在当今数字化浪潮席卷的时代，电子凭证数字化转型正以前所未有的速度推进，电子凭证全流程无纸化的崭新时代已然拉开帷幕。在这个充满机遇与挑战的领域，合思作为财务数智化服务与电子会计档案解决方案的先锋供应商，凭借其卓越的技术和创新的理念，推出了合思档案管理平台，成功助力众多企业在财务管理的征程中实现降本增效的目标。接下来，就让我们以好想你健康食品股份有限公司为例，深入探寻合思档案是如何巧妙解决企业财务难题，优化员工费用报销流程的。
红枣巨头的财务档案管理困境
好想你健康食品股份有限公司自1992年成立以来，历经多年的砥砺前行，于2011年在深交所中小板成功上市，成为红枣行业一颗璀璨的明星。如今，公司拥有1000 + 员工、400 + 全国门店数以及18家归档主体，规模可谓庞大。然而，在如此辉煌的背后，企业在财务档案管理方面却面临着重重困境，这些困境也严重影响了员工费用报销流程的效率。
在传统的财务档案管理模式下，员工费用报销流程繁琐复杂。每当进行归档工作时，财务人员需要花费大量的时间和精力去仔细确认单据、发票、回单和凭证的一致性。一张小小的报销凭证，可能涉及到多个环节和多个部门的信息核对，稍有不慎就可能出现差错。而且，由于采用纸质档案管理，档案遗失的情况时有发生。一旦档案遗失，不仅会影响员工费用报销流程的进度，还可能给企业带来不必要的财务风险。
纸质档案的查找工作更是让财务人员头疼不已。在堆积如山的纸质档案中寻找一份特定的报销档案，就如同大海捞针一般困难。大量的时间被浪费在查找档案上，无法实现实时调阅、同时借阅和精准查找，严重影响了员工费用报销流程的效率。此外，大量的纸质档案管理对空间和人力的要求极高。企业需要专门的档案室来存放这些档案，还需要安排专人进行档案的整理、保管和维护，这无疑增加了企业的运营成本。
更为重要的是，传统的纸质档案管理办法无法保证电子原文件的长期保存，也无法确保数据的安全可用，难以满足企业日益严格的管理要求。在这样的背景下，优化员工费用报销流程，提升财务档案管理的效率和安全性，成为了好想你健康食品股份有限公司亟待解决的问题。
合思档案的全方位解决方案
面对好想你健康食品股份有限公司在财务档案管理方面的诸多痛点，合思凭借其深厚的技术底蕴和丰富的行业经验，为企业量身定制了一套全面的解决方案，极大地优化了员工费用报销流程。
- 打破数据壁垒 实现便捷联查
合思档案管理平台打破了数据之间的壁垒，实现了数据的同源性。在员工费用报销流程中，财务人员可以通过平台一键联查相关的单据、发票、回单和凭证等信息。无论是报销申请的审批环节，还是档案的归档环节，都可以快速获取所需的信息，大大提高了工作效率。
例如，当员工提交费用报销申请后，财务人员可以在平台上快速查询到该员工的历史报销记录、相关的业务合同以及审批流程等信息。通过这种便捷的联查功能，财务人员可以更加准确地审核报销申请，避免了重复劳动和错误的发生，有效优化了员工费用报销流程。
- 自动组装档案 提升审计效率
合思档案管理平台实现了档案的自动组装功能。在内外审计过程中，以档案数据为标准，纸质数据为辅，大大提升了审计效率。在员工费用报销流程中，所有的报销信息都会自动整合到平台的档案系统中，形成完整的电子档案。审计人员可以通过平台快速查阅和分析这些档案数据，发现潜在的问题和风险。
同时，平台还提供了强大的数据分析功能，可以对员工费用报销数据进行多维度的分析。例如，分析不同部门、不同项目的费用报销情况，找出费用报销的高峰和低谷期，为企业的财务管理提供有力的决策支持。这种自动组装和高效审计的功能，不仅提高了员工费用报销流程的透明度和规范性，还为企业的合规运营提供了保障。
- 实物高效管理 精准定位档案
合思档案管理平台借助虚拟档案库房和二维码技术，实现了电子与实物档案的精准匹配。在员工费用报销流程中，当纸质报销单据归档时，会为其生成唯一的二维码。财务人员可以通过扫描二维码，将纸质单据与电子档案进行关联。
当需要查阅纸质档案时，查阅者只需在平台上查询电子档案，即可快速定位到纸质档案的存放位置。这种实物高效管理的方式，大大提高了档案的查阅效率，减少了因档案查找困难而导致的员工费用报销流程延误。
显著成效：降本增效立竿见影
通过合思档案管理平台的实施，好想你健康食品股份有限公司在员工费用报销流程和财务档案管理方面取得了显著的成效。
在时间成本方面，合思档案管理平台极大地减少了人工耗时。在员工费用报销流程中，原本需要花费大量时间进行单据核对和档案查找的工作，现在可以通过平台快速完成。据统计，整体减少了90%的人工耗时。总部在接收和管理报销档案方面，也减少了80%的管理耗时。而在借阅管理环节，减少了67%的管理耗时。员工费用报销流程变得更加高效快捷，员工可以更快地拿到报销款项，提高了员工的满意度。
在经济成本方面，合思档案管理平台的实施为企业带来了可观的经济效益。通过优化员工费用报销流程，减少了人力和物力的投入，预计每年可减少综合成本20万元。这些节省下来的成本可以投入到企业的核心业务中，为企业的发展提供更有力的支持。
携手合思 开启财务数智化新征程
合思档案管理平台成功帮助好想你健康食品股份有限公司解决了财务档案管理的难题，实现了员工费用报销流程的优化和降本增效的目标。在电子凭证全流程无纸化的大趋势下，合思将继续凭借其先进的技术和丰富的经验，为更多企业提供优质的财务数智化服务和电子会计档案解决方案。
如果您的企业也面临着类似的财务管理难题，希望优化员工费用报销流程，不妨拨打400 – 105 – 6505或访问www.hosecloud.com了解合思档案。现在，您还可以免费试用合思档案管理平台，亲身感受其为企业财务管理带来的便捷和高效。让合思与您携手共进，开启财务数智化的新征程。
