在当今的商业世界中，企业财务档案管理正面临着诸多挑战。随着2025年数电票全覆盖目标的推进，企业财务档案管理迎来了新的挑战，信息化建设迫在眉睫。数电票管理要求特殊，企业急需专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理需求。
同时，纸电混合时代也给企业带来了一系列难题。企业高管面临着纸质档案管理成本高昂、储存占地大且档案数据难以分析利用的问题；财务人员则被档案数据量大、整理耗时且需手动逐一匹配核对的工作所困扰；业务人员也为报销纸质票据流程繁琐而烦恼。
传统纸质档案管理存在着高显性成本、高隐形成本和高合规风险等问题。例如，纸质凭证输出耗材成本高，档案室和档案柜等存储空间需求大；手工装册归档重复性工作量大，查询调阅条件颗粒度粗糙；电子会计凭证文件无有效管理手段，还可能因不可抗力导致纸质档案损坏。
不过，国家政策的支持为电子会计档案管理带来了新的机遇。电子会计档案与纸质会计档案具备同等法律效力，企业电子会计档案全面无纸化时代已经到来，电子会计档案管理需关注全生命周期管理闭环。在这样的背景下，合思档案应运而生，它的出现具有重要的必要性。
合思档案：财务数智化的领航者
北京合思信息技术有限公司，简称“合思”（原易快报），是一家专注于为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司。合思档案作为其领先的单套制电子会计档案管理平台，基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户提供全方位的财务数智化服务。
合思档案聚合了商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等多项服务。它致力于解决企业内外交困的档案管理问题，实现电子会计档案全流程合规化、自动化、数字化闭环管理。通过提供便捷调阅不打印、混序归集免组装的服务，合思档案为企业节约了大量成本。据统计，它能为企业节约纸张成本70%、节约整理成本75%、提升检索效率90%，并确保管理合规性100%，应收尽收。同时，通过“四性检测” + “业务检测”，合思档案满足了财务档案管理要求的特殊性，实现了归档即合规，为企业的财务合规性检验提供了有力保障。
核心功能：打造高效档案管理体系
合思档案拥有丰富的功能模块，涵盖发票、单据、凭证、账簿、报表、电子档案、纸质档案、自定义档案、实物备查解决方案和数电票解决方案等。
多源采集功能是合思档案的一大亮点。基于跨系统数据集成要求，它提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。同时，它支持自定义数据采集方案，满足不同场景的采数需求。对于不满足系统集成要求的零散会计资料，还支持多种便捷手动数据补录方式。这一功能确保了企业能够全面、准确地采集财务数据，为财务合规性检验提供了坚实的数据基础。
智能制档功能让档案管理更加高效。会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据。已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接。按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设的“四性检测” + “业务检测”双模式检测方案，保障了归档数据真实、完整、安全、可用，进一步强化了财务合规性检验。
档案管理功能则为企业提供了灵活、安全的档案管理方式。它支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按照职能角色配置功能、操作权限，进行水印权限管理。同时，支持自定义档案目录分类，维护、新增创建档案字段，设置表单主键，灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口。系统规范预置档号、档案册号编制规则，同时支持根据企业制度自主排列、扩展等。这些功能确保了企业档案管理的规范性和安全性，为财务合规性检验提供了可靠的保障。
优势突显：对比传统管理更胜一筹
与传统档案管理方式相比，合思档案在成本、效率、合规性等方面具有显著优势。
在成本方面，传统纸质档案管理存在高显性成本，如纸质凭证输出耗材成本高、档案室和档案柜等存储空间需求大。而合思档案能为企业节约纸张成本70%、节约整理成本75%，大大降低了企业的资源浪费和成本支出，为企业在当前经济环境下实现降本增效提供了有力支持。
在效率方面，传统档案管理手工装册归档重复性工作量大、查询调阅条件颗粒度粗糙，数据不能有效利用。合思档案实现了90%检索效率提升，通过关键词检索可快速定位相关档案，打破物理空间限制在线自由调阅，预置规则引擎自动匹配业务数据等，确保档案完整性的同时自由穿透档案链。这使得企业财务人员能够更加高效地获取和利用档案数据，提高工作效率，同时也为财务合规性检验提供了更便捷的途径。
