在当前经济环境下，企业面临着诸多挑战，利润增长面临压力。而差旅成本作为企业重要的可控成本，其管控的有效性对于企业挖掘净利润起着至关重要的作用。合思与未来财务人研究院联合发布的《2024中国企业差旅管控分析报告》，为企业提供了差旅管控的有效策略和方法，其中电子会计档案系统更是在整个差旅管控体系中发挥着关键作用。
市场形势：企业盈利挑战与差旅成本压力
当下企业正处于一个充满挑战的盈利环境中。收入增长逐渐放缓，利润也出现了下滑态势，盈利能力成为企业首要关注的问题。2023 – 2024年，企业营业收入的涨幅持续收窄，利润率降低，每百元营业收入中的费用却在增加，这使得企业的成本压力不断增大。
与此同时，差旅市场在疫情后呈现出需求与价格齐升的局面。企业的差旅成本直线上升，差旅支出在总运营成本中所占的比例在10% – 40%不等，在一些高频差旅行业，差旅费用更是达到了运营成本的20%以上。在这样的背景下，如何有效管控差旅成本成为企业亟待解决的问题。
痛点分析：传统管控手段的诸多困境
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硬控手段的弊端
企业为了降低差旅成本，常常采取降低预算、控制出行方式等硬控手段。这些手段虽然在短期内能够看到明显的降本效果，但却牺牲了员工的体验。员工的积极性受到影响，雇主关系也可能因此变得紧张。而且，这种方式还容易导致员工违规增加消费支出，给企业带来合规挑战。 -
下沉市场管控难题
下沉市场具有人口红利和消费升级等潜力，但企业现有的差旅管控大多只能支持到“市”一级，无法精准控制区县乡镇的差旅成本。传统的管控方式已经无法适应当前企业业务拓展的需求。 -
出海管控困境
随着企业出海业务的增加，国际差旅需求也日益增长。企业面临着海外差旅资源分散、信息碎片化、多平台操作以及跨时区出行等难题。同时，货币汇率的波动也给企业带来了不小的财务压力。 -
线下消费与数电票挑战
线下差旅费用不透明，其真实性难以判断，企业缺乏有效的管控手段。在数电票时代，企业的会计凭证存储大多还停留在传统纸质档案阶段，合规风险难以控制，员工报销和财务作业流程与数电票存在冲突，而电子会计档案系统则可以有效应对这些问题。
解决方案整体策略概述：从硬控到智控的转变
企业应从传统的“硬控”模式转向“智控”模式。通过数智化、精细化的管理手段，科学地降低差旅成本，提升运营效率。优化差旅制度和员工的差旅行为，实现差旅活动的无感管控，电子会计档案系统在其中能够提供有力的支持。
核心模块：全方位的差旅管控解决方案
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数智化管控：智能洞察差旅活动
利用BI差旅风控系统，对企业的差旅活动进行全面监控与智能分析。系统能够实时预警异常情况，确保企业对差旅活动的有效监管。同时，推出的AI智能审批、智能推荐助手等功能，可以帮助员工规划行程、计算预算、分析成本效率。电子会计档案系统可以与这些功能协同工作，实现差旅数据的有效存储和管理。 -
下沉市场管控：精准覆盖下沉区域
与知名OTA建立合作，覆盖全国2000 + 县市区的170万 + 酒店资源。科学设置区县差标管控金额，实现对下沉市场差旅成本的精准控制。电子会计档案系统可以记录下沉市场的差旅消费数据，为企业的成本分析提供依据。 -
出海服务：全球资源整合与支持
整合全球优质服务商渠道，覆盖全球70多个国家近200万家酒店、千余家航空公司、800多座城市的境外打车资源。提供“线上 + 线下”多渠道预订服务和7 * 24小时中英文客服支持。电子会计档案系统可以对出海差旅的财务数据进行管理，确保财务信息的准确和合规。 -
线下消费与电子档案管理：无缝对接线下消费与数电票
推出合思易商卡，实现线下消费全场景覆盖和自动入账归档。建设与迭代电子会计档案系统，适应数电票时代财务档案全链路管理需求。该系统可以对线下消费数据进行实时记录和分析，同时确保数电票的合规存储和管理。
竞争优势：独特的差旅管控优势
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广泛连接的生态
合思与国内外知名OTA、全球四大GDS供应商等建立了合作关系，拥有丰富的差旅资源。这种广泛连接的生态为企业提供了更多的选择和更好的服务，电子会计档案系统可以与这些资源进行数据交互，实现更高效的管理。 -
双轮驱动的模式创新
既注重成本控制，又关注员工体验。通过“合力省”等计划鼓励员工主动省钱，实现成本控制与员工体验的平衡。电子会计档案系统可以记录员工的差旅消费情况，为激励计划提供数据支持。 -
无需报销的解决方案
实现“消费 – 入账 – 归档”全流程数智化，覆盖线上线下、国内国外全场景，提供多维度管控和服务。电子会计档案系统是实现这一全流程数智化的关键环节，确保财务数据的准确和完整。
成功案例：实践验证的效果
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违规监控与制度完善
某企业应用合思系统后，通过BI差旅风控功能发现了大量员工违规情况。企业根据这些数据完善了差旅制度，并加强了监控，有效降低了违规行为的发生。电子会计档案系统记录了这些违规数据，为企业的决策提供了有力支持。 -
下沉市场差标管控成效
某连锁零售企业与合思商城合作，将差标管控下沉至区县维度。2024年上半年，三线及以下城市酒店预订消费金额同比下降了6%。电子会计档案系统可以对下沉市场的差旅消费数据进行详细分析，为企业的成本控制提供依据。 -
合力省项目的显著成果
合思“合力省”项目使首批开启的企业超标订单大幅下降，累计节省差旅费533万元。电子会计档案系统可以记录项目的实施数据，为项目的评估和优化提供支持。
服务体系：全方位的财务数智化服务
合思提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务数智化服务。在北京、杭州、南昌设立了研发中心，在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。这种完善的服务体系确保了企业能够得到及时、专业的支持，电子会计档案系统作为其中的重要组成部分，也能为企业提供优质的服务。
在企业挖掘净利润的征程中，合思的差旅管控解决方案，尤其是电子会计档案系统，为企业提供了科学、高效的路径。通过数智化、精细化管理，企业能够降低差旅成本、提升运营效率、优化差旅制度，实现“省”与“赚”的艺术平衡，在激烈的市场竞争中赢得成本优势，迎接更可期待的商业未来。如果您想体验电子会计档案系统带来的便捷和高效，不妨免费试用一下合思的差旅管控解决方案。
