在当今竞争激烈的商业环境中，企业的财务管理面临着诸多挑战。尤其是在财务报销审计方面，传统的纸质档案管理方式不仅效率低下，还存在着诸多痛点。这些痛点如同隐藏在企业运营中的“暗礁”，随时可能给企业带来不必要的损失和风险。
企业高管常常为纸质档案管理成本高、储存占地大而烦恼。大量的纸质档案不仅需要耗费巨额的管理成本，还占据了宝贵的办公空间。而且，这些档案数据没有经过有效的汇总整理，难以进行分析利用，使得企业在决策时缺乏有力的数据支持。例如，企业在进行战略规划或预算调整时，无法快速准确地获取相关的财务数据，导致决策的及时性和准确性受到影响。
财务人员则要面对大量档案数据的整理工作，这一过程耗时且枯燥。他们需要手动逐一匹配、核对确认，工作热情逐渐降低。在处理日常的财务报销审计时，财务人员需要花费大量的时间在纸质票据的整理和核对上，不仅效率低下，还容易出现错误。一旦出现错误，又需要花费更多的时间去查找和纠正，增加了工作的负担和压力。
业务人员在出差、招待后，报销的纸质票据流程繁琐，耗费时间。他们需要留存纸质票据，再上交进行审核，整个过程不仅增加了业务人员的工作量，还影响了报销的及时性。有时候，业务人员因为忙于工作，忘记及时报销，导致票据丢失或过期，给自己和企业带来不必要的麻烦。
此外，企业还存在高显性成本、高隐形成本和高合规风险等问题。纸质凭证输出耗材成本高，档案室和档案柜等存储空间需求大，这些都是显性成本的体现。手工装册归档重复性工作量大，查询调阅条件颗粒度粗糙导致数据不能有效利用，这些则是隐形成本的表现。电子会计凭证文件无有效管理手段，不可抗力导致纸质档案损坏等问题，又给企业带来了高合规风险。
面对这些痛点，合思档案应运而生，为企业提供了全面的解决方案，成为企业财务报销审计的得力助手。
角色定制方案 满足多元需求
合思档案针对不同角色，提供了全面且定制化的解决方案，能够满足企业在不同场景下的档案管理需求。
对于CEO/高管而言，合思档案可以沉淀数据资产，保障合规管理。通过挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化，提升财务服务效率。在财务报销审计方面，高管可以利用合思档案提供的数据分析，快速了解企业的财务状况，做出更加明智的决策。同时，借助数字化手段，合思档案可以节约档案管理成本，提升档案利用效率，实现绿色低碳运营，帮助企业打响数字化转型决胜之战，降本增效。
归档员/财务使用合思档案，能够提高工作效率，告别重复低价值工作。合思档案使档案数据同源，数据全流程透明流转，便于监控、分析。在处理财务报销审计时，财务人员可以轻松完成档案管理，提高档案利用效率，将更多的时间和精力投入到更有价值的工作中。
对于外部审计，合思档案实现了档案外审在线化、可溯源。审计人员可以一键查询借阅，权限一键下放/回收。这使得财务无需与审计重复沟通、补充审计资料，大大提高了审计效率。在财务报销审计过程中，审计人员可以快速准确地获取所需的档案信息，确保审计工作的顺利进行。
合思档案还提供领先的单套制解决方案（标准方案）+六大场景解决方案，广泛连接业财系统，实现发票/回单/凭证/单据/自定义档案的自动匹配、应收尽收。无论是日常的财务报销审计，还是复杂的业务场景，合思档案都能提供有效的支持。
核心功能闪耀 技术应用领先
合思档案具备多项核心功能亮点，在技术和应用上展现出显著的优势。
多源采集功能是合思档案的一大特色。基于跨系统数据集成要求，它提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，支持自定义数据采集方案。对于不满足系统集成要求的零散会计资料，合思档案支持多种便捷手动数据补录方式，如单张PDF大文件、多张回单/发票自动切割，自定义配置Excel导入模板实现结构化数据批量导入。在财务报销审计中，多源采集功能可以确保所有相关的档案数据都能被准确、及时地收集到系统中，为审计工作提供全面的数据支持。
智能制档方面，合思档案实现了会计档案关联规则可视化配置。不同系统、不同类别的核心会计凭证可以自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整业务链组合数据，减少90%人工匹配工作量。已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接。同时，合思档案还具备“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案，保障归档数据真实、完整、安全、可用。在财务报销审计过程中，智能制档功能可以提高审计的准确性和效率，减少人为错误。
档案管理上，合思档案支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按照职能角色配置功能、操作权限，进行水印权限管理。它还支持自定义档案目录分类，档案字段自定义维护、新增创建、表单主键设置等，灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口。系统规范预置档号，满足国标档号规则格式，支持对不同核算单位按不同编号规则，流水号重置规则支持按年度或会计期间。这些功能使得企业在财务报销审计时能够更加灵活地管理档案，确保档案的安全性和合规性。
