在当今数字经济蓬勃发展的时代，电子凭证数字化转型已然成为企业财务数智化进程中的关键一环。合思，作为一家专注于为企事业单位提供财务数智化产品与服务的科技公司，凭借其卓越的技术与丰富的经验，成功助力众多企业实现了降本增效的目标。接下来，我们将以某世界 500 强旗下教育服务品牌为例，深入探讨合思如何帮助企业解决财务难题，特别是在差旅管控流程方面发挥的重要作用。
教育品牌的财务困境与差旅管控难题
该世界 500 强旗下教育服务品牌在运营过程中，面临着诸多复杂的财务问题，这些问题也直接影响到了差旅管控流程的效率。
企业内部业务和财务系统繁多，且相互独立运行。这就导致各系统之间的数据无法实现互通，使得差旅相关的结构化数据提取变得异常困难。每一次涉及差旅费用的报销、核算等工作，都需要耗费大量的人力和时间去整合不同系统的数据，严重影响了差旅管控流程的顺畅性。
电子发票的处理也是一大难题。打印、查重、验伪等工作不仅耗时费力，还造成了大量纸张的浪费。而且，实物发票的存档占用了较多的物理空间，需要安排专人进行管理。这不仅增加了企业的管理成本，还面临着档案易损坏的风险，一旦档案出现问题，就可能引发合规风险，进而影响差旅管控流程的合规性。
在档案管理方面，不断重复的纸质档案录入操作不仅耗时长，还容易出现错误。发票等的装订要求高，进一步增加了工作的难度和时间成本。同时，实物凭证与业务分散存放，无法实现智能搜索和准确查找。档案查阅缺少留痕机制，无法实现多人同时借阅，导致档案资产的利用率极低。这使得在差旅费用的审核、审计等环节，无法快速获取相关凭证，严重阻碍了差旅管控流程的执行效率。
合思的全生命周期电子化会计档案管理方案赋能差旅管控
针对该企业面临的上述问题，合思为其量身定制了全生命周期的电子化会计档案管理方案，这一方案对差旅管控流程的优化起到了至关重要的作用。
- 广泛连接异构系统实现档案应收尽收
档案数据来源广泛，涵盖了电子档案、自研 OA 以及企业内部的各类业务系统等。合思通过 40 多种自动封装接口，广泛连接这些异构系统，实现了 0 开发成本介入。这意味着企业无需进行大规模的系统改造，就能够轻松将各个系统中的差旅相关数据整合到一起，确保差旅档案应收尽收。
接口的传输方式也十分灵活，包括影像支撑、外部设备扫描和人工上传等多种方式。无论是电子发票、差旅审批单，还是其他相关的差旅凭证，都能够通过这些方式快速准确地录入到系统中，为差旅管控流程提供了完整的数据基础。
- 自动归档提升差旅管控效率
合思的方案实现了自动归档功能，包括智能组单和四性检测等。在差旅管控流程中，系统能够自动将相关的差旅费用凭证、审批单等进行智能组单，确保数据的完整性和准确性。同时，通过四性检测，能够及时发现和纠正数据中的错误，保证差旅档案的质量。
该方案涵盖了广泛的会计类档案管理范围，不仅包括企业内部的差旅订单、费用报销单等，还包括外部的纸质发票及影像等。这使得差旅管控流程中的所有相关资料都能够得到有效的管理和存储，方便后续的查询和使用。
- 强大功能保障差旅管控精准性
合思拥有强大的规则引擎自定义搭建功能。企业可以根据自身的差旅政策和管控要求，自定义设置各种规则，如差旅费用的报销标准、审批流程等。这使得差旅管控流程更加符合企业的实际需求，提高了管控的精准性。
在数据调阅方面，合思能够实现亿级数据秒级调阅。在差旅费用审核、审计等环节，工作人员可以快速准确地获取所需的差旅档案信息，大大提高了工作效率。同时，穿透联查无缝衔接，能够让工作人员从一个数据点快速关联到相关的其他数据，深入了解差旅费用的全貌。
电子原文件独立管理，确保了差旅凭证的原始性和真实性。自主采集结构化字段信息，使得数据的分析和统计更加方便，为企业的差旅管控决策提供了有力支持。
企业实施效果显著优化差旅管控流程
通过实施合思的方案，该企业在差旅管控流程方面取得了显著的成效。
企业年均 60 万 + 会计凭证和 36 万 + 银行回单的会计档案实现了线上单套制管理。以电子会计档案为核心，形成了多向、网状的管理结构，大大简化了会计管理流程，其中也包括差旅管控流程。在差旅费用的报销、核算等环节，流程更加清晰、高效，减少了不必要的繁琐步骤。
档案的多维度穿透查询功能，让工作人员可以根据不同的条件快速准确地查找差旅相关的档案信息。以电子借阅为主的方式简便高效，多人可以同时在线借阅差旅档案，提高了工作的协同性。这使得在差旅费用的审核、审计等环节，能够快速获取相关凭证，大大缩短了工作时间，提高了差旅管控流程的执行效率。
该企业通过了财政部电子凭证试点，成为地方财政局标杆试点企业代表。实现了财务数据自动化率 91% 以上，在差旅管控流程中，大量的费用核算、报销审批等工作都实现了自动化处理，减少了人工干预，降低了错误率。财务人员数量在企业规模翻倍扩张的情况下，仅发生个位数增长，管理效能大幅提升。这意味着企业在差旅管控方面，能够以更少的人力投入完成更多的工作，提高了资源利用效率。
财务会计档案电子化改造后，大幅节约了物理存储空间和维护成本。企业财务相关负责人表示有信心在 2024 年实现财务数据自动化率 97% 以上，这也将进一步优化差旅管控流程，提高企业的财务管理水平。
合思引领企业开启财务数字化转型之旅
合思的解决方案帮助该企业加速了数字化转型，完成了企业全面数字化的“最后一公里”。在电子凭证数字化转型的浪潮下，企业应积极拥抱数字化，选择合适的合作伙伴。
合思拥有敏捷的财务收支管理平台，具备众多强大功能，能为企业提供全方位的财务数智化服务，特别是在优化差旅管控流程方面具有显著优势。如果您的企业也面临类似的财务难题，不妨联系合思（电话：400 – 105 – 6505；网站：www.hosecloud.com），开启免费试用，体验合思为您带来的高效差旅管控流程和全面财务数智化解决方案。
