在当今数字化浪潮席卷的时代，企业财务档案管理正面临着前所未有的挑战。随着2025年数电票全覆盖目标的推进，企业财务档案管理迎来了新的变革。数电票须经过验签、解析，并以XML格式存档，XBRL文件还要求写入财务入账信息。这一系列变化使得企业急需专业的“电子会计档案管理平台”，以适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。
同时，在纸电混合时代，企业不同角色也面临着各自的难题。企业高管深受纸质档案管理成本高、储存占地大的困扰，而且档案数据缺乏汇总整理，难以进行分析利用；财务人员则需面对海量的档案数据，整理工作不仅耗费时间，还需手动逐一匹配核对确认，工作枯燥又繁复；业务人员在出差招待后，报销纸质票据的流程繁琐，浪费了大量时间。
此外，企业在数字化推行过程中，虽然通过OA系统、资金系统、合同系统、CRM系统、费控系统等建设解决了线上业务处理问题，但在归档、储存环节，仍然未能解决纸质文件储存的难题，数据存储也依赖线下载体。高显性成本如纸质凭证输出耗材成本高、档案室和档案柜等存储空间需求大，浪费了企业资源；高隐形成本导致内部协作滞后，手工装册归档重复性工作量大、查询调阅条件颗粒度粗糙、数据不能有效利用；高合规风险造成财税管理低效，电子会计凭证文件缺乏有效管理手段，不可抗力还可能导致纸质档案损坏。企业财务合规政策要求企业必须解决这些档案管理难题，以适应新的发展形势。
合思档案：全方位定制解决方案
合思档案敏锐地洞察到企业面临的这些挑战，为不同角色提供了针对性的服务，推出了领先的单套制解决方案（标准方案）和六大场景解决方案，满足企业不同场景下的档案管理需求。企业财务合规政策的落实，需要这样全面且专业的解决方案。
对于CEO/高管而言，合思档案能够沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化。通过数字化手段，企业可以节约档案管理成本，提升档案利用效率，实现绿色低碳运营，打响数字化转型决胜之战。
归档员/财务人员使用合思档案，能够提高工作效率，告别重复低价值工作。实现档案数据同源，数据全流程透明流转，便于监控、分析，轻松完成档案管理，提高档案利用效率。
对于外部审计工作，合思档案实现了审计不进档案室，档案外审在线化、可溯源。一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务无需与审计重复沟通补充审计资料。
合思档案广泛连接业财系统，实现发票/回单/凭证/单据/自定义档案的自动匹配、应收尽收，为企业财务合规政策的执行提供了有力支持。
核心功能：铸就高效管理优势
合思档案具备强大的核心功能，在管理和应用上展现出独特的特点，有力地推动了企业财务合规政策的实施。
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多源采集：灵活高效的数据获取
在多源采集方面，基于跨系统数据集成要求，合思档案提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。同时，支持自定义数据采集方案，满足不同场景的采数需求。对于不满足系统集成要求的纸质文件、电子文件等零散会计资料，支持多种便捷手动数据补录方式，如单张PDF大文件、多张回单/发票自动切割，自定义配置Excel导入模板实现结构化数据批量导入。 -
智能制档：精准高效的档案组装
智能制档功能实现了会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的凭证、单据、发票及银行回单等核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据，可减少90%人工匹配工作量。已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接。采用“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案，保障归档数据真实、完整、安全、可用，符合企业财务合规政策的要求。 -
档案管理：精细规范的权限管控
档案管理方面，权限管理精准管控，支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围自定义。档案目录灵活扩展，支持自定义档案目录分类，档案字段自定义维护、新增创建、表单主键设置等，灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口，便于对外提供。系统规范预置档号，满足国标档号规则格式，支持对不同核算单位按不同编号规则，流水号重置规则支持按年度或会计期间。 -
档案应用：便捷多维的查询利用
档案应用功能强大，多维检索满足多场景查询需求，支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，按目录、全文检索，按检索条件快速定位结果，支持批量检索。一站式预览，穿透联查，智能搭建凭证、业务单据、发票以及银行回单等多种类型组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯。支持第三方业财系统直接查看档案信息，为第三方系统提供档案影像调阅接口，直接调阅预览组装好的档案及相关文件。档案借阅服务中，借阅人可在线查看、支持下载，管理员可使借阅过程透明化，一键到期催还。
