在我国电子凭证改革的浪潮中，数字化财务趋势已然成为企业发展的关键导向，电子凭证全流程无纸化时代正以磅礴之势来临。在这个时代背景下，企业的财务档案管理领域既迎来了新的发展机遇，也面临着前所未有的挑战。合思，作为财务数智化服务与电子会计档案解决方案的领先供应商，凭借其先进的合思档案管理平台，为众多企业破除了财务档案管理的重重困境。接下来，让我们以好想你健康食品股份有限公司为例，一同深入探寻合思如何在数字化财务趋势下助力企业实现财务档案管理的革新。
红枣巨头的档案管理困境
好想你健康食品股份有限公司自1992年成立以来，在市场的浪潮中稳步前行，并于2011年成功在深交所中小板上市，成为红枣行业的领军企业。如今，公司拥有1000 + 员工、400 + 全国门店以及18家归档主体，规模庞大。然而，在数字化财务趋势不断推进的当下，其传统的财务档案管理模式却逐渐暴露出诸多弊端。
在档案归档环节，工作人员需要耗费大量的时间来逐一确认单据、发票、回单和凭证的一致性。每一张单据都需要仔细核对，每一份凭证都需要认真查验，繁琐的流程让归档工作变得异常缓慢。而且，即使工作人员小心翼翼，档案遗失的情况仍难以避免。一旦档案遗失，不仅会影响财务工作的正常开展，还可能引发一系列的风险。
纸质档案的管理还受到时间和空间的双重限制。在查找档案时，工作人员往往需要在堆积如山的纸质档案中苦苦寻觅，耗费大量的时间和精力。无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找，使得档案的利用效率大打折扣。有时候，为了查找一份重要的档案，可能需要花费一整天的时间，严重影响了工作效率。
大量的纸质档案管理对空间和人力的要求极高。企业需要专门的档案室来存放这些档案，占用了大量的办公空间。同时，还需要安排专人负责档案的整理、保管和查找工作，增加了企业的人力成本。此外，纸质档案管理办法无法保证电子原文件的长期保存，也难以确保数据的安全可用，已经无法满足企业在数字化财务趋势下的管理要求。
合思方案：打破档案管理枷锁
面对好想你健康食品股份有限公司在财务档案管理方面的诸多难题，合思以其专业的解决方案，为企业在数字化财务趋势下开辟了一条新的道路。
- 数据同源 便捷联查
合思档案管理平台打破了数据之间的壁垒，实现了数据同源。在这个平台上，财务人员可以通过一键联查的功能，快速获取所需的档案信息。无论是单据、发票还是回单和凭证，都可以在一个平台上轻松查询到，大大提高了工作效率。
以前，财务人员需要在不同的系统和文件中来回切换，才能找到相关的档案信息。现在，只需轻轻一点，所有的信息都一目了然。这种便捷的操作方式，让财务人员从繁琐的档案查找工作中解脱出来，有更多的时间和精力投入到更有价值的工作中。
- 自动组装 高效审计
在审计工作中，合思档案管理平台同样发挥了重要作用。平台实现了档案的自动组装，内外审计可以以档案数据为标准，纸质数据为辅。审计人员可以直接在平台上获取所需的档案信息，无需再花费大量的时间和精力去整理和核对纸质档案。
这种审计方式不仅提高了审计效率，还降低了审计风险。通过电子档案的精准数据和自动匹配功能，审计人员可以更快速、更准确地发现问题，确保企业的财务档案管理符合相关法规和要求。
- 虚实结合 精准定位
合思还借助虚拟档案库房和二维码技术，实现了电子与实物档案的高效匹配。在虚拟档案库房中，每一份电子档案都对应着一个唯一的二维码，查阅者只需查询电子档案，就可以通过二维码快速定位实物档案的位置。
这种虚实结合的管理方式，让实物档案的管理变得更加高效和便捷。无论是在日常的档案查阅还是在审计等特殊情况下，都可以快速找到所需的实物档案，大大提高了档案的利用效率。
显著成效：降本增效立竿见影
在合思档案管理平台的助力下，好想你健康食品股份有限公司在数字化财务趋势下取得了显著的成果。
在人工耗时方面，通过合思的解决方案，企业减少了90%的人工耗时。原本需要大量人力和时间完成的档案归档和查找工作，现在通过自动化和智能化的管理方式，大大提高了工作效率。员工可以将更多的时间和精力投入到核心业务中，为企业创造更大的价值。
总部接收档案的管理耗时也减少了80%。由于平台实现了数据的实时同步和自动传输，总部可以更快速、更准确地接收和处理各门店和归档主体的档案信息，提高了管理效率。
借阅管理方面，减少了67%的管理耗时。借阅者可以通过平台在线申请借阅档案，管理人员可以快速审批并提供电子档案，无需再进行繁琐的纸质档案借阅流程。
从成本角度来看，预计企业每年可减少综合成本20万元。通过减少人工成本、空间成本和管理成本等，企业在财务档案管理方面实现了降本增效，提升了企业的竞争力。
拥抱数字化财务趋势 开启转型之旅
合思档案管理平台在好想你健康食品股份有限公司的成功应用，充分彰显了其在数字化财务趋势下解决企业财务档案管理痛点、实现降本增效的强大能力。在电子凭证全流程无纸化的大趋势下，越来越多的企业将在数字化财务趋势的浪潮中，受益于合思的解决方案。
如果您的企业也在数字化财务趋势下面临着类似的财务档案管理难题，不妨抓住这个机遇，开启财务数智化转型之旅。现在，您可以拨打400 – 105 – 6505或访问www.hosecloud.com，了解合思档案管理平台，还能免费试用，让有限的资源在数字化财务趋势下发挥出更有效的作用。
