在当今数字化浪潮席卷的时代，我国电子凭证改革正以前所未有的速度推进。2024年11月1日，铁路旅客运输领域开启全面数字化电子发票的推广；同年12月1日，民航旅客运输服务领域也紧跟步伐，推广使用全面数字化的电子发票——航空运输电子客票行程单。这一系列举措标志着我国电子凭证改革驶入了快车道。
然而，电子凭证接收难、报销难、入账难、归档难的“最后一公里”问题，依然像一座大山横亘在企业面前。与此同时，传统纸质档案管理的弊端也日益凸显。以好想你健康食品股份有限公司为例，在财务归档时，工作人员需要花费大量时间去确认单据、发票、回单和凭证的一致性，而且档案遗失的情况时有发生。不仅如此，纸质档案受时间和空间的限制，查找起来犹如大海捞针，耗费大量时间，根本无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找。高新兴科技集团则面临着档案管理成本高的问题，报销、采购付款等业务流程需要打印、整理、装订及归档，这不仅占用了库房人员的管理成本，而且借阅流程及实物借出手续繁琐。杭州西湖城市建设投资集团同样深受回单管理难的困扰，档案耗材、打印、存储成本居高不下，物理存储需求大、检索效率低下，信息整合复杂、风险管理困难，合规审计也相对滞后。这些痛点问题严重影响了企业的财务管理效率和成本控制，成为企业发展道路上的绊脚石。
合思档案：开启会计审计电子化全流程管理新时代
合思，作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案供应商，敏锐地洞察到了企业在财务档案管理方面的困境，推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案。
合思档案基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户提供全方位的财务数智化服务。它涵盖了聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等多个领域，真正实现了业财一体化。
合思档案具有强大的整合能力，能够打破数据孤岛，将凭证、单据、合同、回单等四证进行统一储存、统一标准、统一管理，构建起以业务为核心的证据链条，实现业财一体的双向穿透。此外，它还能通过OCR技术自动识别和整理各类文档信息，将实体文件扫描或拍照转换为数字形式，并根据预设规则对收集到的数据进行分类和处理，确保信息的有序性和可追溯性，为会计审计电子化提供了坚实的基础。
核心功能亮点：为会计审计电子化保驾护航
- 全生命周期管理：一站式掌控档案命运
合思档案具备电子会计档案全生命周期管理功能，涵盖采集、制、管、用四个关键环节。在智能采集方面，可通过外部生态（如OCR识别、RPA技术等）和内部系统（如EAI插件、API接口等）实现数据的高效获取。预归档服务集成了服务、规则引擎、元数据服务等，为档案的后续管理做好充分准备。基础管理则包括档案存储、检索、借阅、销毁等，确保档案的安全和有效利用。档案服务可辅助审计、项目管理、统计分析等，为企业的决策提供有力支持。 - 开放式接口互联：自主采集，灵活高效
档案采集具备开放式接口互联和自主采集功能，大文件能够自动切割，数电票实现自动化解析。这使得企业可以根据自身需求，灵活地与各种系统进行对接，自主采集所需的档案数据，大大提高了数据采集的效率和准确性，为会计审计电子化提供了便捷的数据来源。 - 智能关联：自动组装，精准匹配
档案制档实现了智能关联和自动组装，能够进行四性检测、业务检测和自定义版式文件。通过智能关联，档案之间的关联性得到了充分体现，凭证、单据、合同、回单等能够自动匹配组装，形成完整的业务证据链。同时，四性检测和业务检测确保了档案的真实性、完整性、准确性和可用性，为会计审计电子化提供了可靠的数据保障。 - 精准管控：权限灵活，合规无忧
档案管理具备精准权限管控和档案目录灵活扩展功能，水印管理和档号符合国标要求。精准权限管控确保了只有授权人员才能访问和操作档案，保障了档案的安全性。档案目录灵活扩展则满足了企业不断变化的业务需求，方便企业对档案进行分类和管理。水印管理和符合国标要求的档号，进一步增强了档案的合规性和可追溯性，为会计审计电子化提供了坚实的合规保障。
企业收益：会计审计电子化带来的多重红利
- 成本节约：真金白银的实惠
以一家年20万凭证、40万回单、拥有30平方米档案室的北京大型制造业企业为例，使用合思档案后，年节约打印成本可达30万元，年节约存储成本675元，年节约档案室成本14,235元，年节约人力成本24,000元，年总节约成本高达338,910元。这些实实在在的成本节约，为企业减轻了经济负担，提高了企业的盈利能力。 - 效率提升：立竿见影的效果
