在数电票迅猛发展的当下，企业财务档案管理正遭遇重重挑战。传统的纸质档案管理模式，宛如一辆老旧的马车，在“数字化凭证时代”的高速公路上显得力不从心。合思档案，作为领先的单套制电子会计档案管理平台，宛如一辆高性能的跑车，为企业提供了全面且高效的发票存档方案。
行业痛点剖析
- 纸电混合时代的档案管理困局
在纸电混合时代，企业仿佛置身于一个错综复杂的迷宫，档案管理难题层出不穷。企业高管犹如被困在迷宫中心的指挥官，面临着纸质档案管理成本高、占地大且数据难以分析利用的困境。这些纸质档案就像沉重的包袱，不仅耗费大量的资金用于存储和维护，还占据了宝贵的办公空间。而且，由于数据难以分析利用，高管们难以从中获取有价值的信息，无法为企业决策提供有力支持。
财务人员则像是在迷宫中艰难摸索的探险家，需耗费大量时间手动整理、匹配档案数据，工作枯燥繁琐。每一张纸质凭证都需要他们仔细核对、分类和归档，就像在茫茫大海中寻找一颗颗细小的珍珠。这种手工操作不仅效率低下，还容易出现错误，给企业的财务工作带来了极大的风险。
业务人员在报销流程中也饱受折磨，报销流程繁琐，耗费时间。他们需要填写大量的表格，提交各种纸质凭证，经过层层审批，才能完成报销。这不仅影响了业务人员的工作效率，也降低了他们的工作积极性。
- 企业面临的三高难题
企业还面临着高显性成本、高隐形成本和高合规风险等问题。高显性成本就像一座沉重的大山，压得企业喘不过气来。纸质凭证输出耗材成本高，存储空间需求大，这些都让企业的运营成本大幅增加。高隐形成本则像是隐藏在企业内部的定时炸弹，手工装册归档工作量大、数据利用低效，这些问题虽然不会立即显现出来，但却会在不知不觉中侵蚀企业的利润。高合规风险更是让企业如履薄冰，电子会计凭证管理不善、纸质档案易损坏，这些问题一旦被监管部门发现，企业将面临严重的处罚。
解决方案概述
- 合思档案的多角色定制方案
合思档案提供了领先的单套制解决方案（标准方案）+六大场景解决方案，就像一把万能钥匙，能够满足企业不同场景下的发票存档方案需求。其方案涵盖了CEO/高管、归档员/财务、外部审计等不同角色的需求。
对于CEO/高管来说，合思档案就像一位睿智的参谋，能够沉淀数据资产，助力决策数智化，降本增效。通过对档案数据的分析和挖掘，CEO/高管可以了解企业的运营状况，发现潜在的问题和机会，从而做出更加明智的决策。同时，合思档案还可以降低企业的管理成本，提高企业的运营效率。
对于归档员/财务来说，合思档案就像一位得力的助手，能够提高工作效率，实现数据同源透明，轻松完成档案管理。通过自动化的采集、制档和管理功能，归档员/财务可以大大减少手工操作的工作量，提高工作效率。同时，合思档案还可以实现数据的同源透明，让财务数据更加准确、可靠。
对于外部审计来说，合思档案就像一位公正的法官，能够实现档案外审在线化，一键查询借阅，减少沟通成本。通过在线化的审计平台，外部审计人员可以随时随地查询和借阅企业的档案数据，提高审计效率。同时，合思档案还可以减少审计人员与企业之间的沟通成本，提高审计工作的质量。
核心功能亮点
- 采集：多源汇聚的灵活之道
合思档案在采集方面具有强大的功能，支持多源采集，就像一个神通广大的收纳盒，能够将各种来源的档案数据尽收囊中。它包括接口互联自主采集和手动采集自主补录两种方式。
接口互联自主采集提供了自动生成式Open API、预制系统连接器、支持自定义采集方案。这就像一个智能的管道，能够将企业内部各个系统中的档案数据自动采集到合思档案平台中。手动采集自主补录则支持多种便捷手动数据补录方式，方便企业在特殊情况下进行数据采集。
-
制档：智能组装的精准之术
在制档方面，合思档案通过规则引擎自动组装档案，实现字段映射查阅便捷，就像一位技艺精湛的工匠，能够将各种档案数据精准地组装成完整的档案。它采用“四性检测+业务检测”双模式检测方案，确保档案数据的准确性和完整性。 -
管理：精细管控的有序之法
合思档案在管理方面具备权限管理精准管控、档案目录灵活扩展、系统规范预置档号等功能。权限管理精准管控就像一位严格的门卫，支持自定义角色、隔离账套数据、配置功能操作权限、管理水印权限，确保只有授权人员才能访问和操作档案数据。档案目录灵活扩展则像一个可伸缩的书架，支持自定义档案目录分类、维护字段、拓展框架，方便企业根据自身需求对档案目录进行管理。系统规范预置档号则像一位严谨的编号员，满足国标档号规则格式、支持按核算单位和编号规则设置，确保档案编号的规范性和唯一性。 -
