在当今竞争激烈的商业环境中，企业的财务管理水平直接关系到其生存与发展。以云海肴为例，这家知名的餐饮连锁企业，在合思档案的助力下，实现了显著的降本增效和财务管理优化，同时也为档案归档规范树立了新的标杆。
客户背景与挑战：云海肴的档案管理困局
云海肴，一家在餐饮行业颇具影响力的连锁企业。它拥有海外6 + 门店、直营160 + 门店，业务覆盖国内23 + 城市，拥有2600名企业人员，旗下有9大品牌。在日常运营中，云海肴每年产生的凭证据数达65000 + 、发票数26000 + 、回单数13000 + 、单据量18000 + 。
然而，如此庞大的业务规模也带来了一系列档案管理难题。传统的纸质档案管理方式，使得企业面临着诸多痛点。首先是纸质档案打印成本居高不下，大量的凭证、发票等都需要打印出来进行存档，这无疑增加了企业的运营成本。其次，档案存储成本也不容小觑，需要专门的存储空间来存放这些纸质档案，而且随着业务的不断发展，存储空间的需求也在不断增加。此外，纸质档案资料查找困难，当财务人员需要查找某一份档案时，往往需要花费大量的时间和精力在堆积如山的档案中寻找，严重影响了工作效率。这些问题不仅制约了云海肴的财务管理水平，也对企业的整体运营效率产生了负面影响。在这样的背景下，云海肴迫切需要一套科学规范的档案归档规范和高效的财务管理解决方案。
解决方案概述：合思档案打造财务数字化新生态
为了解决云海肴面临的档案管理难题，合思为其量身定制了一套财务数字化解决方案，上线了合思档案系统。该系统以档案归档规范为核心，从多个方面对云海肴的财务管理进行了优化。
合思档案系统打破了数据壁垒，实现了数据同源。在传统的财务管理模式下，不同部门的数据往往分散在不同的系统中，数据之间缺乏有效的关联，导致财务人员在获取和利用数据时存在诸多困难。而合思档案系统将所有相关数据进行整合，实现了数据的集中管理和共享，为财务人员提供了便捷的数据利用方式。财务人员可以通过系统一键联查相关数据，大大提高了工作效率。
系统采用自动组装的方式，在内外审计时以档案数据为标准，纸质数据为辅。这不仅提高了审计的准确性和效率，也减少了对纸质档案的依赖，降低了档案管理成本。同时，合思档案系统借助虚拟档案库房和二维码技术，实现了电子与实物的完美匹配。查阅者只需查询电子档案，就可以快速定位实物档案的位置，大大提高了档案查阅的便利性。通过建立规范的档案归档规范，确保了档案数据的准确性和完整性。
成效与成果：云海肴财务管理的华丽转身
在合思档案系统的助力下，云海肴实现了看得见的降本增效，在档案归档规范方面也取得了显著成效。
在档案打印方面，记账凭证、收支两端回单、电子发票全量不打印，线下只保留纸质发票及其粘贴单。这一举措不仅减少了纸张的使用，降低了打印成本，也符合企业低碳运营的理念。同时，由于减少了纸质档案的数量，档案存储成本也大幅降低。
财务档案利用变得更加便捷。合思档案系统具有多维检索能力，能够满足多场景的查询需求。财务人员可以根据不同的条件对档案数据进行检索，系统内还可以实现可视化管理档案数据，使得档案管理更加直观、高效。通过严格执行档案归档规范，云海肴的档案管理变得更加有序。
业财融合得到了显著提升。合思档案系统的应用，使得业务数据和财务数据能够更好地融合在一起，为企业的决策提供了更加准确、全面的信息支持。据统计，云海肴的业财融合提升了80%，节省了打印、存储等总体成本30万/年。同时，财务提效90%，成功落地了精细化运营的财务中台，达成了100%的合规降本。这一系列成果的取得，离不开科学规范的档案归档规范的支撑。
客户反馈：云海肴CFO的高度认可
云海肴CFO对合思档案系统给予了高度评价。他表示，使用合思档案后，所有凭证、资料均可通过电子形式存储和检索。初步估算，仅此一项改进，一年内就至少为企业节省了30万元管理成本。
和合思的合作，成功落地了精细化运营的财务中台，业财融合达成80%，财务提效90%，100%的合规降本。合思档案系统不仅提高了企业的财务管理水平，也为企业的发展提供了有力的支持。同时，规范的档案归档规范确保了企业财务数据的安全和合规。
未来合作与展望：携手前行，共创财务管理新篇章
随着财务数智化的不断发展，云海肴与合思有望进一步深化合作，在更多业务场景探索创新，持续提升财务管理水平和企业运营效率。
在未来的合作中，双方可以在档案归档规范的基础上，进一步优化档案管理流程，提高档案管理的智能化水平。例如，利用人工智能技术对档案数据进行分析和挖掘，为企业的决策提供更加有价值的信息。还可以探索在供应链管理、成本控制等更多业务场景中应用合思档案系统，实现企业整体运营效率的提升。
在当前经济环境下，企业对财务管理的要求越来越高。合思档案系统以其先进的技术和卓越的性能，为企业提供了一套科学、高效的财务管理解决方案。同时，严格的档案归档规范确保了企业档案管理的标准化和规范化。如果您的企业也面临着类似的财务管理难题，不妨选择合思，让合思助力您的企业实现降本增效、合规经营和低碳运营，让有限更有效。您可以立即拨打400 – 105 – 6505或访问www.hosecloud.com了解更多，还可以免费试用合思档案系统，亲身感受其带来的便捷与高效。