高新兴科技集团通过合思档案实现了会计档案无纸化管理，归档效率提升了90%。杭州西湖城市建设投资集团档案整理匹配效率提升72%，报销效率提升300%。效率的大幅提升，使得企业的财务管理更加高效，员工能够将更多的时间和精力投入到核心业务中，为企业的发展创造更多的价值。 - 合规性保障：安心经营的后盾
中文传媒通过对接标准工具包，实现了OFD文件与XBRL工具包原生存储，通过四性检验与业务校验保证了档案原生存储的安全合规，满足了财会6号文涵盖的电子原文件合规性管理要求。合规性的保障，让企业在经营过程中无需担心因档案管理不合规而带来的风险，能够更加安心地开展业务。 - 可持续发展：绿色办公的典范
杭州西湖城市建设投资集团进行无纸化改造后，仅在单据打印方面每年就可节约10万张A4纸，相当于保护了森林中40颗大树，约等于减少了650kg二氧化碳排放。这不仅体现了企业的社会责任感，也符合当前绿色发展的趋势，为企业树立了良好的形象。
典型应用：会计审计电子化在不同场景的完美演绎
- 食品行业：打破壁垒，高效协同
好想你健康食品股份有限公司通过合思档案打破了数据壁垒，实现了数据同源。财务人员可以便捷地利用系统进行一键联查，工作效率得到了有效提升。借助虚拟档案库房和二维码，电子档案与实物档案实现了精准匹配，查阅者只需查询电子档案即可快速定位实物位置，大大提高了档案查阅的效率。 - 餐饮行业：自动化归档，智能分析
COMMUNE幻师上线电子会计档案管理系统后，实现了自动化归档和财务数据分析。去人工化的操作减少了50%的人力成本，同时提高了工作效率。通过深度分析档案数据，企业能够满足内审需求，为企业的管理决策提供有力支持。 - 家居行业：统一存储，降本增效
金牌橱柜家居科技股份有限公司通过合思档案统一存储凭证、单据、合同、回单等四证，实现了业务证据链的完整和数据共享。一站式查阅功能让员工无需在多个系统中查找信息，银行回单无纸化更是助力企业降本增效。 - 数字阅读行业：数字化存储，业财一体
帆书实现了全量财务档案数字化存储，电子档案与实物档案高度关联。线上化管理发票、单据、凭证、账簿、报表、自定义档案等各类数据，使得财务结账效率提高了50%，实现了业财一体化和无纸化的目标。
成功案例：见证会计审计电子化的卓越成效
- 海亮教育科技服务集团：数据多样，收益显著
海亮教育科技服务集团通过合思档案实现了档案数据来源的多样化，包括电子档案和实物档案数字化副本。自动归档功能根据预设规则对数据进行分类处理，自助OA为员工提供了在线申请和审批的便捷平台，金蝶EAS集成了财务管理功能。方案实施后，档案整理匹配效率提升90%，存储空间减少72%，每年纸张打印成本节约3万元，财务人力减少3人。 - 中文传媒：功能强大，效率飞升
中文传媒借助合思档案的电子凭证采集、验签、解析、校验，自动填报、自动入账，封装入账结构化信息，自动归档等功能，财务档案归档效率提升72%，员工报销效率提升90%，年节约打印、耗材等成本20万元。 - 杭州西湖城市建设投资集团：全面管理，综合提升
杭州西湖城市建设投资集团应用合思档案的电子会计凭证开具端和接收端管理，以及电子凭征业务应用环节和财务档案归档端管理，档案整理匹配效率提升72%，存储空间减少41%，报销效率提升300%，单据打印纸张减少10万张/年。 - 高新兴科技集团：系统对接，高效利用
高新兴科技集团利用合思档案对接各类异构系统，生成式接口自动采集档案数据。自动制档释放了财务人员的精力，凭证数据自动匹配组装，业务检测保障了证据链的完整。档案全场景数字化利用，一键查询多系统凭证相关的数据及影像信息，归档效率提升90%，为企业年节约成本30万+。
在会计审计电子化的浪潮中，企业面临着前所未有的机遇和挑战。合思作为专精特新企业，成立以来已累计融资超15亿元人民币。秉承以客户为中心的服务理念，分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。截至目前，已有7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择合思，实现了降本增效、合规经营和低碳运营。
如果你也想抓住电子凭证数字化转型的机遇，实现企业的降本增效、合规经营和低碳运营，不妨选择合思档案。现在点击免费试用，开启会计审计电子化的全新之旅，让有限的资源发挥更有效的价值。联系我们，电话400 – 105 – 6505，网址www.hosecloud.com，扫描二维码可了解合思档案和更多案例。
