在数字化浪潮的席卷下，电子凭证数字化转型的步伐不断加快，电子凭证全流程无纸化时代已悄然降临。合思，作为我国财务数智化服务与电子会计档案解决方案的领军供应商，凭借其自主研发的合思档案管理平台，为众多企业破解了电子凭证接收、报销、入账、归档等一系列难题。接下来，就让我们以好想你健康食品股份有限公司为例，一同探寻合思档案在企业档案流转管理中发挥的关键作用。
红枣巨头的档案流转管理困境
好想你健康食品股份有限公司，自1992年成立以来，历经多年的发展与沉淀，于2011年成功在深交所中小板上市，成为红枣行业的一颗璀璨明星。公司品牌价值高达154.21亿元，拥有1000多名员工、400多家全国门店、18家归档主体、2万多个零售网点，年凭证数达3.6万多张。
然而，在企业蓬勃发展的背后，财务档案流转管理却成为了制约其进一步提升效率的短板。传统的档案管理模式让企业在多个方面陷入困境。
归档难题首当其冲。在传统方式下，财务人员需要花费大量的时间和精力去确认单据、发票、回单和凭证的一致性。每一份档案的归档都如同一场细致的拼图游戏，稍有不慎就可能出现差错。而且，档案遗失的情况也难以避免，一旦重要档案丢失，后续的查找和弥补工作将耗费更多的资源。
查找效率低下也是一大困扰。纸质档案的调阅受限于时间和空间的双重限制，无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找。当企业需要查阅某一份档案时，往往需要耗费大量的时间在堆积如山的纸质档案中翻找，不仅影响了工作进度，还降低了决策的及时性。
成本居高不下是传统档案管理模式的又一弊端。大量的纸质档案需要占用大量的存储空间，企业不得不投入大量的资金用于租赁档案库房和购置存储设备。同时，档案的整理、保管和维护也需要投入大量的人力，进一步增加了企业的运营成本。
合规性问题同样不容忽视。纸质档案管理办法在电子原文件的长期保存和数据安全方面存在明显不足，无法确保数据的长期可用性和安全性，难以满足现代企业档案管理的合规要求。
合思档案的破局之道
面对好想你在档案流转管理中遇到的诸多难题，合思档案管理平台提供了一套全面而有效的解决方案。
- 数据同源打破流转壁垒
合思档案管理平台实现了数据的同源性，打破了不同数据之间的壁垒。通过先进的技术手段，将单据、发票、回单和凭证等数据进行整合，实现了一键联查。财务人员无需再在不同的系统和文件中来回切换查找数据，只需在平台上轻轻一点，即可获取所需的全部信息。
这种便捷的操作方式大大提升了财务人员的工作效率。他们可以将更多的时间和精力投入到数据分析和决策支持等核心工作中，为企业的发展提供更有价值的财务建议。同时，数据的同源性也确保了信息的准确性和一致性，减少了因数据不一致而导致的错误和风险。
- 自动组装优化审计流程
在审计方面，合思档案管理平台采用了自动组装的方式，以档案数据为标准，纸质数据为辅。平台可以自动将相关的档案数据进行整合和关联，形成完整的审计线索。审计人员在进行内外审计时，可以直接在平台上查阅和分析档案数据，无需再花费大量的时间和精力去整理和核对纸质档案。
这种审计方式不仅提升了审计效率，还提高了审计的准确性和可靠性。审计人员可以更加全面、深入地了解企业的财务状况和经营情况，及时发现潜在的问题和风险，为企业的合规运营提供有力保障。
- 实物管理实现高效匹配
对于实物档案的管理，合思档案管理平台借助虚拟档案库房和二维码技术，实现了电子档案与实物档案的高效匹配。每一份实物档案都有一个唯一的二维码，通过扫描二维码，查阅者可以快速定位实物档案的位置。
在虚拟档案库房中，档案的存储和管理更加有序和规范。查阅者可以通过平台实时了解档案的存储状态和借阅情况，实现了档案的实时监控和管理。这种实物管理方式不仅提高了档案的查阅效率，还减少了实物档案的丢失和损坏风险。
显著成效见证合思实力
通过采用合思档案管理平台，好想你在档案流转管理方面取得了显著的成效。
在人工耗时方面，合思档案管理平台的应用使得人工操作大幅减少。经统计，整体减少了90%的人工耗时。其中，总部接收档案的管理耗时减少了80%，借阅管理的耗时也减少了67%。这意味着企业可以将更多的人力资源投入到更有价值的工作中，提升了企业的整体运营效率。
在成本节约方面，合思档案管理平台的优势也十分明显。通过减少纸质档案的使用和管理成本，以及提高工作效率所带来的间接成本节约，好想你预计每年可减少综合成本20万元。在当前经济环境下，这样的成本节约对于企业来说无疑是一笔可观的收益。
携手合思开启档案管理新篇章
综上所述，合思档案管理平台为好想你健康食品股份有限公司成功解决了财务档案流转管理的难题，实现了降本增效的目标。在电子凭证全流程无纸化的大趋势下，越来越多的企业将面临类似的档案流转管理挑战，而合思档案管理平台无疑是企业的理想选择。
如果您的企业也正在为档案流转管理问题而烦恼，不妨拨打400 – 105 – 6505或访问www.hosecloud.com了解合思档案管理平台。现在，您还可以免费试用合思档案管理平台，亲身体验其强大的功能和卓越的性能，让合思助力您的企业实现有限资源的更有效利用，开启档案管理的新篇章。