在合规性方面，传统档案管理中电子会计凭证文件无有效管理手段、存在不可抗力导致纸质档案损坏的风险。合思档案通过“四性检测” + “业务检测”实现归档即合规，满足国家政策要求的档案系统，保障电子会计档案合规性管理。此外，传统档案管理在数电票处理上难以满足其特殊要求，如验签、解析、以XML格式存档等。合思档案自主研发工具包，具备更强大的数据获取、验签、解析能力，持续迭代、接口开放，提供数电票接收 – 入账 – 归档一体化解决方案，为企业的财务合规性检验提供了全方位的保障。
应用案例：见证实际成效与价值
众多不同类型的企业已经开始使用合思档案，并取得了显著的实际效果和价值。
某企业年单据量高达2.6亿，面临着会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案通过多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现了档案管理电子化和借阅管理信息化，简化了装订流程。管理成效显著，实现了业财一体、管理自动化、流程精简和降本增效。例如，业务和财务数据穿透联查，会计凭证上下游单据树状结构呈现清晰明了。以某月入库数据为例，数据加载仅需30s，关联匹配15min，凭证与单据关联次数达350亿次，单据与单据关联次数达800亿次。这不仅提高了工作效率，还为企业的财务合规性检验提供了准确、完整的数据支持。
某世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，面临着档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理财务信息难整合等问题。合思档案的单套制管理方案实现了安全合规存储、业务完整性检测和单套制落地。管理成效包括实现标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保积极响应政策，整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，释放1/3，纸张打印成本减少100万张纸/年。这一系列成效不仅降低了企业的成本，还提高了企业的财务合规性，为企业的可持续发展提供了有力保障。
某企业存在低效的档案管理现状，如会计档案散落各系统、日常检索依赖多端系统分散查询、纸质档案管理为主存在诸多弊端、电子发票和电子银行回单存档不合规范等问题。合思档案的数据集成方案实现了广泛连接、标准统一，应收尽收；业务检测方案能快速核查档案关系链条和数据金额匹配情况；跨系统调阅方案可直接跨系统调阅完整业务链条的档案数据。管理成效包括统一储存、业务证据链完整、数据共享和全生命周期管理，预估节省总体成本30W + /年，合规性管理100%，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。这使得企业的档案管理更加高效、规范，为财务合规性检验提供了更可靠的保障。
某中国最大的K12民办教育集团之一存在业务系统多数据隔离、实物存档占用空间且易损坏、财务账表归档装订复杂、实物凭证与业务分散查阅繁琐等问题。合思档案的数据集成方案实现了应收尽收、统一数据标准；智能化制档方案实现了全业务版式文件自动生成及归档和智能化自动组装；电子原文件独立管理完成了电子票据的合规存档。管理成效是以电子会计档案为核心形成多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。这不仅提升了企业的财务管理水平，还为企业的财务合规性检验提供了更便捷的方式。
未来展望：引领财务档案管理新潮流
合思档案通过提供领先的单套制电子会计档案管理平台及多种场景解决方案，满足了企业不同场景下的档案管理需求，实现了电子会计档案全流程合规化、自动化、数字化闭环管理，为企业带来了显著的降本增效、合规经营和低碳运营等价值。
无论是政策推动、合规要求，还是在当前经济环境下帮助企业降本增效的目标，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案作为专业的电子会计档案管理平台，将在企业数字化转型过程中发挥重要作用。
合思秉承以客户为中心的服务理念，分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市，具备强大的服务能力和市场覆盖范围。未来，合思档案将持续为更多企业提供优质的财务数智化服务。
同时，合思档案不断进行技术创新和产品迭代，拥有计算机软件著作权、国家发明专利证书、ISO信息安全管理体系认证等，国家四部委官方试点100%成功验收，具备持续满足企业不断变化的档案管理需求的能力。未来，合思档案有望在企业财务档案管理领域取得更广泛的应用和发展。
如果您想体验合思档案为企业财务档案管理带来的变革，不妨免费试用，开启高效、合规的财务档案管理之旅。
