合思档案:开启财务电子档案管理新时代

合思档案:开启财务电子档案管理新时代
在数字化浪潮席卷的当下,企业正面临着前所未有的挑战与机遇。2025 年数电票全覆盖的目标,犹如一声号角,让企业财务档案管理直面新的挑战。传统档案管理模式在新时代的浪潮中显得捉襟见肘,企业信息化建设亟待“恶补”。因数电票管理要求的特殊性,专业的“财务电子档案管理系统”成为企业适应“数字化凭证时代”财务档案管理要求的必然选择。

在纸电混合时代,企业各层级人员都在传统档案管理中苦不堪言。企业高管们看着堆积如山的纸质档案,不仅要承担高额的管理成本和巨大的占地空间,更无奈于档案数据难以分析利用,无法为企业决策提供有力支持。财务人员则被海量的档案数据压得喘不过气来,整理档案耗费大量时间,手动匹配核对的工作枯燥繁复,效率低下。业务人员在报销纸质票据时,繁琐的流程更是让他们怨声载道。

传统档案管理存在着诸多弊端。高显性成本方面,纸质凭证输出的耗材成本居高不下,存储空间需求巨大;高隐形成本上,手工装册归档的重复性工作量大,查询调阅的数据也不能得到有效利用;高合规风险更是不容忽视,电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段,纸质档案还容易损坏。企业在推行数字化的过程中,虽然解决了线上业务处理的问题,但在归档、储存环节仍未摆脱纸质文件储存的困扰,数据存储的线下载体也影响了企业全面数字化的进程。因此,电子会计档案管理的必要性愈发凸显。

全面方案:满足多元角色需求

合思档案作为一款专业的财务电子档案管理系统,为企业不同角色提供了全面的解决方案,满足了企业在档案管理各场景下的需求。

对于 CEO/高管而言,合思档案就像是一位得力的助手,能够帮助他们沉淀数据资产,保障企业的合规管理。通过提升企业财务档案的利用效率,挖掘财务档案数据的价值,为企业决策提供数智化支持,从而实现降本增效,推动企业绿色低碳运营。在这个数据驱动的时代,合思档案让企业高管能够站得更高,看得更远,做出更加明智的决策。

归档员/财务人员是档案管理工作的直接执行者,合思档案为他们带来了福音。它能够提高工作效率,让他们告别重复低价值的工作。实现档案数据同源,全流程透明流转,便于监控和分析,使得档案管理工作变得轻松简单。财务人员再也不用为繁琐的档案整理和匹配工作而烦恼,能够将更多的精力投入到更有价值的工作中。

在外部审计方面,合思档案实现了档案外审的在线化和可溯源。审计人员可以一键查询借阅档案,权限一键下放/回收,减少了财务与审计之间的重复沟通。这不仅提高了审计工作的效率,也保证了审计的准确性和公正性。

合思档案提供了领先的单套制解决方案(标准方案)+六大场景解决方案,广泛连接业财系统,实现了发票/回单/凭证/单据/自定义档案的自动匹配、应收尽收。无论是多么复杂的业务场景,合思档案都能够应对自如,为企业提供全方位的档案管理服务。

核心功能:展现强大管理能力

合思档案的核心功能及独特优势,充分展现了其在档案管理方面的强大能力。

多源采集功能是合思档案的一大亮点。基于跨系统数据集成要求,它提供自动生成式 Open API 实现快速集成,预制系统连接器,能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。同时,它还支持自定义数据采集方案,满足企业多样化的需求。此外,对于零散的会计资料,还支持手动采集和自主补录,确保数据的完整性。

智能制档功能让档案管理变得更加高效。通过规则引擎实现会计档案关联规则可视化配置,不同系统、类别的核心会计凭证能够自动关联匹配及组装,减少了 90%的人工匹配工作量。字段映射功能则让查询更加便捷,用户可以快速找到所需的档案信息。

“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案为档案数据的质量提供了保障。它按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设,保障归档数据真实、完整、安全、可用。同时,基于企业不同业务场景,提供灵活的档案关系上下游检测,确保档案数据符合企业的实际需求。

档案管理功能则体现了合思档案的精细化管理。权限管理精准管控,支持自定义创建用户管理角色、隔离各核算账套数据权限等,确保数据的安全性和保密性。档案目录灵活扩展,支持自定义档案目录分类、字段维护等,满足企业个性化的档案管理需求。系统规范预置档号,满足国标档号规则格式,让档案管理更加规范有序。

应用案例:见证实际效果价值

合思档案在不同类型企业的应用案例,充分展示了其实际效果和价值。

某企业年单据量高达 2.6 亿,面临着会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案通过多系统采集数据、自动匹配组装档案等解决方案,实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效。数据加载仅需 30s,关联匹配也只需 15min,大大提高了工作效率。

某集团型企业档案管理流程复杂、凭证附件标准和管理制度不统一。合思档案的单套制管理方案实现了标准化落地,力保电子会计档案合规,低碳环保。整理匹配效率提升了 80%,减少了纸张打印成本和存储空间成本,为企业带来了实实在在的效益。

某企业档案管理低效,会计档案散落各系统、检索依赖多端系统。合思档案的单套制管理方案统一储存数据,使业务证据链完整,实现了数据共享和全生命周期管理,预估节省总体成本 30W +/年,为企业减轻了负担。

某教育集团业务系统多、数据隔离,档案管理在采集、存储、整理、利用等方面存在诸多问题。合思档案通过数据集成、智能化制档和电子原文件独立管理方案,简化了会计管理流程,提高了工作效率,实现了档案多维穿透查询,让企业的档案管理更加高效便捷。

在当前经济环境下,无论是政策推动、合规要求,还是为了帮助企业降本增效,电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案坚持以客户为中心,助力企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点,助力企业财务无纸化、低碳发展、数字化转型,实现会计档案价值的深度应用。

合思在全国多地设有服务地点,联系电话为 400 – 105 – 6505,网站是 www.hosecloud.com,还有微信公众号和小程序,方便企业咨询合作。众多事业单位、央企、行业领军企业和国家试点企业都已选择合思档案,如广东某高校、中交集团、好想味等,企业可放心选择。

如果您的企业也想提升档案管理水平,把握数字化转型机遇,不妨选择合思档案这款专业的财务电子档案管理系统。现在,您可以免费试用合思档案,亲身感受它的强大功能和卓越价值。

点击注册合思,免费试用 14 天,注册链接:http://www.hosecloud.com/

captaincaptain
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