在当今数字化浪潮席卷的时代，我国电子凭证改革正以前所未有的速度驶入快车道。2024年11月1日，铁路旅客运输领域全面推广使用数字化电子发票；仅仅一个月后，12月1日民航旅客运输服务领域也紧跟步伐，航空运输电子客票行程单实现数字化开具。这一系列举措如同璀璨的灯塔，照亮了电子凭证全流程无纸化时代的前行道路。电子凭证开具端已基本完成数字化适配，曾经横亘在接收、报销、入账、归档环节的“最后一公里”难题即将全面攻克，电子凭证数字化转型的步伐愈发急促而坚定。
在这场波澜壮阔的数字化变革中，合思作为我国财务数智化服务与电子会计档案解决方案的领军供应商，犹如一位睿智的领航者，推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案。基于在行业内的深厚积累与丰富实践，合思精心筛选各行各业优质“无纸化”实践企业案例，编制了《电子会计档案实践案例集》，为企业的数字化转型提供了极具价值的参考与借鉴。今天，就让我们一同走进金牌橱柜家居科技股份有限公司的数字化文档存储变革之旅，探寻合思档案的独特魅力。
金牌橱柜：传统档案管理痛点凸显
金牌橱柜家居科技股份有限公司自1999年成立以来，犹如一颗璀璨的明珠，在国内高端整体厨柜及定制家居领域闪耀着独特的光芒。它拥有国家认定厨房工业设计中心，荣膺国家认定“智能制造示范企业”的殊荣，以卓越的品质和创新的设计赢得了市场的广泛认可。然而，在企业蓬勃发展的背后，传统档案管理模式却如同沉重的枷锁，制约着企业的进一步发展。
在档案整理环节，会计档案如同散落的珍珠，分散在各个系统之中，数据难以有效整合和利用。工作人员不得不逐一打印、手工匹配、组装、装订、上架，繁琐的操作流程不仅耗费了大量的时间和精力，还容易出现错误和遗漏。这种低效率的工作方式严重影响了企业的运营效率，使得员工在重复性劳动中疲惫不堪。
在档案保管环节，财务部门需要临时保管档案1年，1年后再移交至综合档案管理部门。这一过程不仅增加了档案管理的复杂性，还容易导致档案的丢失和损坏。同时，由于缺乏统一的标准和规范，不同部门之间的档案管理方式存在差异，给档案的共享和利用带来了极大的困难。
在档案存储环节，企业设立了独立的档案室来存放纸质档案。然而，随着企业业务的不断拓展和数据量的急剧增长，纸质档案的存储空间变得日益紧张。同时，纸质档案的存储成本也在不断攀升，包括场地租赁、设备购置、人员管理等方面的费用，给企业带来了沉重的经济负担。此外，纸质档案的安全性也存在隐患，容易受到火灾、水灾、虫害等自然灾害的影响，以及人为的破坏和篡改。
合思档案：量身定制数字化解决方案
面对金牌橱柜在档案管理方面的诸多痛点，合思凭借其专业的技术团队和丰富的行业经验，为其量身定制了一套数字化文档存储解决方案——合思档案。该方案犹如一把精准的钥匙，巧妙地解决了金牌橱柜在档案管理中的难题，为企业的数字化转型注入了强大的动力。
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统一存储：打破数据孤岛
合思档案打破了传统档案管理中数据分散的局面，将凭证、单据、合同、回单等四证进行整合，实现了统一储存、统一标准、统一管理。通过建立一个集中的数据存储平台，所有的档案数据都可以在这个平台上进行集中管理和维护，避免了数据的重复存储和不一致性。同时，该平台还支持多维度的数据查询和检索功能，用户可以根据自己的需求快速找到所需的档案信息，大大提高了工作效率。 -
业务证据链完整：实现业财一体双向穿透
合思档案通过搭建会计资料之间的关系，实现了以业务为核心的证据链条，业财一体双向穿透。在这个证据链条中，每一笔业务都有相应的凭证、单据、合同等作为支撑，形成了一个完整的业务闭环。通过这种方式，企业可以更加清晰地了解业务的来龙去脉，及时发现和解决业务中存在的问题。同时，业财一体双向穿透还可以为企业的财务管理提供更加准确、及时的信息支持，帮助企业做出更加科学、合理的决策。 -
数据共享，一站式查阅
合思档案以聚合化、结构化、业务化的档案数据呈现会计资料的结构树，实现了数据的共享和一站式查阅。用户可以通过一个统一的界面，快速访问和查阅所有的档案信息，无需在多个系统之间切换和查找。同时，该平台还支持数据的导出和打印功能，方便用户进行数据的分析和处理。这种便捷高效的查阅方式大大提高了用户的工作效率，减少了用户的工作负担。 -
银行回单无纸化：助力降本增效
合思档案实现了海量银行回单的自动采集、切割、组装，全面实现了银行回单的无纸化管理。通过与银行系统的对接，合思档案可以自动获取银行回单信息，并将其进行分类、整理和存储。用户可以通过系统直接查看和下载银行回单，无需再到银行柜台领取纸质回单。这种无纸化管理方式不仅节省了大量的时间和精力，还降低了企业的运营成本。同时，无纸化管理还可以提高银行回单的安全性和准确性，避免了纸质回单的丢失和损坏。
显著成效：金牌橱柜实现华丽转身
在引入合思档案数字化文档存储解决方案后，金牌橱柜在档案管理方面取得了显著的成效。这些成效不仅体现在工作效率的提升和成本的降低上，更体现在企业管理水平的提高和竞争力的增强上。
在档案匹配方面，合思档案的智能匹配功能大大减少了人工匹配的时间和工作量。通过系统自动匹配，档案匹配耗时减少了84%，工作人员可以将更多的时间和精力投入到更有价值的工作中。
在档案查询方面，合思档案的一站式查阅功能使得档案查询变得更加便捷高效。用户可以通过关键词搜索、条件筛选等方式快速找到所需的档案信息，档案查询耗时减少了80%，大大提高了工作效率。
在成本节省方面，合思档案的无纸化管理和数字化存储方式大大降低了企业的运营成本。通过减少纸质档案的打印、存储和管理费用，预估节省总体成本30万+/年，为企业带来了实实在在的经济效益。
在档案合规性方面，合思档案严格遵循国家相关法律法规和标准要求，确保了档案的安全性和合规性。通过建立完善的档案管理制度和审批流程，档案合规性达到了100%，为企业的稳定发展提供了有力保障。
合思档案：助力企业数字化转型新征程
合思档案的成功应用，不仅为金牌橱柜带来了显著的成效，也为其他企业的数字化转型提供了宝贵的经验和借鉴。合思档案实现了自动化归档，告别了繁琐的重复性工作，让档案利用变得更加便捷高效。同时，档案数据同源，透明流转，便于企业进行监控和分析，为企业的决策提供了更加准确、及时的信息支持。
展望未来，合思将继续秉承以客户为中心的服务理念，不断优化产品和服务，助力更多企业实现财务数智化转型。在数字化浪潮的推动下，合思将以更加专业的技术和更加优质的服务，为企业提供更加完善的数字化文档存储解决方案，让企业在数字化转型的道路上走得更加稳健、更加高效。
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