在当今时代，疫情、政策、国际局势以及投资环境等诸多因素相互交织，使得企业的商旅消费及费用管控面临着复杂多变的内外部环境。合思，作为一家专注于为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，凭借深入的调研与精准的分析，重磅发布了《2023费控及差旅趋势分析报告》，旨在为企业清晰揭示当下的市场形势、痛点问题，并提供切实可行的解决方案。电子档案管理在这一系列的解决方案中也有着重要的应用，为企业的财务管理提供更高效、便捷的支持。
市场形势：后疫情时代差旅的机遇与挑战
2023年1 – 7月，随着疫情的退潮，企业差旅业务迎来了“井喷式”的增长。差旅消费总体金额同比大幅上升220.11%，环比也有95.49%的显著增长。然而，市场并非一片坦途。机票、交通工具租赁以及酒店住宿等价格均出现了明显的上涨，而且不同行业、业务线以及区域之间的差异较大。值得注意的是，尽管差旅业务有了大幅增长，但消费总量仍未达到疫情前2019年的高点。在这样的市场形势下，企业对于电子档案管理的需求也愈发凸显，以便更好地记录和管理差旅相关的费用数据。
痛点分析：企业费控的重重困境
企业在业务拓展和成本控制的天平上艰难抉择，承受着前所未有的降本增效压力。
在效率层面，差旅订票、发票以及单据处理成为了突出问题。发票的获取、核对和处理更是管控的痛点所在。繁琐的流程耗费了大量的时间和人力，使得企业的运营效率大打折扣。
在管控层面，订单超标趋势明显，这就要求企业的控制策略必须前置。同时，费用分析存在数据整合难、口径不统一等问题，导致企业难以准确把握费用的真实情况。此外，发票合规风险也日益突出，给企业带来了潜在的法律风险。电子档案管理可以帮助企业更好地整理和保存相关发票及单据，降低合规风险。
解决方案整体策略概述：数字化转型开启降本增效之路
面对持续的降本增效压力和低碳发展趋势，企业需要积极寻求变革。通过构建适合自身的数字化聚合消费平台、费控系统以及电子档案系统等，借助数字化技术优化内部流程、提高自动化作业占比，成为企业实现降本增效和可持续发展的关键途径。同时，企业还应增加员工的参与度，让全体员工共同应对挑战，形成强大的合力。电子档案管理在这个过程中，能够实现对各类费用数据的有效存储和管理，为企业的决策提供有力支持。
核心模块：多维度打造高效费控体系
- 预算管控精准出击：对商务消费的事前申请单、订单以及报销环节进行严格的预算控制或实占，确保每一笔费用都在企业的预算范围内，避免不必要的开支。电子档案管理可以记录预算相关的申请和执行情况，方便企业进行追溯和分析。
- 消费标准自动护航：高达98.24%的企业开启了差旅消费标准自动控制功能。这一功能能够在员工进行差旅消费时，自动对消费标准进行校验，确保费用合规，有效降低企业的成本。
- 精益消费策略增效：诸如同性同住、提前预定等精益消费策略的实施，能够在不影响业务开展的前提下，降低企业的差旅成本。电子档案管理可以记录这些消费策略的执行效果，为企业进一步优化提供数据依据。
- 数智化手段提效合规：单据免打印、线上支付、自动生成记账凭证等数智化手段的应用，不仅提高了工作效率，还增强了财务工作的合规性。电子档案管理可以与这些数智化手段相结合，实现财务数据的电子化存储和管理。
- 深化分析挖掘潜力：通过合思BI对核心费用、差旅支出等数据进行多维度分析，能够深入挖掘降本增效的深层因素。电子档案管理为数据分析提供了丰富的数据来源，帮助企业更好地了解费用的构成和变化趋势。
竞争优势：合思的独特魅力
合思拥有广泛连接的生态，通过与各方的紧密合作，为企业提供更加全面的服务。其双轮驱动的模式创新，不断探索新的业务模式和服务方式，为企业带来更多的价值。而无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，更是为企业提供了一站式的财务数智化服务，涵盖聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子档案管理等多个方面。
合思还是专精特新企业，成立以来累计融资超15亿元人民币。在全国22个城市设有直营服务网络，并通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。强大的资金实力和广泛的服务网络，为企业提供了坚实的保障。电子档案管理作为合思服务的重要组成部分，能够为企业提供安全、高效的档案管理解决方案。
成功案例：真实见证合思实力
- L4级无需报销上市公司的飞跃：某L4级无需报销上市公司在引入合思的解决方案后，员工报销效率提升了300%，财务人力成本降低了50%。通过实现预算预占用、费用标准校验等功能，成功解决了员工报销流程漫长、财务低价值工作多、老板无法实时掌握业务数据等痛点。电子档案管理在这个过程中，为企业提供了完整的报销数据记录，方便企业进行统计和分析。
- 连锁经营上市公司的蜕变：一家连锁经营上市公司在使用合思的服务后，财务部投诉率降低了80%，员工满意度达到了100%。合思商城与TMC的无缝接入，实现了资源互补，解决了员工员工员工员工员工满意度低、财务核算费时费力、管理难度大等问题。电子档案管理可以对这些合作和业务数据进行有效管理，确保数据的完整性和可追溯性。
- 企业数字化差旅的优化：某企业在数字化差旅方面，通过合思商城的“合力省”功能，实现了酒店单晚房费单价平均降低37.8元，月酒店GMV环比下降8.7%，超标订单数降低32%。有效解决了疫情放开后酒店价格上涨带来的员工负面情绪和财务困扰。电子档案管理记录了这些优化的数据和效果，为企业的决策提供了有力支持。
- 流程自动化的显著成效：某企业通过流程引擎实现了差旅补贴自动化计算和送审，员工报销满意度提升了78%，差旅补贴手工报销减少了92%，会计审核时间节省了71%。电子档案管理可以记录这些流程自动化的相关数据和效果，为企业的持续优化提供依据。
服务体系：全方位保障企业需求
合思分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，不断投入研发力量，提升产品和服务的质量。在全国22个城市设有直营服务网络，并通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市，能够为客户提供及时、专业的服务。同时，合思还提供免费在线体验，让企业可以亲身体验合思的服务和产品。电子档案管理作为服务体系的重要一环，能够确保企业的各类数据得到妥善管理。
降本增效是企业经营的永恒命题。在复杂多变的市场环境下，企业应向“数”而生，向“智”而强。合思凭借其专业的解决方案、强大的竞争优势和完善的服务体系，能够帮助企业应对挑战，实现降本增效、合规经营和低碳运营，让有限的资源发挥出更有效的作用。如果您想进一步体验合思在电子档案管理和费控方面的卓越功能，不妨点击免费试用，开启企业数智化管理的新篇章。
