在电子凭证数字化转型的时代浪潮中，企业财务数智化升级已成为大势所趋。合思，作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案供应商，凭借其先进的合思档案管理平台，正助力众多企业解决财务档案管理难题，实现降本增效，推动档案归档规范的全面落实。本文将以好想你健康食品股份有限公司为例，深入剖析合思的解决方案及带来的显著成效。
红枣巨头档案管理困境
好想你健康食品股份有限公司自1992年成立以来，历经多年发展，于2011年在深交所中小板成功上市，成为红枣行业的领军上市企业。公司品牌价值高达154.21亿元，拥有1000多名员工、400多家全国门店、18家归档主体、2万多个零售网点，每年产生的凭证数量多达3.6万份。
然而，如此庞大的业务规模也给公司的财务档案管理带来了诸多难题。在传统的档案管理模式下，档案归档规范难以有效执行，归档工作困难重重。财务人员需要花费大量的时间和精力进行纸质档案的整理、装订和存储，不仅效率低下，而且容易出现错误和遗漏。同时，档案查找也十分缓慢，当需要查阅某份档案时，往往需要在堆积如山的纸质档案中逐一查找，耗费大量的时间和人力。此外，纸质档案的存储成本高昂，需要占用大量的存储空间，并且还需要投入一定的人力和物力进行档案的保管和维护。更为重要的是，由于缺乏有效的管理手段，公司的财务档案管理还存在着不合规的风险，这给公司的财务管理带来了潜在的隐患。
合思妙策打通管理脉络
针对好想你健康食品股份有限公司在财务档案管理方面存在的问题，合思为其量身定制了一套全面的解决方案，以推动档案归档规范的有效实施。
- 数据同源打破信息壁垒
合思通过先进的技术手段，实现了财务数据的同源管理。将不同来源、不同格式的财务数据进行整合和统一，打破了数据之间的壁垒，为财务人员提供了便捷的数据利用方式。财务人员只需一键操作，即可实现财务数据的联查，大大提升了工作效率。同时，这种数据同源的管理方式也确保了财务数据的准确性和一致性，为档案归档规范提供了有力的数据支持。
在实际操作中，财务人员可以通过合思档案管理平台快速查询到所需的财务数据，并且可以对数据进行实时的分析和处理。例如，当需要查阅某笔业务的相关凭证时，财务人员只需在平台上输入关键词，即可快速定位到相关的凭证信息，并且可以查看该凭证的详细内容和相关的业务流程。这种便捷的数据查询方式不仅提高了工作效率，还减少了人为错误的发生，确保了档案归档的准确性和规范性。
- 自动组装提升审计效能
合思的解决方案还实现了档案的自动组装，为内外审计工作提供了极大的便利。在传统的审计工作中，审计人员需要花费大量的时间和精力对纸质档案进行整理和核对，工作效率低下。而合思档案管理平台通过自动组装功能，将相关的档案数据进行整合和关联，形成了一套完整的审计数据体系。内外审计以档案数据为标准，纸质数据为辅，大大提升了审计效率。
此外，合思档案管理平台还提供了强大的审计功能，审计人员可以通过平台对档案数据进行实时的监控和分析，及时发现潜在的风险和问题。例如，审计人员可以通过平台对财务数据进行对比分析，查看是否存在异常的交易行为；可以对档案的借阅记录进行查询，查看是否存在违规借阅的情况。这种实时的审计监控方式不仅提高了审计工作的效率和准确性，还为企业的财务管理提供了有力的保障，促进了档案归档规范的落实。
- 实物管理实现精准匹配
为了实现电子档案与实物档案的有效匹配，合思借助虚拟档案库房和二维码技术，对实物档案进行了高效管理。通过为每一份实物档案贴上二维码标签，实现了实物档案的数字化管理。查阅者只需通过扫描二维码，即可快速定位到实物档案的位置，大大提高了档案查阅的效率。
同时，虚拟档案库房的建立也为实物档案的存储和管理提供了更加科学、合理的方式。虚拟档案库房可以对实物档案的存储位置、存储时间、借阅情况等信息进行实时的监控和管理，确保实物档案的安全和完整。例如，当实物档案需要进行借阅时，系统会自动记录借阅信息，并提醒借阅者按时归还；当实物档案的存储时间超过一定期限时，系统会自动提醒管理人员进行档案的清理和销毁。这种精准的实物档案管理方式不仅提高了档案管理的效率和准确性，还为档案归档规范的实施提供了有力的支持。
显著成效见证方案实力
合思的解决方案为好想你健康食品股份有限公司带来了显著的收益，有力地推动了档案归档规范的落实。
在人工耗时方面，通过合思档案管理平台的应用，好想你减少了90%的人工耗时。财务人员无需再花费大量的时间和精力进行纸质档案的整理和装订，而是可以将更多的时间和精力投入到财务分析和决策等核心工作中。同时，总部接收档案的管理耗时也减少了80%，总部可以通过合思档案管理平台实时获取各部门的档案信息，无需再等待纸质档案的传递和整理。此外，借阅管理的管理耗时也减少了67%，借阅者可以通过平台快速查询和借阅所需的档案，无需再到档案库房进行人工查找和借阅。
在成本控制方面，合思的解决方案预计为好想你减少综合成本20万元/年。一方面，通过减少纸质档案的存储和管理成本，降低了企业的运营成本；另一方面，通过提高工作效率，减少了人工成本的支出。此外，合思档案管理平台的应用还为企业带来了环保效益，减少了纸质档案的使用，符合绿色办公的理念。
携手合思开启管理新篇
通过与合思的合作，好想你健康食品股份有限公司成功解决了财务档案管理的难题，实现了档案归档规范，降本增效和合规经营的目标。在未来，随着电子凭证数字化转型的深入推进，合思将继续发挥其技术优势，为更多企业提供优质的财务数智化服务，助力企业实现可持续发展。
如果您的企业也面临着财务档案管理的困扰，不妨选择合思，让合思档案管理平台为您的企业带来高效、合规、绿色的财务管理体验。合思致力于帮助企业实现档案归档规范，提升财务管理水平。现在，您可以免费试用合思档案管理平台，亲身体验其强大的功能和卓越的性能。立即拨打400 – 105 – 6505或访问www.hosecloud.com了解更多详情。