实际案例：见证显著应用成效
众多企业通过使用合思档案，切实解决了档案管理难题，实现了企业财务合规政策的有效落实。
以年单据量2.6亿的企业为例，该企业存在会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力的问题。合思档案通过多系统采集数据，业务、财务数据应收尽收，自动匹配组装档案，会计凭证上下游单据树状结构呈现，档案管理电子化，借阅管理信息化，安全保障可追溯，简化装订流程，1分钟快速定位数据，减少打印与邮寄。管理成效显著，实现业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效，如业务 + 财务数据穿透联查，会计凭证上下游单据树状结构呈现清晰明了，企业成本降低，流程精简使财务人员增效，装订简化节约企业显性成本。
对于共享中心统建的集团型企业，存在档案管理流程复杂、人工环节多，凭证附件标准/会计档案管理制度不统一，每月回单整理费时费力，实物档案异地管理、财务信息难整合、政策落地难等问题。合思档案的单套制管理方案包括安全合规存储，OCR识别附件和回单，自动提取发票/回单台账，存储发票/回单原文文件，保护电子凭证原生态；业务完整性检测，系统取代人工方式，灵活搭建检测方案，智能检测会计档案的完整性；单套制落地，混序归档 + 银行回单分类归档，以单套制推进档案无纸化。管理成效实现标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，积极响应政策，如整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年、释放1/3，纸张打印成本减少100万张纸/年。
在多系统数据互联的企业中，存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，如整理环节逐一打印、手工匹配等，档案数据未有效整理利用，日常检索依赖多端系统分散查询，纸质档案管理为主存在诸多问题，电子发票、电子银行回单存档不合规范。合思档案的数据集成方案广泛连接，标准统一，接口开放服务，自定义扩展，配置化的接口方案即开即用，应收尽收；业务检测方案精细化至元数据层级的关联规则引擎，站在财务视角配置符合“四流合一”的数据检测方案，能快速核查档案关系链条是否完整匹配，数据金额是否准确匹配；跨系统调阅方案通过业务系统与档案系统的调阅交互，使得业务系统所查询数据根据权限和自动查询条件，可直接跨系统调阅完整业务链条的档案数据。管理成效包括统一储存，打破数据孤岛，整合凭证等统一管理；业务证据链完整，实现业财一体双向穿透，还原业务全貌；数据共享，一站式查阅便捷高效；全生命周期管理，会计资料全生命周期可控，有效减低财务管控风险，预估节省总体成本30W +/年，合规性管理100%，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。
中国最大的K12民办教育集团之一存在低效的档案管理现状，如采集环节业务系统多、数据隔离，纸质票据结构化数据提取困难，电子发票处理耗时费力；存储环节实物存档占用空间且易损坏；整理环节财务账表归档装订复杂；利用环节实物凭证与业务分散，查阅繁琐，档案借还管理不善。合思档案的数据集成方案按照归档范围、归档标准梳理业务档案归档场景，实现应收尽收，统一数据标准，灵活运用动态API接口延展档案管理范围；智能化制档方案搭建全业务版式文件自动生成及归档，通过业务映射搭建业务证据链，实现智能化自动组装；电子原文件独立管理完成电子票据的合规存档。管理成效是以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。
选择合思档案：开启数字化转型之旅
无论是政策推动、合规要求，还是在当前经济环境下帮助企业降本增效的目标，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案能助力企业实现档案管理的数字化转型，为企业解决内外交困的档案管理问题。它能够70%节约纸张成本，75%节约整理成本，90%提升检索效率，确保100%管理合规性，应收尽收，“四性检测” + “业务检测”满足财务档案管理要求特殊性，双模检测实现归档即合规。
合思档案在多个城市设有服务点，包括北京、上海、杭州等。企业可以拨打400 – 105 – 6505咨询，也可以访问网站www.hosecloud.com了解更多信息，还能通过微信公众号二维码和微信小程序二维码获取相关服务。合思秉承以客户为中心的服务理念，已获得7000 +付费企业、300万 +未来财务人的选择，值得企业信赖。
如果您的企业正在为档案管理问题而烦恼，不妨立即免费试用合思档案，体验数字化档案管理带来的高效与便捷，让您的企业在财务合规的道路上稳步前行。