档案应用方面，合思档案可实现多维检索，支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，按目录、全文检索，按检索条件快速定位结果，支持批量检索。它能进行一站式预览，穿透联查，智能搭建多种类型组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯。支持第三方业财系统直接查看档案信息，为第三方系统提供档案影像调阅接口，直接调阅预览组装好的档案及相关文件。同时，合思档案实现了档案数据资产化，档案借阅服务让借阅人在线查看、支持下载，管理员借阅过程透明化、一键到期催还。在财务报销审计中，这些功能可以帮助审计人员快速准确地获取所需的档案信息，提高审计效率。
用户收益显著 价值全面彰显
用户使用合思档案能获得显著的收益，体现出其巨大的价值。
合思档案能够显著降本增效。它可以节约纸张成本、整理成本，如可节约70%纸张成本、75%整理成本，同时提高检索效率，提升90%检索效率。在财务报销审计方面，企业可以实现档案管理合规不打印，助力企业“收紧钱袋子”，告别传统手工归档。这不仅降低了企业的运营成本，还提高了工作效率，使得企业在市场竞争中更具优势。
合思档案成为闭环全量业财系统的“连接器”，补足信息化建设空白，拉通业财税档全链路，使电子会计档案管理成为企业全面数字化收尾的“兜底”系统。在财务报销审计过程中，它可以将企业的业务数据和财务数据进行有效的整合，实现数据的共享和流通，提高企业的管理水平和决策能力。
合思档案让数据“活起来”，真正利用档案数据，实现数据价值。前后端数据同源，流程全息贯通，提升管理能效，实现企业效益最大化。在财务报销审计中，通过对档案数据的分析和挖掘，企业可以发现潜在的问题和风险，及时采取措施进行防范和解决，从而提高企业的经济效益。
合思档案满足国家政策要求，符合电子会计档案合规性管理。它拥有稳定的迭代能力，能够及时应对变化，如满足接收管理数电票的能力。在财务报销审计中，企业可以确保档案管理的合规性，避免因违规而带来的风险和损失。
典型场景丰富 应用广泛多元
合思档案在多个典型场景中都有出色的应用，展示了其应用的广泛性。
在数电票场景中，合思档案提供数电票接收 – 入账 – 归档一体化解决方案，支持以数电票为代表的9类电子凭证多渠道获取、验签、验真、解析、自动填报、入账、XBRL封装、归档等操作，实现数电票全流程闭环管理。在财务报销审计中，对于涉及数电票的报销业务，合思档案可以确保数电票的合规性和准确性，提高审计效率。
实物备查场景下，在“纸电混合”阶段，合思档案通过纸电介质分策略、归档纸电统计、二维码状态同步完成实物档案全流程管理及定位，服务实物档案全流程线上化管理，实现实物档案的创新管理和便捷利用。它支持打标 – 到单 – 装盒 – 上架流程，集团共享批量作业，提供线下实物备查清单及档案装盒清单。在财务报销审计中，对于涉及实物档案的报销业务，合思档案可以方便审计人员对实物档案进行查询和核实。
大数据处理场景中，合思档案大数据解决方案深入提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据秒级查询，提高档案管理效率、释放档案数据价值。在财务报销审计中，面对大量的报销单据和数据，合思档案可以快速准确地进行处理和分析，为审计工作提供有力的支持。
档案调阅场景里，共享调阅解决方案满足企业多维度、精细化的档案查阅需求，支持按照财务档案的多维度查询条件，支持一站式、穿透式、跨系统式等浏览能力，便于使用人员快速查找完整业务链数据，满足企业档案数据精细化管控。在财务报销审计中，审计人员可以通过合思档案的档案调阅功能，快速获取所需的档案信息，提高审计效率。
成功案例见证 邀您免费试用
合思档案在不同企业的成功应用案例，充分证明了其卓越的性能和价值。
海亮教育在使用合思档案后，所服务的单位由15家增长到298家，作业人员从16人增长到25人，共享单位数量增加18.9倍，作业人员仅增加9人，凭证自动化率达到91.6%，向财务无纸化目标迈进。在财务报销审计方面，海亮教育通过合思档案实现了档案管理的数字化和自动化，提高了审计效率和准确性。
徐福记多地连锁门店，70 + 分公司，年数据量2.6亿，合思档案上线后全集团无纸化，在线匹配组装，异地线上调阅，管理效率大大提升。在财务报销审计中，徐福记借助合思档案实现了全集团档案的集中管理和在线调阅，方便了审计工作的开展。
中交水规院单套制有效支撑了无纸化政策的落地，切实减少了打印存储的成本，系统上线后档案整理耗时、存储空间和耗材的成本均有显著减少，审计人员对电子会计档案系统所带来的便利性和安全性给予了肯定。在财务报销审计中，中交水规院通过合思档案实现了档案管理的合规性和高效性，得到了审计人员的认可。
一家年单据量2.6亿的企业，应用合思档案后实现业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效，业务和财务数据穿透联查，会计凭证上下游单据树状结构呈现，档案管理电子化、信息化，借阅管理、档案室管理规范化，企业成本降低，数据指标表现优异，如凭证总量14W + 、单据总量50W + 等。
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