在当今数字化浪潮风起云涌的时代，我国电子凭证改革正以迅猛之势驶入发展的快车道。电子凭证全流程无纸化的崭新时代已然来临，这一变革为企业的财务管理带来了全新的机遇与挑战。北京合思信息技术有限公司，作为财务数智化服务与电子会计档案解决方案领域的佼佼者，凭借其创新的产品合思档案，成功助力众多企业达成降本增效、合规经营的目标。接下来，就让我们以好想你健康食品股份有限公司为例，深入探寻合思档案是如何巧妙解决企业财务痛点，推动档案归档规范的。
红枣巨头的档案管理困局
好想你健康食品股份有限公司自1992年成立以来，历经多年的砥砺前行，于2011年在深交所中小板成功上市，成为红枣行业一颗璀璨的明星。然而，在企业蓬勃发展的背后，却隐藏着诸多业务痛点，这些问题如同顽疾一般，严重影响着企业的财务管理效率和档案归档规范。
在财务归档环节，确认单据等的一致性需要耗费大量的时间和精力。工作人员往往需要在堆积如山的纸质单据中反复核对，不仅耗时久，而且极易出现档案遗失的情况。一旦档案遗失，后续的查询和补录工作将变得异常繁琐，严重影响工作进度。
纸质档案的查找效率更是令人头疼不已。由于缺乏高效的检索工具，工作人员在需要查阅档案时，常常需要花费大量的时间在档案室中翻找，无法实现实时调阅和精准查找。这不仅降低了工作效率，还可能导致重要信息的延误，给企业的决策带来不利影响。
大量纸质档案的管理对空间和人力的要求极高，成本巨大。企业需要专门的档案室来存放这些档案，同时还需要配备专业的管理人员进行日常维护和管理。此外，纸质档案的保存也面临着诸多风险，如火灾、水灾、虫害等，一旦发生意外，将给企业带来不可估量的损失。
更为重要的是，传统的纸质档案管理办法无法保证电子原文件的长期保存和数据安全，难以满足现代企业对档案管理的要求。在信息时代，数据的安全性和完整性至关重要，而纸质档案在这方面存在明显的不足。因此，好想你迫切需要一套科学、高效的档案管理解决方案，以实现档案归档规范，提升企业的财务管理水平。
合思档案的破局之道
针对好想你健康食品股份有限公司面临的档案管理难题，合思档案凭借其强大的功能和全面的解决方案，为企业提供了一套行之有效的破局之道，有力地推动了档案归档规范的实现。
打破数据壁垒，实现数据同源，是合思档案解决方案的一大亮点。通过先进的技术手段，合思档案将企业各个业务系统中的数据进行整合，实现了数据的统一管理和共享。财务人员只需一键操作，即可联查相关的档案信息，大大提升了工作效率。这不仅减少了人工操作的误差，还确保了数据的准确性和一致性，为企业的财务管理提供了有力的支持。
自动组装档案数据，以档案数据为审计标准、纸质数据为辅，是合思档案提高审计效率的关键举措。合思档案系统能够自动对档案数据进行分类、整理和归档，形成完整的电子档案。在审计过程中，审计人员可以直接查阅电子档案，无需再翻阅大量的纸质档案，大大缩短了审计周期，提高了审计效率。同时，以档案数据为审计标准，也确保了审计结果的客观性和公正性。
借助虚拟档案库房和二维码技术，实现电子与实物档案的精准匹配，是合思档案的又一创新之处。合思档案为每个实物档案都赋予了唯一的二维码，通过扫描二维码，工作人员可以快速定位实物档案的位置。同时，虚拟档案库房的建立，使得工作人员可以在系统中实时查看档案的存储情况和借阅记录，实现了档案的精细化管理。这不仅提高了档案的查阅效率，还降低了档案遗失的风险，确保了档案的安全和完整。
方案落地后的显著成效
合思档案解决方案在好想你健康食品股份有限公司实施后，取得了显著的成效，为企业带来了实实在在的收益，进一步推动了档案归档规范的落实。
在人工耗时方面，方案实施后减少了90%。以往繁琐的档案归档和查询工作，现在只需通过合思档案系统即可轻松完成，大大减轻了财务人员的工作负担。工作人员可以将更多的时间和精力投入到核心业务中，提高了工作效率和质量。
总部接收管理耗时减少了80%。通过合思档案系统，各部门之间的档案传递实现了电子化和自动化，总部可以实时接收和处理相关的档案信息，无需再等待纸质档案的邮寄和传递。这不仅缩短了信息传递的时间，还提高了总部的决策效率。
借阅管理耗时减少了67%。借助合思档案的虚拟档案库房和二维码技术，工作人员可以快速准确地定位所需的档案，无需再花费大量的时间在档案室中查找。同时，系统还可以自动记录档案的借阅情况，方便管理人员进行统计和分析。
预计每年减少综合成本20万元。合思档案的应用，不仅减少了人工成本和档案存储成本，还降低了档案遗失和损坏的风险，为企业节约了大量的资金。这些节约下来的成本可以投入到企业的核心业务中，为企业的发展提供有力的支持。
合思档案凭借其强大的功能和全面的解决方案，为企业解决了财务档案管理中的诸多难题，有力地推动了档案归档规范的实现，帮助企业实现了降本增效和合规经营的目标。未来，合思将继续秉持以客户为中心的服务理念，不断优化产品和服务，助力更多企业实现财务数智化转型。
如果您的企业也面临类似的财务档案管理问题，不妨拨打400 – 105 – 6505或访问www.hosecloud.com了解合思档案，还可以免费试用，体验合思档案为您带来的便捷与高效，让有限资源发挥出更大的价值。
