和合规性。
组织架构扩张，流程繁复统一困难
随着公司组织架构迅速扩展到全国，管理程度不一致的问题逐渐凸显。总部通过纸质单据提交出差申请，分公司通过 PC 端 OA 系统提交差申请，业务流程难以统一。出差申请通过后，员工仍需通过 TMC 系统重新提交订票申请，操作重复，信息一致性难以保证。这种组织架构和流程的复杂性，使得实时报销审批的难度进一步加大，降低了企业的运营效率和管理水平。
面对动力源在财务数字化转型过程中遇到的诸多痛点，合思凭借其专业的解决方案，为动力源带来了新的转机。
系统集成同步数据，订单成本实时归集
在系统集成方面，合思将动力源 HR 系统的人员基础信息、部门负责人、组织架构与合思费控同步，同时将动力源 BPM 系统中的订单数据与合思费控同步。这样一来，实现了订单支出成本的实时归集和统计，打破了系统之间的数据壁垒。员工的基本信息和订单数据能够在合思费控系统中实时共享，为实时报销审批提供了准确的数据支持。财务人员可以根据这些实时数据，快速进行报销审批，提高了审批效率。
无需报销重塑流程，消费合规结算自动
合思推出的无需报销模式，颠覆性地重塑了商旅出行流程。业务人员因公消费免垫资、免开票，幸福感大幅提升。消费受到申请单和差标的管控，确保了消费即合规。财务人员可以统一对账，自动拆分子对账单并发起审批，自动创建结算单。发票明细自动绑定，凭证自动生成，一键归档。这种模式不仅简化了报销流程，还提高了报销的准确性和合规性，使得实时报销审批成为可能。员工在消费后无需再进行繁琐的报销操作，财务人员可以根据系统自动生成的信息进行快速审批，大大缩短了报销周期。
强大连接打破壁垒，数据流转高效便捷
合思的系统连接能力强大，采用 Open API（开放接口）与自定义流程引擎技术，支持标准化方式对接第三方系统，从而打破了数据流转壁垒。在实际应用中，待审批信息能够自动同步到各部门负责人，业务数据可以跨系统同步应用，加快了业务处理和数据统计效率。实时报销审批在这种高效的数据流转环境下得以顺利实现，各部门负责人可以及时收到审批信息，根据实际情况进行审批，提高了企业的决策效率。
虽然参考资料未提及具体实施步骤，但合思在为动力源实施解决方案的过程中，必然是经过了精心的规划和严谨的执行。从系统的对接调试到人员的培训指导，每一个环节都需要细致入微的处理，以确保解决方案能够顺利落地并发挥最大的功效。
多系统集成革新体验，报销周期大幅缩短
合思的解决方案实施后，动力源实现了多系统集成，数据互通，操作体验得到了全面革新。员工报销周期由普遍 4 周缩减至 1 周以内，效率提升了 300%。实时报销审批的实现，使得员工的报销能够及时得到处理，资金能够快速到账，提高了员工的满意度。同时，也加快了企业的资金流转，提高了企业的运营效率。
会计减负成本节约，员工体验显著提升
会计工作量大幅缩减，人员成本节约了 50%。员工申请单信息自动赋值，聚合消费，同屏比价，极大缩短了员工填报时间，简化了报销流程，提升了使用体验。员工因公消费多渠道同屏比对，全场景无需垫资。实时报销审批让员工不再为报销问题而烦恼，能够更加专注于工作，提高了工作效率。财务人员也从繁琐的基础工作中解放出来，有更多的精力去做更有价值的工作。
财务审批有据可依，费控合规结算统一
财务人员无需将时间花费在发票校验真伪、认证、审计等流程，降低了基础工作压力。从手动制作单据到智能制单，节省了更多精力做更有价值的工作。财务审批有了明确的依据，费控更加合规，结算更加统一。实时报销审批确保了每一笔报销都符合企业的财务制度和规定，提高了企业的财务管理水平。
全程管控实时决策，摆脱传统费控模式
管理实现了事前预算 – 事中控制 – 事后分析的全程管控，管理者能够实时了解企业经营数据。通过综合分析报表，管理者可以发现问题，对业务运行进行高效、及时、准确的决策，彻底摆脱了企业传统费控先发生后退责的“盲盒”模式。实时报销审批为管理者提供了实时的财务数据，使得管理者能够及时掌握企业的资金流向和费用支出情况，为企业的决策提供了有力的支持。
动力源通信、海外业务财务总监陈华林表示：企业数字化转型初期，往往过度关注系统的流程性与功能性，却忽视了根本问题。因此，将管理方案嵌入财务信息系统，强调处理时效，实现精细化管理降本增效，其实更有意义。面对复杂的需求，合思总能第一时间解决，合作只是服务的开始，未来还要继续结合动力源的业态和组织变化，用敏捷、丰富的无需报销应用场景配合企业全球化业务。
众多像动力源这样的专精特新企业在合思财务数字化解决方案的助力下，实现了降本增效、合规经营和低碳运营。如果您的企业也面临着财务数字化转型的难题，不妨选择合思，让有限更有效。现在就可以免费试用合思的财务数字化解决方案，开启企业财务数字化转型的新篇章。
