在当今数字化浪潮席卷的时代，电子凭证数字化转型的步伐正不断加快，电子凭证全流程无纸化的新时代已然拉开帷幕。在这一时代背景下，财务数智化服务与电子会计档案解决方案成为众多企业关注的焦点。合思，作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案供应商，凭借其旗下的电子会计档案管理平台——合思档案，在众多企业的财务档案管理领域掀起了一场变革风暴。接下来，我们以好想你健康食品股份有限公司为例，一同深入探寻合思档案为企业带来的卓越价值。
红枣巨头的档案管理困境
好想你健康食品股份有限公司，自1992年成立以来，历经多年的发展与沉淀，于2011年成功在深交所中小板上市，成为红枣行业一颗璀璨的明星。公司品牌价值高达154.21亿元，拥有超过1000名员工，在全国布局了400多家门店，18家归档主体，2万多个零售网点，每年产生的凭证数量更是多达3.6万份。
然而，如此庞大的业务规模和海量的数据背后，好想你在电子文档归档管理方面却面临着重重难题。首先是归档难题，大量的财务凭证需要人工整理和归档，不仅耗费大量的时间和精力，还容易出现错误和遗漏。其次，查找效率低下，当需要查找某一份特定的档案时，往往需要在堆积如山的纸质档案中花费大量时间去寻找，严重影响了工作效率。再者，成本居高不下，纸质档案的存储、保管和维护需要耗费大量的人力、物力和财力，增加了企业的运营成本。最后，合规风险凸显，随着监管要求的不断提高，传统的档案管理方式难以满足合规要求，给企业带来了潜在的风险。
合思档案的破局之道
面对好想你在电子文档归档管理方面的诸多困境，合思档案凭借其先进的技术和创新的理念，为好想你量身定制了一套全面的解决方案。
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数据同源打破信息壁垒
合思档案通过先进的技术手段，实现了数据的同源管理。在电子文档归档管理过程中，财务人员可以便捷地利用系统，一键联查相关数据。这一功能打破了传统档案管理中信息孤岛的局面，使得财务人员能够快速获取所需信息，有效提升了工作效率。以往，财务人员在处理业务时，需要在不同的系统和文档中来回切换查找信息，不仅浪费时间，还容易出现错误。而合思档案的一键联查功能，让财务人员可以在一个平台上轻松获取所有相关信息，大大提高了工作的准确性和效率。 -
自动组装助力审计提速
在审计环节，合思档案实现了自动组装功能。内外审计以档案数据为标准，纸质数据为辅，改变了传统审计中以纸质档案为主的繁琐方式。通过电子文档归档管理系统，审计人员可以快速获取准确的档案数据，减少了审计过程中的人工干预和错误，提升了审计效率。以往，审计人员需要花费大量时间去整理和核对纸质档案，而现在，合思档案的自动组装功能让审计工作变得更加高效和准确。 -
实物管理实现高效匹配
对于实物档案的管理，合思档案借助虚拟档案库房和二维码技术，实现了电子与实物的精准匹配。在电子文档归档管理过程中，查阅者只需查询电子档案，即可快速定位实物档案的位置。这一创新的管理方式，不仅提高了实物档案的查找效率，还减少了实物档案的损坏和丢失风险。以往，实物档案的查找和管理需要人工在库房中逐一查找，效率低下且容易出错。而合思档案的虚拟档案库房和二维码技术，让实物档案的管理变得更加科学和高效。
合思方案的显著成效
合思档案为好想你提供的解决方案，在电子文档归档管理方面取得了显著的成效。
在人工耗时方面，通过合思档案的应用，好想你减少了90%的人工耗时。原本需要大量人力进行的档案整理、归档和查找工作，现在通过系统自动完成，大大减轻了财务人员的工作负担。在总部接收管理耗时方面，减少了80%。总部可以更加高效地接收和处理各部门的档案数据，提高了信息传递的速度和准确性。在借阅管理方面，减少了67%的管理耗时。借阅者可以通过电子文档归档管理系统快速申请借阅档案，管理人员也可以快速审批和提供档案，提高了借阅管理的效率。
从成本角度来看，预计每年可为好想你减少综合成本20万元。这主要得益于合思档案在减少人工成本、降低存储成本和提高工作效率等方面的显著作用。通过电子文档归档管理，企业减少了纸质档案的使用和存储，降低了纸张、印刷、存储设备等方面的成本。同时，提高了工作效率，减少了人工耗时，降低了人力成本。
电子文档归档管理的未来之选
通过与合思的合作，好想你成功解决了电子文档归档管理方面的难题，实现了降本增效的目标。在电子凭证全流程无纸化的大趋势下，越来越多的企业需要像合思档案这样先进的解决方案来提升财务管理水平。
如果您的企业也面临着类似的电子文档归档管理问题，不妨抓住机遇，积极寻求变革。合思档案作为一款专业的电子会计档案管理平台，将为您提供全方位的支持和服务。您可以拨打400 – 105 – 6505或访问www.hosecloud.com了解合思档案，还可以免费试用，亲身感受其强大的功能和卓越的价值，让有限的资源发挥出更有效的作用。