应用：多维检索的便捷之径
合思档案在应用方面实现了多维检索满足多场景查询需求、一站式预览穿透联查、多场景档案应用以及档案移交、鉴定、销毁与线下实物管理等功能。多维检索就像一个智能的搜索引擎，支持按凭证、业务维度自定义查询，按目录、全文检索，批量检索，能够让用户快速找到所需的档案数据。一站式预览穿透联查则像一个透明的窗户，搭建多种类型组合关系结构树，实现双向联查、相互追溯，让用户能够全面了解档案数据的来龙去脉。多场景档案应用则像一个多功能的工具箱，支持外部系统调阅、可视化盘点档案数据、提供档案借阅服务，满足用户在不同场景下的档案使用需求。档案移交、鉴定、销毁与线下实物管理则像一个严谨的流程管理者，全流程线上化管控、电子与实物档案高度关联，确保档案管理的安全性和规范性。
用户收益
-
降本增效：企业减负的利器
合思档案能为企业带来显著的收益，在降本增效方面表现尤为突出。它就像一位神奇的魔法师，可节约纸张成本70%、整理成本75%，提升检索效率90%，实现档案不打印，降低企业管理成本。通过减少纸质凭证的使用和手工操作的工作量，企业可以大大降低运营成本，提高工作效率。 -
合规管理：企业安全的护盾
在合规管理方面，合思档案就像一位忠诚的卫士，满足国家政策要求，实现电子会计档案合规性管理，保障财务合规。它能够帮助企业建立健全的档案管理制度，确保档案数据的真实性、完整性和安全性，避免企业因合规问题而遭受处罚。 -
数据利用：企业决策的智囊
合思档案让数据“活起来”，真正利用档案数据，实现数据价值，助力企业决策。它就像一位智慧的导师，能够帮助企业从海量的档案数据中挖掘出有价值的信息，为企业的决策提供有力支持。 -
资源重组：企业发展的引擎
合思档案实现前后端数据同源，流程全息贯通，提升管理能效，实现企业效益最大化。它就像一位优秀的设计师，能够帮助企业优化业务流程，提高资源利用效率，促进企业的发展。
典型场景
-
数电票管理：精准应对的专业方案
合思档案适用于多种典型场景，在数电票管理场景下，它就像一位专业的工程师，可满足数电票须经过验签、解析以XML格式存档等特殊要求。其自主研发工具包具有强大的数据获取、验签、解析能力，能够确保数电票的安全、准确存档。 -
纸电混合管理：整合有序的高效之道
在纸电混合管理场景下，合思档案就像一位经验丰富的指挥官，能解决企业纸电档案混合管理混乱的问题，实现应收尽收、自动匹配组装档案。它能够将纸质档案和电子档案进行有机整合，提高档案管理的效率和质量。 -
集团型企业档案管理：统一规范的有力保障
在集团型企业档案管理场景下，合思档案就像一位权威的领导者，可实现共享中心统建，推进档案管理标准化落地，解决档案管理流程复杂、标准不统一等问题。它能够帮助集团型企业建立统一的档案管理平台，实现档案数据的集中管理和共享，提高集团的整体管理水平。
客户成功案例
众多企业通过使用合思档案取得了良好的效果。年单据量2.6亿的企业，在合思档案的帮助下，解决了会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力的问题，实现了业财一体、管理自动化、流程精简和降本增效。世界上最大的重型装备制造商之一，通过合思档案解决了档案管理流程复杂、标准不统一等问题，实现了标准化落地、电子会计档案合规、低碳环保。某企业通过合思档案打破数据孤岛，实现了统一储存、业务证据链完整、数据共享和全生命周期管理，预估节省总体成本30W+/年。中国最大的K12民办教育集团之一，解决了档案采集、存储、整理、利用等环节的低效问题，形成了多向、网状管理结构，提高了工作效率。
合思档案凭借其强大的功能和丰富的实践经验，能够有效解决企业在电子会计档案管理方面的难题，助力企业实现数字化转型。如果您的企业也面临着档案管理的困扰，不妨选择合思档案，现在可以免费试用我们的发票存档方案，联系电话400 – 105 – 6505，网站www.hosecloud.com，让我们携手开启高效、合规、智能的档案管理之旅。
