在当今数字化浪潮席卷的时代，企业的财务数字化转型已成为提升竞争力的关键举措。北京动力源科技股份有限公司，作为我国电源行业的先驱者，在这场转型浪潮中也迈出了坚实的步伐。这家成立于1995年的企业，是我国第一家在上海证券交易所主板上市的电源行业企业，业务广泛聚焦于数据通信、智慧能源、新能源汽车三大业务板块，其产品更是广泛应用于国家重点建设项目。2022年3月，动力源更是入选北京市专精特新“小巨人”企业。
动力源拥有约2400名员工，旗下设有8家子公司，在全国拥有30多个办事处，甚至在印度、巴基斯坦等国家也设立了分支机构。公司组织架构复杂，涵盖24个1级部门、81个2级部门，分别归属5个业务线和2个营销中心。如此庞大的企业规模和复杂的业务体系，对财务数字化管理提出了极高的要求。动力源在财务数字化转型前，面临着诸多亟待解决的痛点。
旧局困境：传统财务模式痛点凸显
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自研系统整合难题
动力源为了满足自身的管理需求，先后自建了费控系统、采购管理系统等，并基于OA系统开发了报销系统。然而，这些自研系统之间存在着严重的整合难题，整体流程变得异常复杂，系统之间形成了高高的壁垒。各个系统各自为政，数据无法顺畅流通，导致企业在财务管理上陷入了困境。 -
多系统操作体验差与合规难题
在传统的报销模式下，员工的申请单需要在多个系统之间频繁切换提交，操作体验极差。而财务人员则需要手工将报销数据录入系统，发票的验真、查重也只能依靠手工进行。这就导致假票、错票、重票等情况难以避免，差标核对、贴票、制证等基础性工作占据了财务人员大量的时间和精力，合规管理变得异常困难。 -
系统割裂与数据滞后
同一个报销信息，审批、预算、差标等功能分散在多个系统中管理，无法及时联动。这使得财务制度难以落地，数据报表也只能依赖手工统计，不仅耗时费力，而且管理者无法实时掌握数据信息，难以对业务运营进行及时的调整和决策。 -
业务复杂与报销难题
动力源主营通讯基站建设，业务人员需要高频深入全国各乡镇开展项目。这就导致报销涉及的事项和发票类型繁多，稽核工作变得异常繁琐。同时，不同类型费用的支付方式也各不相同，如机票、酒店由员工订购企业支付，火车票、打车由员工垫资，进一步增加了报销的复杂性。
面对这些痛点，动力源迫切需要一套高效的财务数字化解决方案，以实现实时预算监控，提升财务管理效率和水平。而合思的出现，为动力源带来了新的希望。
合思良方：定制化解决方案破局
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系统集成：打破数据孤岛
合思在系统集成方面下足了功夫。将动力源HR系统的人员基础信息、部门负责人、组织架构与合思费控进行同步，同时将动力源BPM系统中的订单数据与合思费控同步。这样一来，实现了订单支出成本的实时归集和统计，打破了数据孤岛，让企业告别了多系统繁复操作的困扰。通过实时预算监控，企业能够及时掌握各项费用的支出情况，为财务管理提供了有力的支持。 -
产品应用：无需报销重塑流程
合思的无需报销功能，颠覆性地重塑了商旅出行流程。业务人员因公消费无需垫资、无需开票，大大提升了员工的幸福感。消费过程受到申请单和差标的管控，确保了消费即合规。财务人员可以进行统一对账，系统自动拆分子对账单并发起审批，自动创建结算单。发票明细自动绑定，凭证自动生成，一键归档。这一系列的自动化操作，不仅提高了财务工作效率，还实现了实时预算监控，让企业的财务管理更加精准和高效。 -
系统连接：打通数据流转壁垒
合思的系统连接能力非常强大。通过Open API（开放接口）与自定义流程引擎技术，支持以标准化方式对接第三方系统，从而打破了数据流转壁垒。在实际应用中，待审批信息能够自动同步到各部门负责人，业务数据可以跨系统同步应用，大大加快了业务处理和数据统计效率。实时预算监控功能贯穿其中，让企业管理者能够及时了解预算执行情况，做出合理的决策。
实施之路：稳步推进方案落地
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系统集成先行
在解决方案的实施过程中，合思首先进行了系统集成工作。将动力源的HR系统、BPM系统等与合思费控进行数据同步，确保基础数据和业务数据能够在合思费控平台中有效使用。这为后续的产品应用和实时预算监控奠定了坚实的基础。 -
产品应用引导
在产品应用方面，合思引导业务人员使用合思费控的无需报销功能。业务人员按照流程进行因公消费，财务人员按照系统流程进行对账、结算等操作。通过逐步引导和培训，让企业员工逐渐适应新的财务数字化管理模式，实现了实时预算监控的有效实施。
成果绽放：转型带来显著效益
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操作体验革新
通过多系统集成和数据互通，动力源的操作体验得到了全面革新。员工报销周期从原来的较长时间缩短了3周，效率提升了300%。实时预算监控让员工在消费过程中能够清晰了解预算使用情况，避免了超支现象的发生。 -
成本节约与效率提升
会计工作量大幅缩减，人员成本节约了50%。员工申请单信息自动赋值，聚合消费，同屏比价，极大地缩短了员工填报时间，简化了报销流程，提升了使用体验。员工因公消费多渠道同屏比对，全场景无需垫资，实时预算监控确保了每一笔费用都在预算范围内。 -
费控合规与结算统一
财务审批有了明确的依据，费控更加合规，结算更加统一。财务人员无需再将大量时间花费在发票校验真伪、认证、审计等流程上，降低了基础工作压力。从手动制作单据到智能制单，财务人员能够节省更多精力去做更有价值的工作，实时预算监控为费控合规提供了有力保障。 -
全程管控与决策优化
管理实现了事前预算 – 事中控制 – 事后分析的全程管控，管理者能够实时了解企业经营数据。通过实时预算监控，管理者可以随时随地查看财务数据，动态掌握企业信息。通过综合分析报表，能够及时发现问题，对业务运行做出高效、及时、准确的决策，彻底摆脱了企业传统费控先发生后退责的“盲盒”模式。
动力源通信、海外业务财务总监陈华林表示：“企业数字化转型初期，往往过度关注系统的流程性与功能性，却忽视了根本问题。因此，将管理方案嵌入财务信息系统，强调处理时效，实现精细化管理降本增效，其实更有意义。面对复杂的需求，合思总能第一时间解决，合作只是服务的开始，未来还要继续结合动力源的业态和组织变化，用敏捷、丰富的无需报销应用场景配合企业全球化业务。”
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